Gijón adopta un moderno sistema de gestión municipal
Cómo sacar partido a las TI en la administración local
Desde hace siete años el Ayuntamiento de Gijón está apostando por mejorar los servicios de la alcaldía a través del uso intensivo de las Tecnologías de la Información y de la Comunicación. El objetivo final es una gestión municipal eficaz. Dentro del sistema ha implantado soluciones para la gestión de recursos humanos de Meta4.
En 1997, empezaron a modernizar la gestión municipal, y aún siguen mejorando el sistema de gestión integrado. Pedro Sanjurjo, primer teniente de alcalde del Ayuntamiento de Gijón habla del monto de las inversiones realizadas: “La dotación total fue de 3 millones de euros, distribuidos de la siguiente forma: 1,5 millones hasta 1999, y la misma cantidad entre 2000 y 2003, a razón de un 25% cada año”.
En este ayuntamiento asturiano utilizan intensivamente las tecnologías para innovar los procesos. “En general, todos los proyectos de TIC en el Ayuntamiento tienen el objetivo de dotar a la administración municipal de unos sistemas modernos de gestión para mejorar la calidad de los servicios públicos al ciudadano y la eficiencia de la gestión pública de dichos servicios”, comenta Pedro Sanjurjo. Y es que dentro del grupo municipal se desempeñan actividades muy diversas. Gijón, con 275.000 habitantes, es la ciudad más poblada de Asturias. El grupo de empresas municipales cuenta con un total de 2.800 empleados, que pronto aumentarán en otros 600. Este grupo incluye al propio Ayuntamiento de Gijón, además de ocho empresas públicas y tres organismos autónomos. La plantilla más numerosa es la del Ayuntamiento (2.000 personas), mientras que 300 empleados trabajan en las fundaciones y 500 en las empresas municipales. A las actividades administrativas del propio Ayuntamiento se le unen las de los organismos autónomos: las fundaciones municipales de Cultura y de Servicios Sociales, y el Patronato Deportivo Municipal. También hay que tener en cuenta las diversas empresas municipales: Aguas, Transportes Urbanos, Limpiezas, Vivienda, el Centro Municipal de Empresas, la Sociedad Mixta de Turismo, el Teatro Jovellanos y el Jardín Botánico.
A lo largo de estos años este municipio asturiano ha confiado en diversos suministradores para desarrollar su sistema de información. En el ámbito del software el Ayuntamiento de Gijón ha acudido a diferentes proveedores. Desde 1997, Tao-Gedas viene suministrando el software corporativo: padrón municipal de habitantes, registros de entrada y salida, gestión de expedientes, gestión tributaria, gestión de inventario y contabilidad pública. “En la última fase (2001-2003) hemos instalado SAP/R3, y en la actualidad está finalizando la implantación de la facturación (módulo utilities de SAP) en la Empresas Municipal de Aguas”, añade Sanjurjo. Las empresas municipales usan las soluciones de SAP/R3, mientras que el Ayuntamiento y los organismos autónomos tienen implantadas las aplicaciones de Tao-Gedas.
Entre todo el software, la solución de gestión de recursos humanos de Meta4 destaca con luz propia. “El Ayuntamiento empezó a utilizar las soluciones de Meta4 en 1998, empezando inicialmente por las herramientas para la gestión de nóminas y adquiriendo, en años consecutivos, sus soluciones para la gestión de recursos humanos con funcionalidades cada vez más avanzadas para la gestión del capital humano, cuya culminación ha sido el portal del empleado”, explica Senén Casal, director general de servicios del Ayuntamiento de Gijón. Ahora las soluciones de Meta4 ya están implantadas en todo el grupo municipal.
Hay muchas diferencias entre el sistema de gestión de recursos humanos anterior y el actual. Las primeras son tecnológicas. La aplicación anterior tenía una antigüedad de unos diez años, aunque fue sustituida hace dos años por la solución Meta4 Mind versión e-mind de 32 bits. La nueva se llama Meta4 PeopleNet en versión de administraciones públicas. “El producto actual tiene orientación a objetos y está gestionado a través del servidor de aplicaciones con un entorno web y un entorno integrado en el mismo producto, y con un set de herramientas mucho más avanzado”, señala Carlos Cantelar, director de Administración Pública de Meta4. Incorpora nuevas características técnicas, como por ejemplo un workflow de valoraciones y validaciones de todos los procesos que se puede gestionar en recursos humanos, o la posibilidad de realizar ejecuciones fuera de línea. Las otras diferencias residen en una mayor funcionalidad. En todo lo referente a la gestión del conocimiento; por ejemplo es posible hacer entornos colaborativos como foros o consultas de expertos. “También la parte de evaluación del desempeño es totalmente diferente (...) mucho más amplia, con la posibilidad de evaluar 360º, de elaborar todo tipo de gráficas, de distancias entre lo necesario del puesto real y lo que tenemos en la organización”, declara Cantelar. La gestión de nómina es multiidioma, multisociedad y multiempresas, y puede trabajar con herencias, una función que permite mantener un tronco común y manejar diferentes subnóminas relacionadas para cada una de las distintas empresas. El portal del empleado también incorpora una mayor capacidad de gestión.
