Cómo mejorar las capacidades de búsqueda empresarial

Google y el resto de motores de búsqueda de Internet casi nunca fallan a la hora de entregar resultados relevantes prácticamente al instante. Eso crea un problema para los CIO cuando se quieren satisfacer las expectativas de los empleados en torno a las capacidades de búsqueda que utilizan en el trabajo.

Que el motor de búsqueda empleado en las tareas corporativas iguale en rendimiento y capacidades a lo que estamos acostumbrados a usar en nuestra vida cotidiana (Google, Bing…) es un desafío apasionante pero muy complicado de satisfacer. Elegir que tipo de sistema de búsquedas empresariales se va a utilizar debe hacerse con una evaluación previa de los requisitos y una prueba de concepto que ejemplifique el rendimiento de la herramienta a implantar.

Los analistas recomiendan en ese sentido emplear un motor de búsqueda que integre los resultados de múltiples repositorios. Esta tecnología, conocida como "búsqueda federada", permite crear informes con un valor mucho mayor de información ya que varios informes por separado a partir de distintos repositorios simplemente no logran el mismo impacto.

La búsqueda empresarial es una necesidad imperiosa de las empresas y una tendencia en auge. De hecho, una encuesta de Forrester, realizada en el último trimestre de 2010, señaló que un 47 por ciento están implementando o planeando implementar algún tipo de software de acceso a la información, tales como herramientas de búsqueda empresarial.

¿Es necesario?

Antes de emprender un proyecto de búsqueda empresarial, primero hay que determinar si un producto es ni tan siquiera necesario. Algunos directores de TI consideran que las herramientas de búsqueda de escritorio y las capacidades inherentes en los repositorios de información de la organización, tales como el correo electrónico y los sistemas de gestión de contenidos (CMS), son suficientes.

Conozca a los jugadores

Existen productos y proveedores muy diferenciados en el mercado de la búsqueda empresarial. Desde proveedores especializados de búsqueda en industrias específicas como Attivio, Coveo, Endeca, Exalead, Sinequa o Vivisimo, hasta vendedores de búsqueda integrada (Autonomy, Microsoft…), pasando por proveedores de búsqueda independientes de la plataforma como Google, ISYS o Fabasoft.

Realizar una prueba de concepto

Una vez que se haya decidido el producto correcto, es el momento para llevar a cabo una prueba de concepto (PoC). El objetivo es determinar si el motor de búsqueda no sólo cumple lo que el vendedor ha prometido, sino también si le permite hacer lo que usted necesita hacer, en la forma en que usted necesita que se haga, y lo realiza correctamente en su entorno técnico.

En ese sentido se debe incluir una mezcla representativa de tipos de documentos, tamaños y perfiles de seguridad para el motor de búsqueda para indexar. Después de que los repositorios de datos se han rastreado e indexado, hay que configurar la interfaz de usuario y los módulos de seguridad. Es esencial para confirmar que el motor de búsqueda respeta las paredes de permisos que se han erigido en torno a la información confidencial.

Lista de “palabras sucias”

Aspecto clave. El tratamiento de documentos sensibles, tales como memorandos confidenciales y evaluaciones de desempeño, es a menudo uno de los desafíos más difíciles que enfrentará en el camino hacia la implementación de un motor de búsqueda empresarial.

Las empresas a veces descubren contenido confidencial presentado en una zona de acceso público del sistema de gestión de documentos. El contenido se había protegido con éxito porque las herramientas de búsqueda anteriores no eran lo suficientemente fuertes como para la superficie. Pero con una herramienta de gran alcance, como la búsqueda federada, se puede ayudar a los usuarios encontrar más información de la que la empresa pudiera desear.