Fondos documentales antiguos: una especie en peligro de extinción
La Fundación Sancho el Sabio digitaliza los originales para su conservación
Desde su creación en los años cincuenta, la actual Fundación Sancho el Sabio ha estado marcada por un denominador común: su fuerte carácter cultural y su apoyo al estudio de la cultura vasca. Esta orientación, se ha materializado en una biblioteca especializada que recoge toda la documentación que se ha podido encontrar sobre Euskadi, Navarra y los territorios limítrofes, ya que los préstamos culturales han sido constantes a lo largo de los siglos. La biblioteca de la entidad, su más preciado tesoro, ordena en sus estantes uno de los fondos documentales vascos más completo que abarca desde manuscritos del siglo XIV hasta materiales del siglo XX.
Esta institución, referencia obligada para cualquier investigador que se adentre en la tradición y cultura vasca, tiene como principal objetivo preservar, conservar y difundir toda la documentación acumulada durante más de cuatro décadas, explica Carmen Gómez, directora de la biblioteca de la Fundación Sancho el Sabio. En este sentido, en el año 1992 los responsables de la Fundación decidieron poner en marcha un proyecto para aplicar las nuevas tecnologías al ámbito documental, en aras de la conservación del material bibliográfico, ya que la difusión de obras antiguas (en muchos casos manuscritos únicos) se hacía muy difícil sin poner en peligro el original. La piedra angular de esta metodología es, sin duda, la digitalización de documentos que tiene la doble virtud de permitir, por un lado, evitar la manipulación de originales antiguos de gran valor y, por el otro, facilitar su consulta y difusión, ya que los documentos en soporte óptico son mucho más accesibles para los usuarios y además, este formato permite la posterior impresión.
El Archivo de Indias, punto de inflexión
En este camino, la biblioteca de la Fundación Sancho el Sabio partía con la premisa de una experiencia similar: la llevada a cabo por el Archivo de Indias sevillano. Un proyecto realizado con la colaboración de Informática El Corte Ingés, que “ha marcado un antes y un después en la aplicación de las nuevas tecnologías al tratamiento de fondos documentales históricos”, afirman los responsables del mismo.
El caso que nos ocupa, aunque muy similar al del Archivo de Indias, contaba con una diferencia fundamental: en lugar de la digitalización de archivos se trataba de la digitalización de documentos bibliográficos; “el mundo de las bibliotecas es muy distinto al de los archivos”, asegura Carmen Gómez; “por lo tanto, tuvimos que adaptar el programa de archivo de imágenes que se había utilizado en Sevilla a los fondos bibliotecarios, convirtiéndonos en la primera biblioteca que puso en marcha un proyecto digital”.
Según explica la directora jefe de la citada biblioteca, la entidad cuenta en este momento con cuatro tipos de bases documentales que remiten automáticamente a las bases de datos digitales, “esto es muy novedoso porque al realizar una búsqueda documental, se pasa directamente a la imagen sin que el usuario se de cuenta”.
En el área de la digitalización bibliográfica, estamos trabajando con el programa ArchiDOC, una herramienta desarrollada por Informática El Corte Inglés, que es básicamente la utilizada en el Archivo de Indias pero, como ya se ha dicho, adaptada a las necesidades diferenciales del mundo bibliotecario; en cuanto a la gestión archivística -que también realizamos en el centro-se utiliza ArchiGES, también de Informática El Corte Inglés”.
La primera fase del proyecto para trasladar a soporte óptico los fondos de la Fundación, consistió en la digitalización del patrimonio bibliográfico o la monografía antigua es decir, libros, ya sean impresos o manuscritos. En este momento, este fondo cuenta ya con alrededor de 800.000 imágenes que corresponden a unas 2.700 obras impresas, que abarcan títulos comprendidos entre el siglo XVI y principios de este siglo, hasta 1918 más o menos.
Monografías antiguas
Los primeros en ser digitalizados fueron los fondos documentales antiguos puesto que son los más susceptibles al deterioro. La manipulación humana es el principal enemigo de estos materiales, por ello, “en el momento en que se pasan a formato óptico ya sólo se consultan a través del ordenador evitando todo tipo de daño”. Otra de las ventajas de la digitalización, es la mayor accesibilidad y difusión de estas obras, que por su incalculable valor – ya sea porque existan pocos ejemplares o porque sean únicos en el caso de los manuscritos- la posibilidad de consultarlas es muy complicada para muchos usuarios, ya que no pueden ser trasladadas fuera de la biblioteca y el acceso está muy limitado y controlado.
