La seguridad de los documentos en las empresas: formato digital como alternativa al papel

Una de las necesidades más generalizadas que comparten hoy las empresas, como se ha puesto trágicamente de manifiesto con la desaparición del Edificio Windsor, es la conservación segura de la información. Además, el acceso rápido y seguro a la misma, la inalterabilidad de los contenidos, y el control de su distribución son también factores que las organizaciones consideran a la hora de plantearse abandonar el papel para migrar al documento electrónico.
Cualquier empresa intentará evitar que su información confidencial salga de los límites y destinatarios autorizados que se haya establecido. Por otra parte, se esforzará en trabajar con la información más actual posible y protegerá a sus clientes contra las amenazas de fraude que, cada vez más, acechan la comunicación digital.
Hoy día, los documentos electrónicos son un estándar de facto para la comunicación corporativa. Lograr que la seguridad y fiabilidad de estos documentos sea la misma o incluso superior que la de sus hermanos de papel es el gran reto al que se enfrentan las empresas. La tecnología ya está disponible, sólo es necesario acertar con la aplicación que nos abra las puertas de una comunicación rápida, fluida, interactiva, segura y que, además, nos ahorre dinero y tiempo.
Las soluciones de seguridad de documentos neutralizan eficazmente muchos de los agujeros por los que pueden colarse los delincuentes cibernéticos. Se trata, en líneas generales, de una combinación de soluciones de control y certificación de documentos con avanzados procedimientos de firma digital, para controlar, en todo momento el ciclo de vida de la información, es decir, cómo, cuándo y quién está accediendo a los documentos de la empresa.
El alma de todo el proceso es el documento inteligente, un archivo en formato de documento portátil (PDF) que, al mismo tiempo que conserva la apariencia del documento en papel, permite la interacción entre personas y está dotado de amplias funciones de seguridad y lógica empresarial. Responde, por tanto, a las necesidades básicas que recordábamos al principio: garantizar la seguridad, la autenticidad, la integridad y la confidencialidad de los documentos.
Más allá de la propia red de la empresa, existen aplicaciones que permiten incluir en el ciclo de la información a participantes externos a la organización, respetando la autenticidad y la confidencialidad de los datos, independientemente de si los documentos están en línea, fuera de línea o fuera de la red corporativa. Además, ya es posible la certificación automática de los documentos, también para aquellas organizaciones que no dispongan de tecnología PKI de validación.
Los procesos electrónicos que utilicen las empresas para gestionar su documentación deben ser verificables y auditables de la misma forma que los procesos con documentación en soporte papel. Y atendiendo al papel protagonista del documento frente a la aplicación en sí, la seguridad deberá estar basada en el propio documento y no en la red utilizada o en la forma de distribución elegida. La inteligencia empresarial ha encontrado un nuevo socio para incrementar la productividad de las organizaciones: una plataforma de documentos inteligentes capaz de velar por la seguridad de la información.


Miquel Bada, director de marketing de Adobe Iberia