| Artículos | 19 ENE 1996

Tecnologías de la Información y Gestión de la Información (I)

Paul A. Strassmann.

A partir de esta semana, y hasta el próximo mes de mayo, ComputerWorld dedicará una sección especial a analizar algunos de los temas que se tratarán en la Conferencia Internacional ComputerWorld, que bajo el lema "La Informática Global", se celebrará en Madrid, los próximos días 7 y 8 de mayo. La Conferencia, que en su segunda edición cuenta con el patrocinio de Data General, Computer Associates y BT Telecomunicaciones, se centrará en la adecuación de los Sistemas de Información y Comunicaciones a los nuevos modelos de gestión empresarial, con especial atención a la necesidad de una gestión global de los recursos de Tecnologías de la Información.

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La información es poder, y la política de la información es el arte de alcanzar y mantener el poder. Al apartarse las compañías de la estructura jerárquica tradicional, los Directores de Sistemas de Información deben empezar a reconsiderar los aspectos políticos de la gestión de la información.

Hasta hace poco, el modelo dominante para la gestión de la información en una empresa u organización consistía en una jerarquía de mando y control, en la que el acceso a la información y su distribución estaban administrados por una élite técnica privilegiada, cuyos integrantes establecían una posición de monopolio sobre la producción y la distribución de esa información y dictaban la forma en que se utilizaban las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Naturalmente, la época en la que existía una rígida jerarquía es cosa del pasado. Al hacerse cada vez más omnipresentes las Tecnologías de la Información y obtener una mayor aceptación los sistemas de proceso distribuido, la democratización de la información se acelera. Para poder atender con mayor eficacia al cliente y poder competir con mayor agilidad, las compañías han implantado profundamente en sus organizaciones las capacidades de acceso a la información y de toma de decisiones. Esta transición desde las jerarquías centralizadas ha dado lugar a que las arquitecturas maestras, las opciones tecnológicas estándar y las prácticas comerciales uniformes resulten prácticamente inmanejables.

La forma en que los Directores de Sistemas de Información -y los responsables tecnológicos de las empresas, en general- respondan a estos cambios caóticos determinará, en parte, en qué medida sus compañías podrán actuar adecuadamente en el futuro. Con el fin de adaptarse a este nuevo entorno, los Directores de Sistemas de Información deberán adoptar una nueva disciplina que eleve los aspectos políticos de la información a un status de análisis serio.

Superioridad de la Información

He estudiado en gran detalle durante muchos años las estructuras de costes, los desarrollos tecnológicos y los niveles de inversiones en informática de empresas y organizaciones comerciales, y existe una evidencia incuestionable de que estructuras de Sistemas de Información idénticos, con el mismo nivel de inversión y aplicadas en sectores idénticos con condiciones competitivas idénticas, pueden dar por resultado rendimientos económicos totalmente diferentes. Después de 20 años de analizar los hechos, he llegado a la conclusión de que la falta de correlación entre las inversiones en informática y comunicaciones y los resultados operacionales, son atribuibles en gran medida a diferencias en la forma en que las empresas se gobiernan a sí mismas. Quienes alcancen el máximo rendimiento serán aquellos que no empleen las personas y las tecnologías para realizar transacciones en su mayoría intraorganizacionales, sino que desplieguen las Tecnologías de la Información casi exclusivamente allí donde permita crear valor en las transacciones con los clientes.

En consecuencia, la gestión en el área informática deberá ser primordialmente una cuestión de gobierno y asignación de control, y sólo secundariamente una cuestión de tecnología. El concepto de gobierno, en este sentido, describe lo que debe ser en realidad la gestión de la información: la asignación de control sobre la creación, distribución y utilización de la información. Si no se comprenden y aceptan de forma general las relaciones organizacionales complejas, y no existe un medio para resolver las disputas internas, el Director de Sistemas de Información desviará sus energías a tratar de la coordinación interna en lugar de concentrarse en oportunidades externas creadoras de valor.

Este nuevo entorno requiere que las empresas y organizaciones distingan entre la gestión de la información y la gestión de las Tecnologías de la Información. La primera se refiere al gobierno y asignación de control, mientras que la segunda se ocupa de ofrecer soluciones técnicas para necesidades comerciales específicas. Ofrecer un entorno informático y de comunicaciones adecuado es (y debe continuar siendo) la responsabilidad del DSI. Sin embargo, en la nueva era de sistemas distribuidos, el máximo responsable de la información no es generalmente la persona responsable de la gestión de la información, sino que cada director debe convertirse en director de información, con cierto grado de autoridad sobre su gobierno y control.

El Director de Sistemas de Información deberá gestionar los aspectos técnicos del gobierno y asignación de control, tales como el establecimiento de estándares para sistemas abiertos o gestión de bases de datos. Cada director responsable de los resultados comerciales deberá ser responsable de los aspectos comerciales del diseño de sistemas y del rendimiento operacional de los Sistemas de Información.

Una federación informática

Naturalmente, surgirán conflictos cuando muchos directores a diferentes niveles en la organización tengan autoridad sobre la gestión de la información. La gestión de la información entre las unidades comerciales y la sede central funcionaría mejor en forma de una federación con múltiples "capas" o niveles. La federación es una forma de gobierno en la que el poder soberano se mantiene en equilibrio entre una autoridad central y un número de unidades políticas constituyentes. En una federación, la autoridad central es independiente de las unidades. Por ejemplo, los Estados Unidos son una federación, en la que el gobierno federal es independiente de los gobiernos de los estados, aunque todos ellos están relacionados a través de una constitución que establece un equilibrio del poder ejercido en cada gobierno. Hay que tener en cuenta que una federación es diferente de una confederación, en la que los diversos elementos se unen con un propósito común sin ceder soberanía. En una confederación, toda la autoridad permanece en las unidades, a menos que éstas acuerden delegar funciones específicas en un cuerpo colectivo.

Considérese por ejemplo la reciente vacilación de IBM entre una forma de organización federada y una confederada, que sirve de ejemplo del daño que puede sufrir una empresa u organización. Bajo la dirección de John Akers, IBM se reorganizó en unidades comerciales estratégicas independientes, abandonando la idea de ofrecer capacidades de sistemas y de integración a nivel corporativo. El caos resultante respecto a los papeles y misiones a desempeñar, especialmente en lo relativo al manejo de cuentas de clientes importantes y a la coordinación de unidades nacionales descentralizadas geográficamente, paralizó en gran medida a toda la corporación, con el resultado de una incapacidad de respuesta competitiva y una rápida erosión de su participación en el mercado.

Algunas empresas que afirman ser federaciones, actúan en realidad como confederaciones. Existe una confederación cuando una organización de información corporativa consolidada es dividida entre las diversas unidades comerciales, mientras se mantiene un pequeño staff corporativo con una misión en gran medida indefinida e ine

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