Ergonomía del software. Más allá del interfaz gráfico.

El propósito de aplicar los conceptos ergonómicos al software es el de diseñar aplicaciones que se adapten a las diferentes tareas y aptitudes del ser humano ante un ordenador. Los conceptos ergonómicos referidos al software, focalizan sus estudios en los aspectos físico y mental de los interfaces entre el usuario y los programas. Intentan diseñar procedimientos de diálogo y formatos de presentación que sean efectivos y fáciles de usar. También buscan que las aplicaciones sean fáciles de entender y aprender, y que potencien los conocimientos de quienes los usan.

Las primeras investigaciones acerca del software ergonómico comenzaron en 1975. Actualmente es una ciencia establecida y creciente que se va desarrollando en el ámbito de las Universidades, prensa especializada y comités internacionales.

Gobiernos y empresas dedican ingentes recursos a estos desarrollos.

Todos somos conscientes de que el software nuevo que va apareciendo cada día, ha sido cada vez más cuidadosamente creado teniendo en cuenta los factores ergonómicos. Las casas de software cuentan con equipos completos de personas y presupuestos importantes involucrados en ello. Dedican mucho tiempo al tema y tienen cuatro razones fundamentales para hacerlo:

1) los usuarios y clientes saben positivamente que es posible desarrollar software fácil de usar, fácil de aprender y entretenido en su manejo; cada aplicación amigable que se lanza al mercado, incrementa con respecto a la versión anterior sus prestaciones ergonómicas buscando claramente una mayor satisfacción del comprador. Tanto estos últimos como los vendedores de software saben que las características ergonómicas del software son, por lo menos, tan importantes como las cualidades técnicas del mismo.

Reducen los costes de formación y el tiempo de aprendizaje a la vez que incrementan la productividad, el uso de los ordenadores y la motivación para trabajar confortablemente en el puesto de trabajo.

2) Los aspectos ergonómicos son hoy en día uno de los principales argumentos de venta. La principal diferencia entre distintos productos o casas de software conciernen a los aspectos ergonómicos. Muchas de las aplicaciones más comunes (procesadores de textos, generadores de gráficos, hojas de cálculo, bases de datos) son realmente similares desde puntos de vista puramente técnicos, pero difieren sensiblemente en los aspectos ergonómicos y, quizás, en los costes derivados de su implantación.

3) Adicionalmente a estos argumentos generales, la Directiva de la CEE de 12 de junio de 1989 (Seguridad y salud de los trabajadores en el trabajo), define ciertas obligaciones de los empresarios y ciertos derechos de los empleados, relativos a los productos software. Esta Directiva está teniendo gran influencia en el desarrollo y venta de los productos software dentro de la CEE.

4) Dentro de ISO, la norma 9241, partes 8 a 17, cubre también aspectos relacionados con el software y obliga a los desarrolladores a tener en cuenta sus indicaciones. Muchos países usarán las normas ISO para crear su propia legislación local acerca de los programas y aplicaciones software.

Requerimientos de los usuarios

Cuando alguien está trabajando con un producto software, persiguiendo la realización de sus diversas tareas, espera que la interacción o diálogo con el ordenador sea fácil y eficiente. Las técnicas de diálogo incluyen menús, comandos, manipulaciones directas y formatos de entrada de datos.

Un producto software que quiera ser catalogado como ergonómico, deberá seguir los siguientes siete principios que rigen el diseño de los diálogos ergonómicos:

1) Adecuado para el trabajo al que se destina.

2) Autodescriptivo.

3) Controlable.

4) Conforme a las expectaciones que genera.

5) Tolerante con los errores que el usuario pueda cometer.

6) Personalizable por el usuario.

7) Documentado suficientemente para facilitar su aprendizaje.

Detallemos brevemente cada uno de estos factores. La adecuación del software para el trabajo que se destina pasa por dotar a los productos de las herramientas adecuadas. El objetivo principal de esta adecuación es el facilitar la interacción hombre-máquina. Esto se consigue mediante una clara definición de lo que realizan las diferentes opciones del software y mediante la automatización de los procesos más repetitivos y usuales. También es preciso que se oculten al usuario la complejidad de los procesos internos que los programas y el ordenador están realizando.

Para que una aplicación sea autodescriptiva, deberá ser fácil y rápidamente comprendida por el usuario. En otras palabras, un usuario no tendrá que verificar en el manual qué es lo que se puede esperar de un determinado menú o qué significado tienen los diferentes términos y palabras que aparezcan en pantalla. El sistema deberá ofrecer al usuario un sistema de diálogo claro, simple y conciso, apoyado por un mecanismo de pantallas de ayuda de fácil acceso, que contengan explicaciones concretas. El diálogo deberá ser registrado por la aplicación y podrá ser consultado por el usuario para comprobar como se ha ido desarrollando.

Cuando decimos que el software ergonómico debe ser controlable, queremos decir que aquella persona que lo esté usando tendrá en todo momento la posibilidad de cancelar acciones que haya emprendido, deshacer los últimos comandos que haya ordenado y gobernar sus dispositivos de entrada y salida de datos.

Cuando alguien adquiere un software, espera recibir de él las prestaciones que se le han vendido o que el producto anuncia por sí solo. En general, el software deberá resolver no sólo lo que dicen los papeles y anuncios sino las demandas más usuales que puedan imaginar quienes lo compran. Por ejemplo, todo el que comienza a trabajar con un producto nuevo espera que la orden de Cancelar, dé fin a un proceso en marcha, ni más ni menos. Con el fin de conseguir esto, los diálogos de las aplicaciones deben corresponderse con los conocimientos de los usuarios, con las normas convencionales, y con los requisitos básicos de formación de las personas. Los diálogos deben mostrarse en pantalla y funcionar de manera consistente.

Con el fin de que un sistema sea user-friendly o amigable, es importante que no permita a los usuarios el ejecutar tareas que puedan provocar un error irrecuperable. Los sistemas ergonómicos no sólo deben detectar y avisar al usuario de los errores, sino que deben tratar de prevenir al mismo de lo que puede suceder. Cuando se produzca un error, el usuario podrá ser capaz de salir del mismo, comprender qué es lo que ha sucedido y tener a su elección una serie de opciones de salida del proceso.

Todos los usuarios tienen diferentes requerimientos acerca de cómo deben funcionar sus programas. En un buen sistema ergonómico, cualquier usuario independientemente de su nivel de conocimientos, podrá personalizar su área de trabajo según le convenga y según conciba que puede aumentar la efectividad del uso de los programas.

Podrá definir colores, formas, agrupamiento de iconos, creación y agrupamiento de macros...

Por último, y pensando en que cada día utilizamos más muy diferentes productos software con diferentes herramientas cada uno, en diferentes interfaces de usuario, menús y comandos, los productos considerados ergonómicos contarán con explicaciones coherentes (tanto en pantalla como en manuales) que vayan encaminadas a facilitar la labor de aprendizaje.

Ergonomía del software y costes

Cuando se compara una aplicación de ventanas, basada en un entorno Microsoft Windows, con la típica aplicación basada en el tratamiento de caracteres, se pueden llegar a reducir los períodos de aprendizaje hasta un 50 por ciento, dependiendo de la experiencia previa del usuario en entornos Windows. Para ciertas empresas, este ahorro puede significar mil