Por su parte, Senén Casal resalta cuál ha sido la solución más satisfactoria para el Ayuntamiento de las implantadas por Meta4: “La integración de la gestión de los recursos humanos con la gestión de la nómina ha sido el gran éxito de este proyecto”. Ahora bien, en todos estos cambios tecnológicos se ha querido implicar a los propios empleados del consistorio. “El Ayuntamiento fue formando un equipo de trabajo de tecnologías de entre sus filas, que son los que desde el año 2000 están manteniendo todas las infraestructuras. Nosotros les damos todo el soporte de línea caliente que ellos necesitan y el mantenimiento de producto”, indica Cantelar. Porque Meta4 presta el mantenimiento de su solución, que incluye la entrega de todas las actualizaciones dentro del marco del contrato, así como la posibilidad de utilizar la línea caliente y la herramienta CSS que documenta la resolución de dudas. Tener un contrato de mantenimiento en vigor también posibilita que Meta4 pueda prestar servicios de asistencia técnica con mayor rapidez. Caso de las actualizaciones legales complejas que el cliente no quiera implantar solo. Dichos servicios de asistencia técnica se contratan ex profeso.
En cuanto al coste de la solución de Meta4, el contrato de mantenimiento supone el 15% del importe de las licencias en el caso de la administración pública, y del 18% para las empresas privadas. El mantenimiento se incrementa anualmente según el IPC. Con respecto al coste de las licencias, Meta4 lo fija en función del número de personas que están cobrando nómina en la organización. También este coste de las licencias varía según se adquiera el producto completo o algunos módulos. Los tres grandes módulos son nómina, recursos humanos y portal del empleado. A su vez el módulo de recursos humanos se compone de varios submódulos a la venta por separado, como la gestión de competencia, formación y valoración, o la gestión del conocimiento, entre otros. Para un ayuntamiento de unos 2.000 ó 2.500 empleados las licenci
En 1997, empezaron a modernizar la gestión municipal, y aún siguen mejorando el sistema de gestión integrado. Pedro Sanjurjo, primer teniente de alcalde del Ayuntamiento de Gijón habla del monto de las inversiones realizadas: “La dotación total fue de 3 millones de euros, distribuidos de la siguiente forma: 1,5 millones hasta 1999, y la misma cantidad entre 2000 y 2003, a razón de un 25% cada año”.
En este ayuntamiento asturiano utilizan intensivamente las tecnologías para innovar los procesos. “En general, todos los proyectos de TIC en el Ayuntamiento tienen el objetivo de dotar a la administración municipal de unos sistemas modernos de gestión para mejorar la calidad de los servicios públicos al ciudadano y la eficiencia de la gestión pública de dichos servicios”, comenta Pedro Sanjurjo. Y es que dentro del grupo municipal se desempeñan actividades muy diversas. Gijón, con 275.000 habitantes, es la ciudad más poblada de Asturias. El grupo de empresas municipales cuenta con un total de 2.800 empleados, que pronto aumentarán en otros 600. Este grupo incluye al propio Ayuntamiento de Gijón, además de ocho empresas públicas y tres organismos autónomos. La plantilla más numerosa es la del Ayuntamiento (2.000 personas), mientras que 300 empleados trabajan en las fundaciones y 500 en las empresas municipales. A las actividades administrativas del propio Ayuntamiento se le unen las de los organismos autónomos: las fundaciones municipales de Cultura y de Servicios Sociales, y el Patronato Deportivo Municipal. También hay que tener en cuenta las diversas empresas municipales: Aguas, Transportes Urbanos, Limpiezas, Vivienda, el Centro Municipal de Empresas, la Sociedad Mixta de Turismo, el Teatro Jovellanos y el Jardín Botánico.
