| Artículos | 12 ENE 2007

Las organizaciones deben mejorar la forma de gestionar, archivar y recuperar la información. Desayunos ComputerWorld: desafíos en la gestión de la información

Beatriz Sánchez.
Los cambios del mercado crean nuevas necesidades dentro de las empresas; la gestión de la información es una de ellas. El incremento de la cantidad de documentos que es necesario guardar y tener disponibles para ser utilizados de forma rápida y eficaz obliga a las organizaciones a disponer de sistemas de archivo que permitan conservar y recuperar la información utilizando la menor cantidad de recursos y con el menor coste posible. Para conocer cuál es el nivel de adopción de soluciones de archivado en las organizaciones españolas, ComputerWorld reunió a representantes del ámbito público y privado, quienes aportaron su particular visión sobre este tema.

Las empresas viven desde hace tiempo un incremento exponencial de la cantidad de información que deben archivar y guardar para que pueda ser utilizada posteriormente. Mª del Valle Palma, directora del Observatorio de Documentación Digital de AEDOC señala que, “esta realidad la están viviendo no sólo las empresas, sino también la Administración Pública, que debe manejar y tener disponible en cualquier momento una gran cantidad de información. Realizamos un informe para saber cuál es la situación de la documentación digital en nuestro país, analizando las políticas, estrategias y procedimientos de las organizaciones en relación con la documentación digital, el correo electrónico, la búsqueda de información corporativa o los sistemas de seguridad y comprobado que la mayoría de los documentos se gestionan y transmiten a través del correo electrónico y que además llevan archivos adjuntos. Pero a pesar de esta realidad, sólo el 21% de las empresas analizadas dispone de una política formal de archivado digital, frente al 15% que cuenta con ella, pero no puesta en marcha. Fuera de nuestras fronteras, el 41% de las organizaciones dispone de políticas de gestión de la documentación”.

Proyecto de Ley
Para Victoria Figueroa, subdirectora adjunta de la subdirección general de sistemas de la información del Mº de la Presidencia, “existe preocupación dentro de la Administración Pública con respecto a la documentación digital, porque aún no se han fijado los estándares para su recuperación y es fundamental. Si no tenemos claro qué sistemas utilizamos para guardar y recuperar la información, dentro de unos años será difícil acceder a ella. Necesitamos una normativa pero también tecnología y capacidad de archivo. El proyecto de Ley de Acceso Electrónico a la Información habla del archivo electrónico de documentos y aunque no establece ningún tipo de normativa, los posteriores desarrollos fijarán qué nivel de seguridad y en qué tipo de soportes debe almacenarse la información de los ciudadanos para garantizar su protección”.
Rafael Chamorro, subdirector general de tecnología y sistemas de información del Mº de Fomento afirma que, “la Administración tiene una gran oportunidad para trabajar y avanzar muy rápido en este campo, y la citada ley puede ayudar mucho. La obligatoriedad de utilizar la factura electrónica para contratar con la Administración a partir de 2009 será otro factor que ayude a conseguir sistemas de archivo y recuperación eficaces. Las dificultades son enormes. La Administración tiene la obligación de guardar documentos de los ciudadanos. Disponemos de sistemas de archivo de correos electrónicos con tecnologías de recuperación, aunque aún hay lagunas legales sobre cómo debe hacerse”. Asimismo, como apunta Chamorro, detrás de todo esto subyace un elemento importante: “Es necesario un cambio cultural tanto en la Administración como en las empresas. Mucha gente todavía necesita ver los documentos en papel y esto debe cambiar, aunque será complicado”.
Rodrigo Alcázar, jefe del área de informática del Mº de Agricultura, Pesca y Alimentación, asegura que, “el principal problema tiene que ver con los documentos que llegan a través del correo electrónico por la falta de capacidad para almacenarlos. Confiamos en que la tecnología nos ayude no sólo a almacenarlos, sino a reducir el tiempo de recuperación manteniendo su seguridad”.

Demandas del mercado
Javier Rivas, director general de EDS aporta la visión de los suministradores: “Las compañías de TI hemos adaptado nuestras soluciones a las demandas de los clientes, que necesitan gestionar cada vez más información y acceder a ella de forma rápida y eficaz. A los documentos generados de forma interna se unen los que llegan a través del correo electrónico. Se estima que en 2007 las corporaciones de todo el mundo generarán 3.000 millones de correos electrónicos y gastarán más de 2.000 millones de dólares en sistemas para archivarlos y ponerlos a disposición de los usuarios. Para hacer frente a esta demanda debemos diseñar soluciones que crezcan al mismo ritmo que las necesidades de los clientes y a precio razonable”.
Siguiendo con la experiencia de las empresas usuarias, la de Antoni Davía, jefe de infraestructura de Caprabo, está directamente relacionada con la criticidad de la información: “Los documentos estratégicos que manejamos en Caprabo tienen que ver con la contabilidad y con los ERPs. En nuestra organización no limitamos al usuario su capacidad para almacenar información. Tenemos actualmente unos 5.500 ficheros, lo que supone un problema a la hora de ordenar esa información y de acceder a ella, sobre todo por la falta de estándares. Al no tener criterios establecidos, estamos sufriendo un incremento de costes debido al aumento de discos y también problemas técnicos con el ba­ckup y de recuperación ante incidencias. Para solucionarlo hemos implantado herramientas de archivado con plataformas EMC a través de la segmentación del almacenamiento en discos de alta capacidad y otros más económicos y la definición de políticas de backup y de almacenamiento segregado según la criticidad de la información. Con esta planificación hemos logrado clasificar ya el 50% de los documentos según su importancia”.

Normas internacionales
Emilio Delgado, responsable de comunicaciones y middleware de BBVA, asegura que, “debemos cumplir leyes internacionales en cuanto al archivado y recuperación de documentos. El correo electrónico es una de las principales fuentes de información, recibimos del orden de 15 millones de correos mensuales y su número crece a un ritmo de un 25% anual. Hay que tener en cuenta todo lo relativo a la privacidad y la protección de los datos y lo mismo ocurre con la factura electrónica, que hay que guardar en el formato necesario para poder trabajar con ella. La tecnología nos ofrece diferentes soluciones para manejar esta información, pero hay un punto importante y es que debe estar ordenada, catalogada y segura. Para diseñar el sistema preguntamos a los usuarios cómo querían guardar su información, cómo definir su importancia y garantizar que no se pierdan información ni conocimientos”.

Comprender las diferencias
En opinión de Jordi Badal, director de software para España y Portugal de EMC, “el archivado digital es algo muy nuevo, pero los usuarios ya han empezado a diferenciar backup de archivado. Cada día el mundo genera más información digital de la que
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