Evaluación de las inversiones en Tecnologías de la Información

Antes de invertir una cantidad de dinero considerable en Tecnología de la Información, lo más probable es que se haya llevado a cabo un análisis coste-beneficio. Al realizar la estimación de las variables contenidas en la hoja de cálculo correspondiente, ¿qué variable será la que requerirá más tiempo y esfuerzo? La mayoría de las empresas y organizaciones emplean un tiempo considerable calculando los costes de desarrollo inicial, pero no tanto en calcular los beneficios, la rapidez con que los usuarios comenzarán a utilizar el sistema o la posibilidad de que el proyecto no se termine nunca.Si se calcula el valor económico de la información adicional que se necesita para unas estimaciones de beneficio sobre la inversión o “Return On Investment” (ROI) en TI más exactas, se observa generalmente que las prioridades de evaluación típicas son con frecuencia inadecuadas. En realidad, las variables más valiosas para reducir el grado de imprecisión o incertidumbre en la estimación ROI rara vez aparecen representadas en las hojas de cálculo sobre coste-beneficio de inversiones en TI.Esta paradoja se conoce como la "contradicción en la evaluación de la inversión TI”. Casi todas las variables de un análisis coste-beneficio son imprecisas. Por ejemplo, no se sabe exactamente cuáles serán los costes iniciales, ni qué beneficio se derivará de un aumento en la productividad. Sin embargo, por lo general, en el análisis de inversiones informáticas, cada coste o beneficio aparece como una cifra exacta y precisa. Esto implica que se conoce el valor exacto, lo cual no sucede casi nunca. No obstante, es posible representar esos valores de forma más realista. Así, pueden utilizarse “distribuciones de probabilidad” para mostrar cuánto se conoce en realidad sobre cada cantidad de un análisis coste-beneficio. Calcular el grado de imprecisión es un requisito previo para calcular el valor de la información.Todo el mundo recuerda vagamente de los cursos sobre estadística algunos conceptos como “margen de confianza del 90 por ciento” o “desviación estándar”. Aunque los conocimientos sobre matemáticas hayan perdido fuerza con el tiempo, se trata de conceptos bastante sencillos. Un margen de confianza del 90 por ciento consiste en dos cifras - una superior y una inferior - que representan un ámbito o rango en el que podemos tener una seguridad del 90 por ciento que está contenido el valor correcto. Por ejemplo, en la mayoría de las hojas de cálculo de coste-beneficio TI, los costes de formación de personal para un nuevo sistema se expresarían simplemente mediante una cifra, como por ejemplo 500.000. Sin embargo, es posible que lo único que pueda decirse es que hay una seguridad del 90 por ciento de que los costes de formación estarán entre 300.000 y 700.000. Y, por otra parte, aún habrá una posibilidad del 10 por ciento de que la cifra correcta quede fuera de esos límites. Para determinar el grado de imprecisión pueden utilizarse representaciones estadísticas. Aplicando a este escenario una distribución normal (que aunque no siempre es el ejemplo más realista, es el más claro y directo), podría utilizarse la desviación estándar para expresar la imprecisión. Así, de acuerdo con cálculos estadísticos, en un intervalo de confianza del 90 por ciento hay 3,29 desviaciones estándar. Otra forma de expresar esto es que los costes de formación son una cifra distribuida normal con una media de 500.000 y una desviación estándar de 121.580, es decir, el ámbito entre límites (400.000) dividido por 3,29. Cada cifra imprecisa en el análisis ROI deberá representarse como una distribución, para mostrar su grado de imprecisión. Una vez cuantificada la imprecisión de cada variable, se comenzará a calcular cuánta información adicional es útil para cada variable.El valor de la informaciónLa información tiene valor porque permite adoptar mejores decisiones. El método para calcular el valor de la información existe ya desde hace décadas, y es una derivación de la teoría de los juegos y de la teoría de las decisiones. En términos aproximados, el valor de la información es igual a la probabilidad de estar equivocado multiplicada por el coste de estar equivocado. El coste de estar equivocado -es decir, lo que se pierde si la decisión adoptada no produce el resultado esperado- se conoce como pérdida de oportunidad. Como ejemplo sencillo, puede suponerse que se está considerando invertir un millón en un nuevo sistema que promete una ganancia neta de tres millones en tres años. Multiplicando la pérdida de oportunidad por la probabilidad de una pérdida, se obtiene la pérdida de oportunidad esperada.Incluso en proyectos con costes de desarrollo muy inciertos, no se ha comprobado que esos costes tengan un valor de información significativo para la decisión sobre la inversión. Las variables más importantes -es decir, aquellas con mayor incertidumbre e impacto sobre la decisión- rara vez están representadas en el análisis de coste-beneficio.Variables verdaderamente importantesLa incógnita más importante es si el proyecto será cancelado. Esta es una situación binaria -o tiene lugar o no- y se representa por lo tanto mediante una única probabilidad porcentual (no un ámbito entre límites). Si tiene lugar la cancelación, nunca se obtendrán beneficios, pero se acumularán cuando menos algunos costes de desarrollo.La siguiente variable en importancia es la utilización del sistema, incluyendo la rapidez con que es implementado, y si será utilizado o no por alguien. Lo mismo que sucede con la cancelación, la imprecisión sobre la rapidez con que los usuarios utilizarán el sistema no aparece nunca en la mayoría de los cálculos ROI. Muchos asumen simplemente que se comenzará a obtener beneficios a partir de la implementación, y no prevén un posible aumento de las dificultades.Naturalmente, al adoptar una decisión sobre inversiones en TI hay que calcular los costes de desarrollo. Sin embargo, para adoptar una decisión bien informada, generalmente no es necesario reducir la imprecisión sobre esos costes. A la hora de invertir el dinero, es mucho más importante reducir la incertidumbre sobre la tasa de utilización y la probabilidad de cancelación del nuevo sistema.Superar la Paradoja¿Cuál es entonces la contradicción en la evaluación TI? Es posible que se concentre demasiado la atención en medir o evaluar aquello que resulta más cómodo medir, sin tener en cuenta su importancia. Por otra parte, en el sector informático se acostumbra a prestar especial atención a los costes de desarrollo de aplicación, y hay muchas firmas especializadas en "patrones" o "medidas" de software destinadas a evaluar los costes de desarrollo, excluyendo otras variables más importantes. Otro motivo de la paradoja podría ser más sencillo, y es que simplemente hay muchas personas que no saben que hay una fórmula para calcular el valor económico de la información.La contradicción en la medición de las inversiones informáticas debe contrarrestarse midiendo el valor de la información. En primer lugar, hay que aprender cómo crear modelos de imprecisiones en los cálculos ROI. Deberá comenzarse a hacer esto lo antes posible, especialmente para las inversiones más grandes, y es posible que la empresa disponga ya de personas con la formación estadística necesaria para ello.En según lugar, respecto a la decisión sobre la inversión, no es necesario esforzarse en contratar servicios de medición de software para reducir la imprecisión inicial sobre los costes. Por ejemplo, aunque un rango de entre 200 y 400 millones para una inversión en TI puede parecer de una gran imprecisión, ésta es probablemente menor que algunos de los beneficios. Aunque es posible que haya que contar más adelante puntos para gestionar la productividad de los programadores, deben emplearse primero el dinero y los esfuerzos necesarios para reducir otras imprecisiones. Y asegurarse también de tomar en consideración los costes de mantenimiento del sistema.En tercer lugar, hay qu