Tecnologías de la Información y Gestión de la Información (II)

En esta sección se incluyen artículos, análisis y opiniones relacionados con los contenidos de la Conferencia Internacional ComputerWorld. La Segunda Edición de la Conferencia, patrocinada por BT Telecomunicaciones, Computer Associates y Data General, se celebrará los próximos días 7 y 8 de mayo en el Auditorio de Ifema (Madrid), bajo el lema "La Informática Global". Si desea recibir más información sobre la Conferencia, puede solicitarla a Lola Hermosell, en el teléfono (91) 319.40.14, o consulte la página Web de la Conferencia en Internet: http://www.ddnet.es/computerworld/

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La simplicidad de la Constitución de Estados Unidos es un buen modelo para servir de guía respecto a la política de información. Su objetivo es el gobierno y control de la complejidad, concentrándose únicamente en establecer los fundamentos, mientras deja todo lo demás para ser resuelto mediante procesos e instituciones adecuados, diseñados para adaptarse de forma continua a las situaciones cambiantes.

Quienes sentaron los fundamentos de los actuales Estados Unidos concibieron un plan maestro para dotar a una nueva nación de unos principios que han permanecido mientras la nación ha evolucionado desde una sociedad agraria a una potencia mundial post-industrial.

Ese mismo modelo puede ayudar a los Directores de Sistemas de Información a moverse a un entorno de información completamente distribuido. En una constitución de la información se sigue el principio de gobierno y asignación de control por niveles. Deberán existir normas y principios formales de conducta en cada nivel de la organización. Una estructura de gobierno y asignación de control de la información deberá consistir como mucho en siete niveles: personal, local, de aplicación, comercial, de proceso, de empresa y global.

El objetivo del gobierno y asignación de control de la información es situar la máxima cantidad de recursos necesarios para una flexibilidad, adaptabilidad e innovación a corto plazo que estén lo más cerca posible del nivel local. Los intereses a largo plazo -especialmente los que requieren una dedicación de recursos importante y sostenida- deberán estar cercanos al nivel de empresa, para permitir un control y asignación de fondos adecuados.

Implementación

Las estructuras a implementar para el gobierno y asignación de control de la información, tales como las arquitecturas para redes de telecomunicaciones, ingeniería de software, integración de sistemas u operaciones de centro de proceso de datos, existen ya en alguna forma en muchas empresas. Sin embargo, lo que no abunda es una consistencia lógica y organizacional en la forma en que todos estos elementos funcionan juntos. Crear una constitución de la información para una organización compleja requiere un importante esfuerzo y una acumulación constante de enmiendas e interpretaciones, lo mismo que sucede en la política.

Cuestiones a plantear

El primer paso en la creación de un gobierno y asignación de control de la información es plantear algunas cuestiones muy básicas sobre qué información se gestiona, cómo y por quién. Los siguientes son algunos ejemplos:

- ¿Quién obtiene qué datos, y quién convierte esos datos en información?

- ¿Quién establece el equilibrio entre los intereses en competencia de quienes determinan la política y de los responsables de la implementación?

- ¿Quién se beneficiará de la libre disponibilidad de información?

- ¿Quién gestionará los compromisos de administración de la información a largo plazo, que son esenciales para obtener la superioridad en la información?

- ¿Quién tomará qué decisiones? ¿Por qué, cómo y cuándo?

He aquí algunas cuestiones más complejas:

- ¿Cómo deberá afrontar mi empresa la enorme expansión en las capacidades de las personas y de las unidades autónomas?

- ¿Cómo funciona esto cuando cada unidad o persona está buscando una solución específica a un problema?

- Si trabajar juntos requiere cooperación y compatibilidad, ¿cómo evitar unos costos de coordinación excesivos?

- ¿Cómo deberá mi empresa estimular iniciativas locales mientras mantiene un equilibrio entre las necesidades de interfuncionalidad y la estandarización?

- ¿Cómo puede compartirse la información cuando los operadores locales prefieren evitar interrupciones por parte del staff corporativo o de los altos niveles de Dirección?

- ¿Cómo deberá estimularse al personal a improvisar soluciones a corto plazo mientras se preservan los beneficios a largo plazo de los extensos conocimientos organizacionales existentes?

- ¿Cómo deberá establecer nuestra empresa la responsabilidad por la implementación de sistemas cuando el control central no resulta práctico?

Las respuestas a estas cuestiones permitirán comprender bajo una nueva perspectiva el gobierno y asignación de control de la información y los rudimentos de una constitución de la información. Naturalmente, la elección requiere cuidado y deliberación. Puesto que la gente deberá comprometerse a vivir bajo estos principios.. Después de todo, sólo las personas pueden hacer que las Tecnologías de la Información sean productivas.

La asignación de control precede a todo lo demás

El gobierno y la asignación de control consiste en ejercer poder y alcanzar el consenso a nivel de empresa. Sin consenso, los Directores de Sistemas de Información no pueden establecer una superioridad de la información, que puede definirse como la capacidad de aumentar el valor económico con mayor rapidez que la competencia.

Por ejemplo, para que la dirección informática pueda alinear las inversiones en Tecnologías de la Información con los planes comerciales, deberá establecer un método universalmente aceptado para resolver las disputas, por ejemplo determinando qué nivel de autonomía deberá tener cada división. Sin resolución de conflictos, las unidades comerciales y las personas persistirán en competir por los fondos, dando por resultado unos proyectos de Tecnologías de la Información inefectivos y redundantes.

De forma similar, los proyectos de mejora de los procesos comerciales no pueden avanzar de manera segura si existen demasiadas cuestiones sin resolver respecto a la autoridad y las prioridades comerciales. Por ejemplo, ¿tiene un determinado jefe de producción autoridad para modificar los planes de producción con el fin de hacer frente a irregularidades locales?

El gobierno y la asignación de control permite a las empresas optimizar la asignación de recursos informáticos. Y, sin este gobierno, no puede existir excelencia operacional. Los recursos se emplearán innecesariamente en procedimientos sin valor añadido, los costos aumentarán, y la productividad sufrirá. Cuanto más sencillo sea el marco o esquema de dicho gobierno, mayor será la probabilidad de que se desarrollen soluciones de sistemas practicables.

Los siete niveles de una organización federada

Todas las empresas y organizaciones tienen niveles diferentes, similares a los niveles federal, estatal y local del gobierno de un estado. Lo mismo que sucede en un gobierno federalista por niveles, una empresa dividida en niveles deberá tener una constitución, leyes, normas, y un sistema judicial, para ofrecer un marco o esquema sobre la forma en que los empleados deberán actuar e interactuar entre sí.

En condiciones máximas, cualquier organización puede ser representada en siete capas o niveles:

- El nivel personal incluye todos los datos que las personas podrían desear mantener privados, a menos que esta privacidad esté en conflicto con las normas y principios de su actividad comercial.

- El nivel local cubre fu