El proveedor de cápsulas farmacéuticas Qualicaps automatiza la gestión de sus documentos críticos

Esker ha sido el proveedor TI elegido por Qualicaps, multinacional fabricante de cápsulas y equipamiento para la industria farmacéutica, para automatizar el proceso de sus documentos de negocio de carácter crítico, como los certificados de análisis, o la documentación de producción.

Dicho proyecto ha sido desarrollado en la sede de Qualicaps Europe en Alcobendas (Madrid) para sus plantas en Europa, a partir de la solución tecnológica de Esker y de su capacidad para gestionar workflows complejos de validación. Comprende dos fases: por un lado, el formateo y la producción de documentos e informes; por otro, la captura de facturas de proveedores mediante tecnología OCR.

En una primera fase, se trataba de automatizar los procesos de generación de dos tipos de documentos: los certificados de análisis, que Qualicaps envía a sus clientes con las certificaciones de las pruebas y las composiciones químicas de sus productos; y los documentos de producción.

Hasta el momento de la automatización, los certificados eran generados desde un sistema AS/400 y procesados a mano para, finalmente, ser transformados en documentos de formato pdf. Presentados en 150 formatos evolutivos, los certificados eran revisados y aprobados por varias personas, siendo además muy complejo el mantenimiento, cada vez que un documento sufría alguna modificación. Por esto, el objetivo del proyecto con Esker en este flujo era simplificar el proceso y automatizarlo, reducir el número de formatos y permitir que tanto la aprobación como el almacenaje de la documentación se realizara de forma electrónica.

En el caso de los documentos de producción, el proceso implicaba la generación e impresión de los documentos asociados al proceso de fabricación. El reto radicaba en ahorrar tiempos, fundamentalmente a la hora de seleccionar el papel correcto para cada formato, teniendo en cuenta que constan de más de 50 formularios y los operarios tenían que organizarlos de forma manual y posteriormente imprimirlos.

Para responder a estas necesidades, la tecnología de Esker permite la conexión directa con el AS/400 y el formateado dinámico de documentos en función de reglas creadas y modificables según las necesidades del negocio. Asimismo, permite la generación de informes para la toma de decisiones, a partir de la tecnología Crystal Reports. Además de agilizar los procesos, hacerlos más eficientes y ahorrar cinco horas diarias del tiempo necesario para generarlos, la solución implementada permite a Qualicaps enriquecer sus informes con gráficos, almacenar electrónicamente los documentos y, en general, mejorar su imagen de cara a los clientes.

En una segunda fase, se trataba de reemplazar la herramienta que Qualicaps utilizaba para validar las facturas de proveedores –unas 9.000 al año-, que normalmente se recibían por correo y fax y tenían que ser refrendadas por uno o varios departamentos, antes de que la dirección financiera dé su aprobación final. Gracias a la tecnología de captura inteligente de datos, Esker DeliveryWare permite capturar los datos de las facturas y presentarlos en dos ventanas, a fin que el usuario visualice simultáneamente los datos del sistema y los de la factura, pudiéndolas validar más rápidamente.

Con esta solución se ha eliminado la posibilidad de extravío de facturas al no circular físicamente por los distintos departamentos de la compañía. Se ha reducido en un 70% el tiempo necesario, siempre según los datos proporcionados por Esker, que transcurre desde que se recibe una factura hasta su aprobación y contabilización, con una mejora de la información sobre el cash-forecast de la compañía y una mejor atención al pago de los proveedores.