Análisis de los entornos de trabajo en grupo

Prácticamente todo el mundo ha oido hablar de Notes, el software para grupos de trabajo que promete convertir a los PCs en red en las empresas en algo realmente útil. Posiblemente, la aplicación más frecuentemente utilizada y más útil de Notes es la discussion database, algo así como base de datos de discusión, un medio digital común para realizar conferencias electrónicas y registrar información.

Sin embargo, el sector de bases de datos de discusión es un mercado nuevo, y los usuarios están encontrando obstáculos que no tenían previstos y que los vendedores nunca habían mencionado. Algunos problemas son técnicos: servidores inestables, conexiones de red perdidas e importantes requerimientos de soporte técnico, por mencionar sólo algunos. Otros problemas son de tipo humano: participación irregular, contenido redundante y desorganizado y, en algunos casos, resistencia por parte del usuario.

Las funciones y características son diferentes en los diversos paquetes, pero entre ellas está la capacidad para registrar mensajes, documentos y otros ficheros en una base de datos común. Los usuarios pueden examinar resúmenes de la información, buscar información o dividirla en diferentes formas. Los administradores pueden controlar quién ve las bases de datos y quién contribuye a ellas. Las compañías pueden mantener funcionando a la velocidad adecuada sus oficinas sincronizando la información en los servidores de la sede central y en los servidores remotos. Entre otras funciones habituales, está el correo electrónico y las herramientas de adaptación.

Sin embargo, el shock para muchos usuarios es la enorme cantidad de soporte que requieren este tipo de soluciones. Si las bases de datos se utilizan mucho, mantener en funcionnamiento las conexiones de los servidores y de la red consume una cantidad muy importante de tiempo, a causa de muchos motivos varios y en cierto modo extraños.

Comenzar lentamente

Los directores de informática pueden contar con nuevos problemas una vez que la aplicación entra en fase de producción. Superar los problemas técnicos requiere con frecuencia emplear el tiempo suficiente para ello.

Los usuarios suelen comprobar también que las bases de datos para grupos de trabajo pueden resultar difíciles de manejar. La misma característica que las hace útiles -su capacidad para gestionar una participación en masa- significa que pueden crecer fuera de control una vez que los usuarios se adaptan al nuevo medio.

Eso es lo que descubrió Andersen Consulting, que tiene en funcionamiento una de las primeras y más importantes instalaciones Notes, poco después de que este producto alcanzase su punto de masa crítica en la firma. La consultora emplea ahora directores de conocimientos, que revisan y clasifican toda la información que se añade a las bases de datos comunes. Estos directores de conocimientos eliminan también el material redundante y anticuado. Se requiere la mitad del tiempo de una persona para gestionar una base de datos que reciba entre 20 y 30 consultas al día.

Participación

Algunas empresas comprueban que su principal desafío no es crear bases de discusión, sino conseguir que la gente participe. La inercia afecta a los empleados que no desean apartarse de las rutinas establecidas para familiarizarse con un nuevo conjunto de software. Una posible explicación de esta resistencia al cambio es que, a diferencia de las reuniones en vivo o las llamadas telefónicas, las conferencias electrónicas "no perdonan". Por ejemplo, "se puede contradecir lo que se dice cara a cara, pero nunca se puede contradecir aquello que el sistema recuerda que se ha dicho o ha hecho.

Si las personas que tienen que colaborar no lo hacen, las bases de datos de discusión pierden gran parte de su valor. En consecuencia, conseguir que las personas reacias participen deberá ser una de las prioridades.

Inercia

De forma recíproca, si la gente se acostumbra a una determinada marca de base de datos de discusión, conseguir que cambien puede ser una tarea difícil, y a veces imposible. Aunque esto es cierto para cualquier tipo de software, lo es más para el software que requiere una participación en masa. Las implicaciones de quedar atrapado en un paquete específico son importantes, en un mercado joven y sin estándares. La compatibilidad entre programas es rara y los nuevos productos pueden superar a los anteriores, lo cual hace que resulte atractivo cambiar de marca.

Algunos productos

Producto Desarrollador

Notes Lotus Development

OpenMind Attachmate

Collabra Share Collabra

Conference+ The Mesa Group

Channels Team Software

TeamTalk Trax Softworks

FirstClass SoftArc

Oracle Documents Oracle

TeamOffice ICL

IBM WorkGroup IBM

TeamLinks Office Digital

Exchange Microsoft

Sugerencias de los profesionales

- Asegúrese de que la cultura de la empresa soporta el uso compartido de la información. Por ejemplo, si las bonificaciones y compensaciones a los empleados de una compañía están basados en el rendimiento individual más que en el trabajo en equipo, probablemente encontrará resistencia a las bases de datos de discusión.

- Distribuya por categorías la información sobre la base de datos de discusión, para que los usuarios no se pierdan. Las empresas pueden crear documentos de aparición inmediata en pantalla que dirijan la entrada de datos por los usuarios, o asignar directores de contenido de base de datos.

- Emplee bastante tiempo en primera línea antes de poner en marcha una base de datos de discusión. En las demostraciones de los vendedores no se tienen en cuenta sus necesidades complejas, por lo que deberá probar varios paquetes y hablar con otros usuarios antes de desplegar una aplicación.

- Dedique personas a comprobar el éxito de la base de datos de discusión. El soporte inicial requiere más esfuerzos de lo que piensan la mayoría de los usuarios, así que no añada tareas de administración a la carga de trabajo de una persona ocupada.

- Elija una aplicación clave que ofrezca un amplio atractivo, y utilícela para atraer usuarios a la base de datos de discusión.

Cosa de tres

Microsoft, IBM (a través de Lotus) y Novell están formando el trio que definirá cómo serán los desktops de colaboración futuros. Cada una de las ofertas groupware -Novell Groupwise, Microsoft Exchange e IBM Workgroup- están destinadas a ofrecer algo más que simplemente herramientas para colaboración. Y, además, el enfoque de cada producto tiene una ventaja específica.

Las siguientes son algunas indicaciones de cómo variará el mundo desktop por la influencia de las soluciones groupware:

Los entornos "groupware" absorberán al desktop

Los entornos groupware, como Notes, están trabajando en funciones y características que permitirán a los usuarios observar tanto el proceso como la información. Paradójicamente, Notes era principalmente una metáfora de interface. Si se lleva más lejos el concepto, es posible prever un sistema operativo enteramente nuevo y basado en el paradigma groupware. Estos serán entornos que representen grandes almacenes de conocimientos sobre la forma en que se gestionan las empresas y cómo las personas y la información añaden valor a un proceso comercial. Puede predecirse que la actividad groupware se convertirá en un entorno inteligente que gestione trabajo.

Las aplicaciones desaparecerán

Los entornos inteligentes serán sustituidos por un enfoque tipo panel de anuncios que utilice métodos tales como los "applets" de Novell. Estas son piezas de aplicaciones que se ofrecen como obje