Departamento de Sistemas de Información del Grupo Hotelero Sol Meliá

Gestionar más de 180 hoteles repartidos por unos 22 países, controlar más de 40.000 camas y todo ello con una facturación anual que supera los 140.000 millones de pesetas, no es tarea fácil. El Grupo hotelero Sol Meliá cuenta para ello con un departamento de sistemas de información que incorpora las últimas tecnologías y que les ha llevado a crear su propio servidor en Internet para ofrecer a sus clientes la posibilidad de elegir el hotel que se ajuste plenamente a sus deseos.

Con una clara vocación de empresa gestora, el Grupo Hotelero Sol Meliá gestiona en la actualidad unos 180 establecimientos hoteleros, de los cuales, unos 75 son de su propiedad, mientras que del resto se ocupan tan sólo de su administración.

"Desde marzo de 1994" señala Antonio Dols, Director de Sistemas de Información de Sol Meliá, "hemos cambiado nuestra filosofía, hemos pasado de ser una compañía eminentemente propietaria a una empresa eminentemente gestora. Esto afecta de forma profunda a las necesidades desde el punto de vista de los sistemas de información, pues nos obliga a ofrecer una mayor posibilidad de acceso a toda nuestra información a los usuarios, y que este acceso sea, a la vez, lo más dinámico posible".

La forma de enfrentarse a estas necesidades ha sido la de ofrecer servicios online, corporativos y de análisis.

Con este planteamiento, dos eran, fundamentalmente, las necesidades que los responsables de la compañía detectaron en el campo informático. "En primer lugar" señala Antonio Dols, "aquellas imprescindibles para que un hotel funcione, es decir, la parte que se denomina back-office, la parte de atrás de un hotel, y en la que se incluye todo el trabajo administrativo, y en segundo lugar, todo lo que se refiere al campo comercial y de promoción".

Departamento corporativo

Desde el punto de vista corporativo y para poder atender a todas estas necesidades, el Grupo Sol Meliá se decidió por la implantación de un sistema IBM, en concreto un 3090 funcionando bajo MVS con 35 Gb de menoria y unos 150 terminales 3270, 60 impresoras y un parque de unos 160 PCs.

Los motivos para la elección de este equipo concreto hay que buscarlos, en palabras de Dols, "en el año 1987, momento en el que andábamos buscando algo que nos ayudara a poner en marcha la idea que tenía nuestro Presidente, y se materializó en una oferta de Siemens. Empezamos a trabajar con máquinas de esta compañía, con la serie H y bajo un sistema operativo BS2000, totalmente propietario. Sin embargo, comenzamos a desarrollar nuestras aplicaciones con herramientas que no eran propietarias. Como base de datos escogimos ADABAS que nos garantizaba la migración desde el sistema propietario que teníamos a entornos Unix".

El crecimiento de la propia empresa hace que, como cuenta Antonio Dols, "en el año 1990 todo el sistema se nos hubiera quedado muy pequeño, necesitábamos más potencia y en enero de 1991 vimos que no había otra alternativa que cambiar. Estudiamos lo que estaba disponible en el mercado y nos decidimos por el 3090, que también era un sistema propietario".

"Si ahora tuviéramos que elegir un sistema para nuestras empresa", continúa Dols, "lo que está claro es que no apostaríamos por un equipo propietario, sino que iríamos hacia Unix, no porque no nos sintamos cómodos con los equipos que ahora tenemos, sino porque pensamos que para el año 2000 va a ser necesario que el usuario pueda acceder a la informática con todas las posibilidades que los sistemas propietarios no ofrecen. Entonces, ¿qué estamos haciendo ahora?, buscando serias alternativas a la máquina que tenemos, en el campo Unix, pero todavía no nos hemos decidido. Lo que sí tenemos claro es que cuando lo hagamos no vamos a alternar los dos sistemas, sino sustituiremos la máquina que ahora tenemos, porque pensamos que el mercado hoy nos ofrece mejores alternativas y éstas están en el entorno Unix".

