En las trincheras de la gestión de proyectos
En la gestión de proyectos, es mejor la experiencia que los certificados de aptitud, afirman los expertos.
Durante su carrera profesional como desarrollador de software, director de proyectos y ahora director en ejercicio, un veterano tecnólogo ha visto como todas las empresas en las que ha trabajado han cometido el mismo error de elegir a un experto técnico estrella o a un director funcional poco relevante aunque respetable para asumir el nuevo reto de la gestión de proyectos.
En muchas empresas la gestión de proyectos tiende a ser considerada como un premio o compensación, en lugar de elegir a la mejor persona para el cargo. Un error, y es que, incluso una persona con grandes capacidades y aptitudes técnicas no tendrá éxito como director de proyecto si no posee conocimientos de negocios y capacidades de comunicación.
Pueden tener puntos fuertes en un área específica, pero no pueden tener puntos débiles significativos. Una variante de este error es utilizar a directores de proyecto que parecen buenos para el cargo sobre el papel, con docenas de cursos de formación e incluso certificaciones de aptitud a su nombre, pero sin historias de situaciones terroríficas y lecciones aprendidas que puedan aplicar al proyecto en curso.
“He sufrido algunas experiencias realmente negativas con personas que poseían certificaciones importantes. Aunque actúen de acuerdo con lo que dicen los libros, no significa gran cosa para mí,” relata un director de proyectos. “Si se presta atención especial a las certificaciones de aptitud, y se elige y se forma a las personas inadecuadas, les estaremos enviando al fracaso,” puntualiza.
En contraste, la verdadera excelencia en la gestión de proyectos se adquiere y se aprende, y después se aplica repetidamente, en el trabajo y no en un aula de clases, afirman directores de proyectos TI veteranos y con historiales de éxito. El siguiente es un resumen de algunas de las lecciones más importantes que han aprendido.
LECCION 1: COLECCIONAR HISTORIAS
En sus más de dos décadas dirigiendo proyectos sobre sistemas de software, hardware, investigación y aplicaciones, un profesional de este ramo ha llegado a la conclusión de que una gestión de proyecto con éxito es tanto un proceso de resolver problemas predecibles como de sobrevivir a escenarios de peor imposible aplicando una o más estrategias que habían dado resultado en proyectos anteriores. Esto significa necesariamente aprender haciendo, asegura este profesional, que no ha recibido nunca educación formal en gestión de proyectos pero que ha dirigido proyectos TI por valor de grandes sumas de dinero para importantes compañías.
“Una parte central del trabajo del director de proyecto es encontrar formas eficientes e innovadoras de salir de situaciones increiblemente difíciles por una ruta de escape que ya ha dado resultado antes”, sostiene este profesional. En un proyecto que dirigió, su equipo tenía que entregar nuevo software cada tres meses. El problema estaba en que se requería más de la mitad de ese tiempo para recoger y especificar los requerimientos exactos planteados por los usuarios.
La solución, a la que llama la estrategia de “la búsqueda del oro”, era que los programadores comenzaran a escribir la codificación del software tan pronto como recibían aunque sólo fueran descripciones verbales parciales sobre lo que deseaban los usuarios. De esa forma, el proyecto continuaba avanzando, a pesar de que se realizaban continuamente cambios y optimizaciones. El gestor de proyectos utilizó esa misma estrategia en otros proyectos en una época en la que el desarrollo gradual o incremental del software no era ni de lejos tan corriente como lo es hoy.
En otra ocasión, este profesional se enfrentaba a una fecha límite muy estricta y tenía dificultades para encontrar personas con la combinación adecuada de capacidades y conocimientos necesarios para entregar el proyecto a tiempo. Su solución fue desarrollar una cuadrícula en la que aparecían representados los conocimientos y capacidades disponibles, y después dividir el proyecto en varias fases que coincidían con la disponibilidad de los expertos técnicos.
“Una gran parte de la gestión de proyectos consiste en recoger o recopilar muchas de estas pequeñas estrategias”, asegura. “Se trata de comprender las situaciones y cómo conseguir salir de ellas”. La mejor forma de obtener este conocimiento es buscar otros directores de proyecto y escuchar con atención sus historias. “Puede ponerse en marcha un club de directores de proyecto y reunir una vez al mes un grupo de discusión informal en el que sea posible recoger historias”, aconseja.
