Tendencias | Noticias | 29 ENE 2016

Por qué el papel sigue siendo el rey de las empresas

El papel ¿está desapareciendo? Pese a que se suele creer que la digitalización está acabando con el papel, esta idea es totalmente contraria a la realidad.
HP impresoras laser
Patricia Bachmaier

Si crees que el papel está desapareciendo de nuestra vidas estás muy equivocado. Pese a todas las campañas en las empresas y toda la información disponible en formato digital, el uso del papel no está descendiendo en las empresas.

Mientras que en algunas oficinas específicas los empleados prefieren mantenerse trabajando sobre sus dispositivos digitales, la mayoría de las empresas mantienen sus rutinas diarias de impresión, escáner y fax según demuestra el estudio Wakefield e Infotrends.

Este estudio demuestra que el 73% de los directivos y personas claves en las pequeñas compañías imprimen al menos cuatro veces al día, mientras que Infotrends ha descubierto que el proceso de trabajo en muchos departamentos sigue envolviendo notas impresas en sus tareas diarias (en especial el departamento de Recursos Humanos, el Legal y el de Contabilidad). Según la media, las empresas pueden llegar a gastar 27.000 dólares en Estados Unidos en gestión de documentos y mantenimiento de 5.000 páginas al mes.

 

Las tendencias de los trabajadores

Las empresas están recolocando los dispositivos de impresión distribuidos por la oficina, de manera que sean más accesibles a todos los empleados. “Lo que nos estamos encontrando es que las fotocopiadoras y las impresoras se usan menos si no están cerca de los puestos de trabajo de los empleados, por lo que se tiende a ver grupos más pequeños de trabajadores compartiendo dispositivos más pequeños (como impresoras o fax) en un espacio más cercano a sus escritorios”, explica el portavoz de Brother International, Jedd Sandler.

Randy Dazo, director del grupo InfoTrends, señala que el papel todavía juega un papel importante en el proceso de trabajo; Dazo argumenta que hay dos tipos de categorías de proceso por el cual se utiliza: la primera categoría se da cuando los empleados imprimen y escanean documentos para actividades desestructuradas ad-hoc para algo específico del momento (una reunión, un email, etc.).

La segunda categoría es el proceso transaccional, implicado en departamentos legales, de contabilidad o de recursos humanos, dónde el nivel de papeleo burocrático es mayor; estas partes de la empresa implican un trabajo diario y continuo con papeles.

¿Volviéndonos completamente digital? No tan rápido…
Otra tendencia interesante que se ha observado es que la impresión y el escaneo, en contra de lo predicho, aumentó con la digitalización de las empresas. Ken Weilerstein, vice presidente de Gartner, explica que los niveles de impresión se elevaron debido a la gran cantidad de documentos que había accesibles online. 

A día de hoy, Weilerstein declara que los empleados imprimen una media de 400 páginas al mes. Muchas compañías pensaron, al llegar a la digitalización completa de sus datos, que se volverían una empresa “paper-less”, pero no ha sido posible eliminarlo del todo.
“El papel es algo fácil de transportar, familiar y universal; es fácil de compartir y de anotar”, mantiene Weilerstein. “Es más fácil leer documentos en papel que en pantalla, además de que crean más confianza que en digital; los contratos firmados en papel suelen aparecer como más válidos que los digitales”.

Keith Metz, vicepresidente del programa de solución de documentos e impresión de IDC, explica que la mayoría de las compañías han impulsado una idea ‘light’ de lo que es una oficina sin papel, por la cual los procesos internos son sin papel pero los externos envuelven siempre su uso.

Otra tendencia que señala Sandler atañe a los dispositivos móviles, ya que con la llegada de tablets y smartphones a las empresas, los empleados imprimen más que antes: “Se necesita urgentemente un sistema para mover más fácilmente los documentos en móviles”. “En la empresa escanean el documento y lo convierten en PDF para usarlo en el iPad, por ejemplo”.

El fax sigue vivo

A pesar de que la tendencia es usar la impresora y el escáner, el fax todavía forma parte importante del proceso de trabajo; eso sí, está desapareciendo: “la causa no es otra que es el modo en que las pequeñas empresas se comunican con las grandes compañías; además, tampoco tienen el valor de negar a los clientes su uso, no creen que el esfuerzo merezca la pena”, continúa Weilerstein.

El año pasado, Metz, de IDC, realizó una encuesta sobre como las compañías utilizaban el fax: Por encima de todo, el resultado fue llano. Por ello, Sandler cree que es importante hacer una revisión anual de los diferentes procesos de la compañía, para poder gestionarlos de la mejor manera posible y ver si están aumentando o decreciendo en el uso del papel.

Otras tendencias

Weilerstein ve otras tendencias en las empresas relacionadas con la impresión, escaneado y copia: ha habido un impulso por hacerse completamente digital cuando se trata de firmas digitales, con la gran excepción del departamento Legal y de Recursos Humanos.
Además, la impresión a color está al alza. Las compañías imprimen ahora un 20% más en color que en blanco y negro, probablemente por el descenso en el precio de la tinta a color.
Imprimir documentos legales también se ha vuelto uno de los hits en seguridad. Existe la moda en las impresoras de empresa de exigir autentificación y registro a la hora de imprimir ciertos documentos para poder asegurarse de que son empleados por las personas adecuadas.

Ya sea que las impresiones aumentan o que se busque descentralizar los dispositivos, los expertos coinciden en que lo importante es comparar estas tendencias de la industria a las necesidades de los empleados para alcanzar una mayor productividad.

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