DHL desarrolla un sistema de soporte magnético para almacenamiento de imágenes
El proyecto fue encargado a Hewlett-Packard, suministrador informático de la compañía
La compañía DHL Worldwide Express, una de las principales empresas destinadas al transporte urgente de paquetes, ha puesto en marcha un sistema de gestión de documentos (DMS) con soporte magnético para almacenamiento de imágenes para el archivo y manejo de sus albaranes.
El desarrollo del sistema se ha llevado a cabo en las oficinas centrales de DHL en Bruselas, y de momento su implantación solo se ha producido en España y Alemania, aunque la idea de sus responsables es su instalación en todas las oficinas que la compañía tiene repartidas por todo el mundo.
El desarrollo se encargo a Hewlett-Packard, señala Carlos Merino, jefe del proyecto en nuestro país, pues está empresa es actualmente nuestro suministrador informático, y después ha sido ella la que ha llegado a acuerdo con diferentes empresas, y en concreto con Document Access para el diseño y dessarrollo de la aplicación.
El proyecto que ha tenido tres fases, está destinado a conseguir un acceso rápido y seguro a todo el papeleo que general los más de 80.000 envíos mensuales que DHL realiza en nuestro país, lo que genera, en palabras de Carlos Merino, una gran cantidad de papel, y a esto hay que añadir las reclamaciones o peticiones de información sobre sus envios por parte de los clientes.
El proyecto que ha sido diseñado de forma modular ha tenido tres fases, en la primera que tuvo lugar en noviembre de 1993 se llevó a cabo la instalación de un sistema de almcanamiento de documentación en discos ópticos que permitía la visualización de ésta en pantallas y la impresión de las imágenes.
En marzo de 1994 se añadio a esta red un software que permitóia el acceso a los documentos a través del fax con lo cual es posible enviarlo a los clientes , con lo que en palabras de Carlos merino, al poeder atender las reclamaciones más rapidamente y por un sistema como es el fax que poseen la gran mayoría de las empresas, mejoro nuestra calidad de servicio.
La tercera y última fase utiliza el sistema de imágenes para carga el fichero de envios y poder calidad la información contenida en los albaranes en el momento en que se precise.
La base de datos de DHL se encuentra ubicada en Bruselas, donde se envía diariamente toda la información referida tanto a la facturación como al resto de los datos de los envios,
El sistema está basado en un proceso electronico de informacion. El docmento contiene informacion relativa al envio, como por ejemplo, el dia de salida, su origen y el destino, así como el número de envio . Utilizando el nuevo sistema implantado, DHL puede almacenar la imagen y obtener una copia electrónica del numero de envio. Los usuarios pueden encontrar informacion de forma facil y rápida lo que les capacita para responder preguntas y ofrecer un mejor sericio a sus clientes.
El sistema asimismo reduce el riesgo de perder inforamcion y garantiza una alta precisión.