El proceso de captura de imagen se realiza a través de escáner o cámara digital, cuando el tratamiento del original así lo requiere, y se hace tanto en código binario (blanco y negro) como en niveles de grises; con una resolución de 16 niveles de grises y de 100 a 125 DPI (puntos por pulgada) cuando se trata de un documento impreso y entre 125 y 200 DPI cuando se trata de un manuscrito. Las imágenes se almacenan en dos CD-Rom, uno de los cuales se guarda como copia de seguridad.
El acceso por parte del usuario es sencillo, afirma la directora de la biblioteca, esta base de datos de imágenes, al igual que las otras, está unida a las bases de datos documentales. Es decir, cuando un usuario realiza una búsqueda documental, en el mismo momento en que localiza la obra que le interesa, aparece una ficha de la misma en la que se indica si está digitalizada. o no. Si lo está, con solo con pinchar con el ratón, la aplicación salta automáticamente a otra aplicación a través de la cual se accede a la imagen puesto que se trata de dos aplicaciones distintas que se intercomunican a través de la signatura topográfica simulando ser una sola.
Restauración informática
Otra de las posibilidades que ofrece este sistema, es la de manipulación de la imagen. Muchas veces el manuscrito no se puede leer con facilidad, la tinta puede estar borrada o desvaída, puede haber manchas, etc., en estos casos el programa ArchiDOC permite hacer una serie de modificaciones en la imagen con las cuales mejora increíblemente la visión de la misma, “se puede restaurar el documento a través del ordenador para facilitar el acceso y la lectura al mismo”, afirma Carmen Gómez. Entre estas modificaciones que permite el programa, figuran, entre otras: quitar tintas transparentadas, engordar la imagen, ponerla en negativo, en relieve -que es muy útil por ejemplo para sellos en placa-, etc. Finalmente, no hay que olvidar que todos los documentos digitalizados se pueden imprimir de ambas formas, tal y como lo está mostrando la pantalla o tal y como se muestra el original.
Prensa, revistas y archivos familiares
La segunda base de datos con la que cuenta la Fundación, continúa Gómez, es la de Prensa Actual, “este proyecto se está llevando a cabo a través de un consorcio con otras 10 instituciones bibliotecarias del País Vasco, entre las que figuran la Biblioteca Central del Gobierno Vasco, la de la Diputación de Guipúzcoa, la Universidad del País Vasco y también la Universidad de Nevada en Estados Unidos”. Se está trabajando con once diarios de El País Vasco y Navarra y ya hay digitalizadas
Esta institución, referencia obligada para cualquier investigador que se adentre en la tradición y cultura vasca, tiene como principal objetivo preservar, conservar y difundir toda la documentación acumulada durante más de cuatro décadas, explica Carmen Gómez, directora de la biblioteca de la Fundación Sancho el Sabio. En este sentido, en el año 1992 los responsables de la Fundación decidieron poner en marcha un proyecto para aplicar las nuevas tecnologías al ámbito documental, en aras de la conservación del material bibliográfico, ya que la difusión de obras antiguas (en muchos casos manuscritos únicos) se hacía muy difícil sin poner en peligro el original. La piedra angular de esta metodología es, sin duda, la digitalización de documentos que tiene la doble virtud de permitir, por un lado, evitar la manipulación de originales antiguos de gran valor y, por el otro, facilitar su consulta y difusión, ya que los documentos en soporte óptico son mucho más accesibles para los usuarios y además, este formato permite la posterior impresión.
El Archivo de Indias, punto de inflexión
En este camino, la biblioteca de la Fundación Sancho el Sabio partía con la premisa de una experiencia similar: la llevada a cabo por el Archivo de Indias sevillano. Un proyecto realizado con la colaboración de Informática El Corte Ingés, que “ha marcado un antes y un después en la aplicación de las nuevas tecnologías al tratamiento de fondos documentales históricos”, afirman los responsables del mismo.
El caso que nos ocupa, aunque muy similar al del Archivo de Indias, contaba con una diferencia fundamental: en lugar de la digitalización de archivos se trataba de la digitalización de documentos bibliográficos; “el mundo de las bibliotecas es muy distinto al de los archivos”, asegura Carmen Gómez; “por lo tanto, tuvimos que adaptar el programa de archivo de imágenes que se había utilizado en Sevilla a los fondos bibliotecarios, convirtiéndonos en la primera biblioteca que puso en marcha un proyecto digital”.
