ECM como estrategia empresarial

ECM del inglés Enterprise Content Management o (Gestión de Contenidos Empresariales) engloba un conjunto de tecnologías, herramientas y métodos relacionados con la estructuración de la información (documentación) y digitalización de los procesos organizativos y de negocio de las empresas.

Este tipo de soluciones va más allá de una solución basada en la implementación de software. Es decir, la necesidad actual requiere que estos proyectos deben incluir aspectos de Gestión, Organización, Metodologías, Procesos, Contenido, Colaboración y, lo más importante, la Gestión del Cambio para minimizar las reticencias.

Se trata de un mercado maduro pero que, a la vez, requiere de una evolución continua ante las nuevas necesidades empresariales y los continuos cambios en aspectos legales. En la actualidad, las organizaciones pueden optar por diferentes modelos de servicio como el modelo SaaS, la compartición de servicios y las soluciones de código abierto.

Aparecen nuevos modelos de negocio alejados o no basados en el licenciamiento, sino en base al desarrollo colaborativo, consultoría estratégica y la opción de colaboración con partnership.

En un estudio realizado por Gartner a finales del 2009, se pronosticaba que las soluciones documentales serían una prioridad para los CIOs durante los próximos años. Finalmente ha sido así. A pesar de los recortes en los presupuestos de tecnología, más del 25% de las organizaciones mundiales han abordado algún proyecto en tecnología documental.

Por todo esto, en el entorno empresarial, y en especial para los CIOs de las organizaciones, existe la necesidad de reducir costes organizativos y operacionales, agilizar, mejorar y/o crear procesos de negocio a través de la automatización, digitalización o la integración entre diferentes sistemas corporativos existentes, así como de establecer nuevos canales de colaboración y comunicación tanto para sus empleados como con sus proveedores y clientes. Por otra parte, existe la necesidad de dar respuesta a las nuevas normativas de seguridad y prevención de riesgos (Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal), con la finalidad de obtener un mayor rendimiento empresarial y minimizar el impacto en riesgos.

La generación de ingentes cantidades de información digitalizada -a nivel empresarial- deriva en nuevas metodologías como eDiscovery (Electronic Discovery), encargadas de poner un poco de orden en la jungla de la información (email, documentos ofimáticos, sistemas EDI, PIMs, etc...) con el objetivo de estructurarla y permitir un acceso ágil e inmediato a la misma. En concreto, en caso de requerimientos judiciales, eDiscovery da respuesta a posibles litigios. La implementación de esta metodología es considerada por parte de los CIOs como un sobre coste y no como un beneficio para la organización.

Por ejemplo, en EEUU se está aplicando esta metodología en diferentes ámbitos como en temas de la información médica personal (National Standards to Protect the Privacy of Personal Health Information) o en temas de seguridad laboral (Occupational Safety & Health Administration).

No olvidemos que debemos tener en cuenta la evolución en la que se han visto inmersos los nuevos canales de comunicación (email, blogs, sms, contenido digital, redes sociales, etc...) y, en especial, la relevancia e importancia que han adquirido en tan poco tiempo.

ECM no es sólo una herramienta de software, es una solución para las empresas llena de ventajas y que afecta directamente en la mejora competitiva y seguridad de las mismas.

¿Qué empresa no quiere ser competitiva y segura?

Artículo de Álex Cardona (T-Systems Iberia)



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Fernando Rubio Román, CTO de Microsoft España. TECNOLOGÍA
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