Naturalmente, saber cómo salir de una situación difícil requiere experiencia anterior en hacerlo. De ahí que el camino ideal para una gestión de proyectos de Tecnologías de la Información es tener la oportunidad de trabajar en varios cargos TI diferentes. Puede comenzarse por la codificación y tests de software, para después pasar a la gestión y a un cargo de supervisión. También es relevante la responsabilidad que se tenga, en cosas como la confección y cumplimiento de presupuestos. Además, es de importancia crítica poseer un conocimiento suficiente sobre la organización TI y cómo esta última encaja en la organización global para que tenga éxito.
LECCION 2: SEGUIR LOS PROPIOS INSTINTOS
Antes de prepararse para cualquier viaje o estancia al margen de su puesto de trabajo, una persona organizada debería hacerse una lista de los días que estará fuera, lo que hará en esos días, y lo que deberá hacer en cada situación. En definitiva, actúar como si estuviera resolviendo puzzles desde fuera hacia dentro. Ese es el tipo de pensamiento sistemático que se debería aplicar en la gestión de proyectos TI.
Para muchos responsables de TI, la gestión de proyectos está en la forma de pensar. Además de la actitud mental, también destacan otra serie de capacidades y conocimientos necesarios, como tratar con usuarios descontentos y encontrar soluciones diplomáticas a problemas difíciles antes de que se conviertan en crisis totales. Algunos incluso escuchan los rumores sobre quejas como una forma de prepararse para cuando aparezcan los problemas. Según la experiencia de un gestor de proyectos, una de las tácticas más efectivas es resolver las dudas de un usuario sobre un proyecto específico o su resistencia a utilizar nuevo software antes de que él lo dé a conocer públicamente. “Les abordo directamente -afirma-, y les digo que he oido que tienen dudas sobre el proyecto. Les prometo resolver sus cuestiones y les ofrezco presentarles una demostración”. “He aprendido por experiencia que, por lo general, si los usuarios finales no desean adoptar un sistema es porque temen parecer poco inteligentes, no porque no les guste ese sistema.”
Realizar bien la gestión de un proyecto requiere cierta habilidad para la venta y mucha psicología. Al fin y al cabo se está vendiendo el cambio a los usuarios finales y a los jefes.
Un director de proyecto tiene que hacer todo esto y, al mismo tiempo, no involucrarse demasiado en ninguna de las fases del proceso global. Lo más importante es poder detenerse a comprender todo el proyecto en su totalidad. El director de proyecto debe mantener una imagen global del mismo.
LECCION 3: SEGUIR EL
Durante su carrera profesional como desarrollador de software, director de proyectos y ahora director en ejercicio, un veterano tecnólogo ha visto como todas las empresas en las que ha trabajado han cometido el mismo error de elegir a un experto técnico estrella o a un director funcional poco relevante aunque respetable para asumir el nuevo reto de la gestión de proyectos.
En muchas empresas la gestión de proyectos tiende a ser considerada como un premio o compensación, en lugar de elegir a la mejor persona para el cargo. Un error, y es que, incluso una persona con grandes capacidades y aptitudes técnicas no tendrá éxito como director de proyecto si no posee conocimientos de negocios y capacidades de comunicación.
Pueden tener puntos fuertes en un área específica, pero no pueden tener puntos débiles significativos. Una variante de este error es utilizar a directores de proyecto que parecen buenos para el cargo sobre el papel, con docenas de cursos de formación e incluso certificaciones de aptitud a su nombre, pero sin historias de situaciones terroríficas y lecciones aprendidas que puedan aplicar al proyecto en curso.
“He sufrido algunas experiencias realmente negativas con personas que poseían certificaciones importantes. Aunque actúen de acuerdo con lo que dicen los libros, no significa gran cosa para mí,” relata un director de proyectos. “Si se presta atención especial a las certificaciones de aptitud, y se elige y se forma a las personas inadecuadas, les estaremos enviando al fracaso,” puntualiza.
En contraste, la verdadera excelencia en la gestión de proyectos se adquiere y se aprende, y después se aplica repetidamente, en el trabajo y no en un aula de clases, afirman directores de proyectos TI veteranos y con historiales de éxito. El siguiente es un resumen de algunas de las lecciones más importantes que han aprendido.
LECCION 1: COLECCIONAR HISTORIAS
En sus más de dos décadas dirigiendo proyectos sobre sistemas de software, hardware, investigación y aplicaciones, un profesional de este ramo ha llegado a la conclusión de que una gestión de proyecto con éxito es tanto un proceso de resolver problemas predecibles como de sobrevivir a escenarios de peor imposible aplicando una o más estrategias que habían dado resultado en proyectos anteriores. Esto significa necesariamente aprender haciendo, asegura este profesional, que no ha recibido nunca educación formal en gestión de proyectos pero que ha dirigido proyectos TI por valor de grandes sumas de dinero para importantes compañías.