Según explica la directora jefe de la citada biblioteca, la entidad cuenta en este momento con cuatro tipos de bases documentales que remiten automáticamente a las bases de datos digitales, “esto es muy novedoso porque al realizar una búsqueda documental, se pasa directamente a la imagen sin que el usuario se de cuenta”.
En el área de la digitalización bibliográfica, estamos trabajando con el programa ArchiDOC, una herramienta desarrollada por Informática El Corte Inglés, que es básicamente la utilizada en el Archivo de Indias pero, como ya se ha dicho, adaptada a las necesidades diferenciales del mundo bibliotecario; en cuanto a la gestión archivística -que también realizamos en el centro-se utiliza ArchiGES, también de Informática El Corte Inglés”.
La primera fase del proyecto para trasladar a soporte óptico los fondos de la Fundación, consistió en la digitalización del patrimonio bibliográfico o la monografía antigua es decir, libros, ya sean impresos o manuscritos. En este momento, este fondo cuenta ya con alrededor de 800.000 imágenes que corresponden a unas 2.700 obras impresas, que abarcan títulos comprendidos entre el siglo XVI y principios de este siglo, hasta 1918 más o menos.
Monografías antiguas
Los primeros en ser digitalizados fueron los fondos documentales antiguos puesto que son los más susceptibles al deterioro. La manipulación humana es el principal enemigo de estos materiales, por ello, “en el momento en que se pasan a formato óptico ya sólo se consultan a través del ordenador evitando todo tipo de daño”. Otra de las ventajas de la digitalización, es la mayor accesibilidad y difusión de estas obras, que por su incalculable valor – ya sea porque existan pocos ejemplares o porque sean únicos en el caso de los manuscritos- la posibilidad de consultarlas es muy complicada para muchos usuarios, ya que no pueden ser trasladadas fuera de la biblioteca y el acceso está muy limitado y controlado.
El proceso de captura de imagen se realiza a través de escáner o cámara digital, cuando el tratamiento del original así lo requiere, y se hace tanto en código binario (blanco y negro) como en niveles de grises; con una resolución de 16 niveles de grises y de 100 a 125 DPI (puntos por pulgada) cuando se trata de un documento impreso y entre 125 y 200 DPI cuando se trata de un manuscrito. Las imágenes se almacenan en dos CD-Rom, uno de los cuales se guarda como copia de seguridad.
El acceso por parte del usuario es sencillo, afirma la directora de la biblioteca, esta base de datos de imágenes, al igual que las otras, está unida a las bases de datos documentales. Es decir, cuando un usuario realiza una búsqueda documental, en el mismo momento en que localiza la obra que le interesa, aparece una ficha de la misma en la que se indica si está digitalizada. o no. Si lo está, con solo con pinchar con el ratón, la aplicación salta automáticamente a otra aplicación a través de la cual se accede a la imagen puesto que se trata de dos aplicaciones distintas que se intercomunican a través de la signatura topográfica simulando ser una sola.
Restauración informática
Otra de las posibilidades que ofrece este sistema, es la de manipulación de la imagen. Muchas veces el manuscrito no se puede leer con facilidad, la tinta puede estar borrada o desvaída, puede haber manchas, etc., en estos casos el programa ArchiDOC permite hacer una serie de modificaciones en la imagen con las cuales mejora increíblemente la visión de la misma, “se puede restaurar el documento a través del ordenador para facilitar el acceso y la lectura al mismo”, afirma Carmen Gómez. Entre estas modificaciones que permite el programa, figuran, entre otras: quitar tintas transparentadas, engordar la imagen, ponerla en negativo, en relieve -que es muy útil por ejemplo para sellos en placa-, etc. Finalmente, no hay que olvidar que todos los documentos digitalizados se pueden imprimir de ambas formas, tal y como lo está mostrando la pantalla o tal y como se muestra el original.
Prensa, revistas y archivos familiares
La segunda base de datos con la que cuenta la Fundación, continúa Gómez, es la de Prensa Actual, “este proyecto se está llevando a cabo a través de un consorcio con otras 10 instituciones bibliotecarias del País Vasco, entre las que figuran la Biblioteca Central del Gobierno Vasco, la de la Diputación de Guipúzcoa, la Universidad del País Vasco y también la Universidad de Nevada en Estados Unidos”. Se está trabajando con once diarios de El País Vasco y Navarra y ya hay digitalizadas