A lo largo de estos años este municipio asturiano ha confiado en diversos suministradores para desarrollar su sistema de información. En el ámbito del software el Ayuntamiento de Gijón ha acudido a diferentes proveedores. Desde 1997, Tao-Gedas viene suministrando el software corporativo: padrón municipal de habitantes, registros de entrada y salida, gestión de expedientes, gestión tributaria, gestión de inventario y contabilidad pública. “En la última fase (2001-2003) hemos instalado SAP/R3, y en la actualidad está finalizando la implantación de la facturación (módulo utilities de SAP) en la Empresas Municipal de Aguas”, añade Sanjurjo. Las empresas municipales usan las soluciones de SAP/R3, mientras que el Ayuntamiento y los organismos autónomos tienen implantadas las aplicaciones de Tao-Gedas.
Entre todo el software, la solución de gestión de recursos humanos de Meta4 destaca con luz propia. “El Ayuntamiento empezó a utilizar las soluciones de Meta4 en 1998, empezando inicialmente por las herramientas para la gestión de nóminas y adquiriendo, en años consecutivos, sus soluciones para la gestión de recursos humanos con funcionalidades cada vez más avanzadas para la gestión del capital humano, cuya culminación ha sido el portal del empleado”, explica Senén Casal, director general de servicios del Ayuntamiento de Gijón. Ahora las soluciones de Meta4 ya están implantadas en todo el grupo municipal.
Hay muchas diferencias entre el sistema de gestión de recursos humanos anterior y el actual. Las primeras son tecnológicas. La aplicación anterior tenía una antigüedad de unos diez años, aunque fue sustituida hace dos años por la solución Meta4 Mind versión e-mind de 32 bits. La nueva se llama Meta4 PeopleNet en versión de administraciones públicas. “El producto actual tiene orientación a objetos y está gestionado a través del servidor de aplicaciones con un entorno web y un entorno integrado en el mismo producto, y con un set de herramientas mucho más avanzado”, señala Carlos Cantelar, director de Administración Pública de Meta4. Incorpora nuevas características técnicas, como por ejemplo un workflow de valoraciones y validaciones de todos los procesos que se puede gestionar en recursos humanos, o la posibilidad de realizar ejecuciones fuera de línea. Las otras diferencias residen en una mayor funcionalidad. En todo lo referente a la gestión del conocimiento; por ejemplo es posible hacer entornos colaborativos como foros o consultas de expertos. “También la parte de evaluación del desempeño es totalmente diferente (...) mucho más amplia, con la posibilidad de evaluar 360º, de elaborar todo tipo de gráficas, de distancias entre lo necesario del puesto real y lo que tenemos en la organización”, declara Cantelar. La gestión de nómina es multiidioma, multisociedad y multiempresas, y puede trabajar con herencias, una función que permite mantener un tronco común y manejar diferentes subnóminas relacionadas para cada una de las distintas empresas. El portal del empleado también incorpora una mayor capacidad de gestión.
Por su parte, Senén Casal resalta cuál ha sido la solución más satisfactoria para el Ayuntamiento de las implantadas por Meta4: “La integración de la gestión de los recursos humanos con la gestión de la nómina ha sido el gran éxito de este proyecto”. Ahora bien, en todos estos cambios tecnológicos se ha querido implicar a los propios empleados del consistorio. “El Ayuntamiento fue formando un equipo de trabajo de tecnologías de entre sus filas, que son los que desde el año 2000 están manteniendo todas las infraestructuras. Nosotros les damos todo el soporte de línea caliente que ellos necesitan y el mantenimiento de producto”, indica Cantelar. Porque Meta4 presta el mantenimiento de su solución, que incluye la entrega de todas las actualizaciones dentro del marco del contrato, así como la posibilidad de utilizar la línea caliente y la herramienta CSS que documenta la resolución de dudas. Tener un contrato de mantenimiento en vigor también posibilita que Meta4 pueda prestar servicios de asistencia técnica con mayor rapidez. Caso de las actualizaciones legales complejas que el cliente no quiera implantar solo. Dichos servicios de asistencia técnica se contratan ex profeso.
En cuanto al coste de la solución de Meta4, el contrato de mantenimiento supone el 15% del importe de las licencias en el caso de la administración pública, y del 18% para las empresas privadas. El mantenimiento se incrementa anualmente según el IPC. Con respecto al coste de las licencias, Meta4 lo fija en función del número de personas que están cobrando nómina en la organización. También este coste de las licencias varía según se adquiera el producto completo o algunos módulos. Los tres grandes módulos son nómina, recursos humanos y portal del empleado. A su vez el módulo de recursos humanos se compone de varios submódulos a la venta por separado, como la gestión de competencia, formación y valoración, o la gestión del conocimiento, entre otros. Para un ayuntamiento de unos 2.000 ó 2.500 empleados las licenci
