| Artículos | 21 SEP 2001

Grupo Dragados, un adelantado de su tiempo

Opera en euros desde el 1 de enero de 2001
Ana Segura.
Dragados ha sido pionero en el proceso de adaptación a la nueva moneda a la espera de poder aprovechar la oportunidad de proyección internacional que el euro le brinda. Desde el 1 de enero de 2001 todas las empresas del Grupo trabajan plenamente en euros, tanto las aplicaciones como la contabilidad y la documentación interna han sido convertida a euros tras una inversión de 1.150.000 ¤ en software y consultoría.

Un año de ventaja es el que le saca el Grupo Dragados a la obligación de adaptación al euro. El reto fue asumido con objeto de facilitar el cambio cultural de toda la organización al trabajo en la nueva moneda. Así, desde el uno de enero de 2001 todas las actividades se realizan en euros.
En contra de la creencia generalizada sobre que las primeras compañías en adaptarse al euro han sido las empresas de tecnologías y las entidades financieras, nos encontramos con el interés de este grupo de construcción por que no se le echara encima el tiempo. “Nuestro interés ha sido siempre múltiple –afirma Jorge Sales, Subdirector General del departamento de Sistemas de Información Corporativos de Dragados-. Por un lado, tener tiempo por delante en el caso de que apareciese algún problema interno, además de permitir que nuestro personal se adapte progresivamente al trabajo en la nueva moneda y a las nuevas magnitudes y evitar las aglomeraciones de última hora, lo cual disminuiría la disponibilidad de los consultores de nuestros proveedores de aplicaciones informáticas”.
Para llevar a cabo el proyecto fue constituido un Comité Especial presidido por el Director General de Finanzas y Administración, dirigido por el Subdirector General Corporativo responsable de Sistemas de Información (Jorge Sales), e integrado por los responsables de sistemas y de administración de las distintas divisiones del Grupo.

Metodología
La metodología seguida para superar con éxito el proceso de adaptación fue puesta en marcha de igual forma en los distintos departamentos de la compañía. En primer lugar se llevó a cabo un inventario de las aplicaciones informáticas usadas en todo el Grupo que se verían afectadas por el cambio. Acto seguido se contactó con los proveedores con quienes de manera conjunta se determinó el método de trabajo más adecuado para convertir cada una de ellas que principalmente pasaba por la utilización de las herramientas de conversión que cada proveedor había preparado.
A lo largo de todo el proceso se ha procurado tener un especial cuidado por mantener adecuadamente informada a toda la organización, tanto de los objetivos como del desarrollo del proyecto. “El proceso comenzó con una comunicación de la Alta Dirección del Grupo a todo el personal recuerda Sales-, informando de la decisión tomada de adelantarnos un año a la fecha oficial de conversión al Euro, exponiendo las ventajas que para el Grupo tenía y solicitando la colaboración de todos. Este apoyo de la Alta Dirección ha sido clave en el éxito del proyecto”. Posteriormente se mantuvo informados a los comités de las distintas empresas del proyecto y especialmente del cambio que se iba a producir en las nóminas y se acordó con ellos como proceder para que el impacto fuese mínimo. Así durante el segundo semestre de 2000 se añadió a la nómina en pesetas una línea con el total líquido a percibir en euros. Todos los clientes y proveedores fueron avisados de la decisión adoptada por Dragados y durante el desarrollo del proyecto se elaboró un informe mensual de progreso que era publicado en la sección correspondiente de la Intranet. A pesar de ello, Jorge Sales insiste en que “nuestro personal está acostumbrado a trabajar en diferentes monedas, al llevar muchos años vinculado con el mercado internacional, por tanto el euro representa una moneda más para ellos”.

Renovación de aplicativos
El proyecto de renovación de aplicativos dio comienzo a principios de mayo de 2000, mientras que la conversión real pudo hacerse en enero de 2001 una vez se cerraron los datos correspondientes al año 2000.
En el área del software, Sales apunta a un aproximado de 125 aplicaciones (tanto propias como de desarrollo externo) las que han tenido que ser retocadas, mientras que ni en el hardware ni en las comunicaciones ha habido impactos mencionables, “solamente casos aislados de alguna impresora cuyos drivers no tenían soportado el símbolo del euro y algún PC con carencia de éste en los font”.
El proyecto del euro no ha sido visto como una oportunidad para acometer la renovación de los sistemas, sino que se han aprovechado las implantaciones existentes. En palabras del Subdirector General del departamento de Sistemas de Información Corporativos de Dragados, “en todas las aplicaciones se siguió en proceso similar, la utilización de herramientas de conversión que analizaban las instrucciones del programa de la aplicación y las tablas que estaban relacionadas con monedas”. De igual forma se habilitaron las funciones de multimoneda y multilibro contable en aquellas que no lo tenían ya habilitado de origen, y en la mayor parte de las aplicaciones se convirtieron los datos históricos a euros desapareciendo los originales en pesetas, aunque podían seguir viéndose gracias a la facilidad de multimoneda. En la aplicación de nómina además de los convertidos se guardó una base de datos histórica en pesetas a fecha 31 de diciembre de 2000.
En el área de ERP’s han intervenido PeopleSoft, Navision y Dimoni. “La consultora PricewaterhouseCoopers apoyó la conversión de PeopleSoft, al haber intervenido también en su implantación; para el tema de Navision ha actuado Data3; mientras que en la aplicación de Consolidación y Tesorería, ha sido Cerg-Finance; y en el EIS corporativo, Cognos”, relaciona Jorge Sales.
La adaptación del aplicativo de Nóminas y Recursos Humanos ha sido una de las estrellas del proyecto, cuya responsabilidad ha recaído sobre Meta4 en estrecha colaboración con el personal de Dragados. Los trabajos del euro “se iniciaron en septiembre de 2000 con la adaptación de 22 aplicaciones distintas e independientes entre sí que gestionaban las nóminas de cerca de 50.000 empleados ubicados en las más de 230 empresas que tiene el Grupo. Tres meses más tarde, la aplicación de Meta4 ya estaba procesando paralelamente a las antiguas aplicaciones, las nóminas en euros”, detalla Eneko Sáiz-Ezkerra, director del proyecto de Meta4 en el Grupo Dragados.
El cierre de los datos de enero 2001 y el cálculo de la nómina de ese mismo mes se realizó ya en euros.

A toda prueba
A las pruebas Dragados ha dedicado una buena parte del tiempo del proyecto, ya que se ha alargado desde el uno de octubre al 26 de enero de 2001. Según sus responsables, las más significativas han sido las de conversión de los datos de los ERP, las de nómina y RR.HH, pero dado que Dragados “ha sido pionero en la conversión, los proveedores, principalmente de los ERP y el de nómina utilizaron con nosotros las correspondientes herramientas de conversión por primera vez en España, lo que obligó a ir ajustándolas a lo largo del proceso”. De esta forma, se logró pasar de los elevados tiempos que se empleaban en el proceso de conversión de históricos y datos del año en c

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