| Artículos | 30 MAR 2001

La inteligencia aplicada al sistema

Reporting y consolidación analítica en Tafisa
Ana Segura.
Tafisa forma parte del grupo portugués Sonae Industria, primer productor mundial de paneles de madera. Con un total de 40 unidades industriales localizadas, se encuentra posicionada como la mayor empresa del mundo en el sector de los derivados de la madera. El negocio alcanzado durante el pasado año ascendió a 201.000 millones de pesetas y cuenta con 6.964 empleados. Tafisa ha pasado en los últimos seis años de siete a veintisiete fábricas, y de tres a trece filiales, siendo de vital importancia la utilización de las herramientas de reporting y consolidación analítica de Hyperion Enterprise.

“Cuando en 1993 nos compró el grupo industrial portugués Sonae Industria, tuvimos que encontrar un medio para consolidar los datos transmitidos por nuestras fábricas y filiales en Reino Unido y Canadá, con el fin de transmitir los informes a nuestra casa matriz”, apunta Jesús Santodomingo, responsable de la consolidación y el reporting en Tafisa. Es en aquel preciso momento cuando Sonae Industria instala Microcontrol, el software de reporting analítico consolidado en entorno MS-DOS del editor Hyperion Solutions, con el objetivo de poner al día la gestión, además de la hoja de cálculo Excel, para las declaraciones administrativas. Esa solución estaría vigente hasta 1995, cuando toma el relevo Hyperion Enterprise 4.7 XA, operativa hasta nuestros días.
La elección de esta herramienta correspondió a una decisión de la casa matriz, Sonae Industria, en la que no participaron los miembros de Tafisa. No obstante, Santodomingo, exalta tras años de utilización, su flexibilidad y capacidad de ampliación de Hyperion Enterprise, las cuales no ha llegado a encontrar en otra aplicación. “Es rápida y sencilla. De hecho, una vez que has parametrizado la base de cada aplicación, tienes la posibilidad de cambiar los datos en cuestión de segundos. Esto es una ventaja que desde luego sería impensable en una hoja de cálculo. Cuando comenzamos a funcionar con esta aplicación, éramos un grupo de cuatro fábricas en España, una en Reino Unido y una en Canadá Ahora que tenemos 40 podemos seguir utilizando la misma aplicación”.

Flexibilidad ante todo
La flexibilidad de Hyperion Enterprise permite introducir datos históricos, previsiones por mes, por trimestre, y extraerlo de la misma forma. Así, mediante su utilización, la compañía ha conseguido importantes beneficios, tales como rápido acceso a datos, consulta de los resultados por producto, por fábrica y por período, una fácil integración de las nuevas filiales y además calidad, tiempo y fiabilidad. En este sentido, Jesús Santodomingo destacar “el ‘retrieve’ con hojas de cálculo por el que podemos traspasar datos de Enterprise a Excel, realizar cálculos en esta hoja y volverlos a traspasar a Enterprise sin ninguna complicación, es decir crea un vínculo entre Excel y Enterprise”.
A lo que Eduardo Botín, encargado de Planificación y Control de Gestión de Tafisa añade que “cada modificación en las hojas de cálculo ya era muy densa y complicada, pues cada una de ellas debía rastrear todas las conexiones. Sin embargo con Hyperion Enterprise la cosa se ha simplificado tremendamente pues todo es mucho más sencillo”. Al módulo que mayor beneficio ha conseguido sacar Botín, es al de autopilot, pues permite “automatizar las tareas, es decir grabar tareas y definir la hora a la que queremos que se realicen”.
El entorno en el que se implanta Enterprise 4.7 XA es NT ya que está instalado en un servidor Windows NT 4.0 y 10 PC's Windows 95, a los que se añaden otros 5 PC's Windows 95 equipados con el software para cada una de las fábricas en España.
Con respecto a la dinámica de introducción de datos, corresponde a los responsables administrativos de las fábricas esta tarea, especificando si se trata de unidades físicas o monetarias tales como: la cantidad de metros cúbicos producidos, las cantidades de madera y ‘fuel-oil’ consumidas, los balances y las cuentas de resultado. Cada una de las fábricas transmite los ficheros al domicilio social por e-mail, que serán recibidos por los cuatro responsables de la gestión y los cuatro encargados del reporting. Finalmente y con una periodicidad mensual, el centro de Madrid consolida las compras, las ventas y la producción. El Balance y cuenta de resultados se verán repercutidos cada trimestre en el servidor central de Sonae Industria.

Integración con SAP
En la actualidad Tafisa está poniendo en marcha módulos contables de SAP R/3 versión 4.0 en todas sus filiales. La empresa y la casa matriz ya han instalado la versión 5.0 de Hyperion, pues saben por experiencia que esta herramienta garantiza rapidez, flexibilidad, fiabilidad y sabe adaptarse a los posibles cambios en su organización y estructura con facilidad. “Hyperion establece el marco de lo que se entiende por inteligencia analítica y financiera, permitiendo descubrir tendencias globales, localizar puntos débiles, confirmar los progresos, proyectar el futuro de su negocio y mejorar el rendimiento financiero”, subraya el responsable de la consolidación y del reporting en Tafisa. Teniendo en cuenta que la recopilación, consolidación , análisis y generación de informes de los datos financieros es una cuestión crítica para el éxito de cualquier empresa, Santodomingo destaca cómo la actualización continua de Hyperion les permite tener acceso permanentemente a los datos de consolidación”. De cara al futuro, el departamento informático aspira a trabajar en el mismo servidor desde todas las unidades de la UME.

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