Reservas, aplicación estratégica

En el campo del software, Sol Meliá ha llevado a cabo el desarrollo de muchas de sus aplicaciones específicas, pues como afirma Antonio Dols, "en el año 1991 no existían en el mercado muchas aplicaciones para nuestro entorno de trabajo, por lo que tuvimos que trabajar en ese campo".

No desarrollaron programas de contabilidad o nómina, "porque una nómina es igual para un hotel que para otro tipo de empresa, y en el mercado hay gente muy especializada en desarrollar estos programas, y además esos aspectos no los consideramos puramente estratégicos".

Uno de los aspectos que sí es estratégico para Sol Meliá es el de las reservas y para ello la compañía ha decidido el desarrollo de una aplicación denominada Solres y que se ocupa de toda la gestión del sistema de reservas, que superan las 350.000 al año.

"En estos momentos existe una central en Madrid que cuenta con 32 personas que trabajan las 24 horas al día y que controlan continuamente todas las reservas que se realizan en cualquier parte del mundo".

Por lo que se refiere a la composición actual del departamento de sistemas de información, depende de un primer nivel de dirección. Existe un Director de consultoría y sistemas que controla los departamentos de sistemas de información y consultoría interna, así como un departamento de tecnología puramente hotelera.

Por lo que se refiere al departamento de sistemas está compuesto por un adjunto al Director de Sistemas de Información, un Jefe de estrategia que es el encargado de buscar y encontrar en el mercado las mejores soluciones para cada momento. A partir de ahí cuentan con cuatro secciones, la primera de técnica de sistemas compuesta por dos ingenieros de telecomunicaciones y una persona especializada en arquitectura de computación, un administrador de bases de datos y otro de redes Novell. En segundo lugar, existe una sección de desarrollo de proyectos y aquí Sol Meliá cuenta con un jefe de proyectos y una serie de analistas y programadores. En tercer lugar, una sección de soporte al usuario que es la encargada de la instalación de los productos en todos los hoteles, da soporte al usuario final y atienden la hot-line. En total suman 37 personas.

El presupuesto con el que este departamento cuenta actualmente es aproximadamente de unos 1.000 millones de pesetas, en el que se incluye desde la formación hasta el personal, pasando por la compra de hardware o desarrollos.

Desembarco en el hotel

Una de las acciones más importantes que lleva a cabo el departamento de sistemas de información del Grupo hotelero Sol Meliá, con Antonio Dols a la cabeza, es el "desembarco" en un nuevo hotel que se adhiere a la cadena.

"Cuando un nuevo hotel pasa a formar parte de nuestra organización, todo lo que se va a hacer a partir de ese momento está manualizado, no sólo en el campo de los sistemas de información", asegura Antonio Dols, "sino en todos los aspectos. El director de expansión es el que le dice al propietario lo que debe hacer si quiere trabajar con nosotros. En el campo de los sistemas informáticos, lo primero que necesitamos es que los equipos estén trabajando en un entorno Unix, nos da igual en cual: Unix, AIX, Sinix, o SCO, con una red Novell, y terminales o PC´s. La cantidad de puestos de trabajo que necesitan depende directamente del tipo y el tamaño del hotel, y pueden ir desde los ocho o diez de un hotel pequeño y medio, hasta los 60 que posee ahora mismo el Meliá Castilla".

En cuanto a la capacidad y la potencia de los equipos rondan el Gb, y como afirma Dols, "hacemos un especial énfasis en el tema de las comunicaciones. El equipo que se instala en el hotel debe estar dotado de placas que nos permitan comunicarnos con él a través de X.25, que es el sistema que hemos elegido para todas nuestras comunicaciones corporativas".

Una idea de la actual potencia que ha conseguido en nuestro país el Grupo Sol Mel