“Una parte central del trabajo del director de proyecto es encontrar formas eficientes e innovadoras de salir de situaciones increiblemente difíciles por una ruta de escape que ya ha dado resultado antes”, sostiene este profesional. En un proyecto que dirigió, su equipo tenía que entregar nuevo software cada tres meses. El problema estaba en que se requería más de la mitad de ese tiempo para recoger y especificar los requerimientos exactos planteados por los usuarios.
La solución, a la que llama la estrategia de “la búsqueda del oro”, era que los programadores comenzaran a escribir la codificación del software tan pronto como recibían aunque sólo fueran descripciones verbales parciales sobre lo que deseaban los usuarios. De esa forma, el proyecto continuaba avanzando, a pesar de que se realizaban continuamente cambios y optimizaciones. El gestor de proyectos utilizó esa misma estrategia en otros proyectos en una época en la que el desarrollo gradual o incremental del software no era ni de lejos tan corriente como lo es hoy.
En otra ocasión, este profesional se enfrentaba a una fecha límite muy estricta y tenía dificultades para encontrar personas con la combinación adecuada de capacidades y conocimientos necesarios para entregar el proyecto a tiempo. Su solución fue desarrollar una cuadrícula en la que aparecían representados los conocimientos y capacidades disponibles, y después dividir el proyecto en varias fases que coincidían con la disponibilidad de los expertos técnicos.
“Una gran parte de la gestión de proyectos consiste en recoger o recopilar muchas de estas pequeñas estrategias”, asegura. “Se trata de comprender las situaciones y cómo conseguir salir de ellas”. La mejor forma de obtener este conocimiento es buscar otros directores de proyecto y escuchar con atención sus historias. “Puede ponerse en marcha un club de directores de proyecto y reunir una vez al mes un grupo de discusión informal en el que sea posible recoger historias”, aconseja.
Naturalmente, saber cómo salir de una situación difícil requiere experiencia anterior en hacerlo. De ahí que el camino ideal para una gestión de proyectos de Tecnologías de la Información es tener la oportunidad de trabajar en varios cargos TI diferentes. Puede comenzarse por la codificación y tests de software, para después pasar a la gestión y a un cargo de supervisión. También es relevante la responsabilidad que se tenga, en cosas como la confección y cumplimiento de presupuestos. Además, es de importancia crítica poseer un conocimiento suficiente sobre la organización TI y cómo esta última encaja en la organización global para que tenga éxito.
LECCION 2: SEGUIR LOS PROPIOS INSTINTOS
Antes de prepararse para cualquier viaje o estancia al margen de su puesto de trabajo, una persona organizada debería hacerse una lista de los días que estará fuera, lo que hará en esos días, y lo que deberá hacer en cada situación. En definitiva, actúar como si estuviera resolviendo puzzles desde fuera hacia dentro. Ese es el tipo de pensamiento sistemático que se debería aplicar en la gestión de proyectos TI.
Para muchos responsables de TI, la gestión de proyectos está en la forma de pensar. Además de la actitud mental, también destacan otra serie de capacidades y conocimientos necesarios, como tratar con usuarios descontentos y encontrar soluciones diplomáticas a problemas difíciles antes de que se conviertan en crisis totales. Algunos incluso escuchan los rumores sobre quejas como una forma de prepararse para cuando aparezcan los problemas. Según la experiencia de un gestor de proyectos, una de las tácticas más efectivas es resolver las dudas de un usuario sobre un proyecto específico o su resistencia a utilizar nuevo software antes de que él lo dé a conocer públicamente. “Les abordo directamente -afirma-, y les digo que he oido que tienen dudas sobre el proyecto. Les prometo resolver sus cuestiones y les ofrezco presentarles una demostración”. “He aprendido por experiencia que, por lo general, si los usuarios finales no desean adoptar un sistema es porque temen parecer poco inteligentes, no porque no les guste ese sistema.”
Realizar bien la gestión de un proyecto requiere cierta habilidad para la venta y mucha psicología. Al fin y al cabo se está vendiendo el cambio a los usuarios finales y a los jefes.
Un director de proyecto tiene que hacer todo esto y, al mismo tiempo, no involucrarse demasiado en ninguna de las fases del proceso global. Lo más importante es poder detenerse a comprender todo el proyecto en su totalidad. El director de proyecto debe mantener una imagen global del mismo.
LECCION 3: SEGUIR EL
