EDI: ¿Qué es y para qué sirve?

Aunque los beneficios que puede reportar el incorporar un sistema EDI dentro de una estructura empresarial son claros, además de que potencia su rendimiento, también se pueden detectar fallos o más bien factores que dificultan la implantación masiva del EDI.

El EDI es un intercambio de información de ordenador a ordenador. Es una herramienta capaz de ayudar a la gestión empresarial con importantes y evidentes beneficios.

La idea del EDI surge ante la necesidad de transferir documentos entre ordenadores, eliminando así el uso de papel o en general de medios de almacenamiento intermedios. El EDI, combinando las posibilidades de la informática y las telecomunicaciones, constituye un sustitutivo natural del documento en soportes clásicos, en cuanto a su función de portador de datos en ámbitos multisectoriales, y a las actividades y servicios con él relacionados. EDI es el acrónimo inglés para el intercambio electrónico de datos. Simboliza la transmisión de información típicamente documentos, entre puntos externos utilizando medios de comunicación electrónicos. Los elementos que intervienen en intercambios de esta naturaleza pueden enumerarse según el siguiente esquema:

Actores.- Son interlocutores (empresas, compañías, etc.) que acuerdan intercambiar información.

Aplicaciones.-Se incluyen en este elemento los tratamientos que se realizan a los datos antes de enviarlos o después de recibirlos por medios electrónicos.

Formatos.-Conjunto de reglas sintácticas y semánticas acordadas para el intercambio de datos entre los distintos actores.

Soporte de comunicaciones.-En este elemento se incluyen aspectos de naturaleza que si bien pudiera parecer dispar, esta relacionada con el concepto comunicación. Los aspectos más relevantes son los siguientes:

Tipo de diálogo de comunicaciones utilizado, Valores añadidos, soporte de máquina y redes de telecomunicación.

La fases básicas que componen un ciclo EDI son las siguientes en orden cronológico:

-Una aplicación corporativa in house genera datos en formato plano o extendido.

-Los datos en formato plano o extendido son traducidos a formato estándar de intercambio.

-Los datos son enviados electrónicamente a un extremo receptor remoto.

Beneficios del EDI

Los beneficios introducidos por la utilización de EDI son evidentes en cuanto a que permiten mejorar sustancialmente la gestión de las empresas que lo utilizan. Estos beneficios se concretan en:

-Disminución de errores derivados de los sucesivos cambios de soporte de los documentos.

-Ahorro en recursos y tiempo necesario para la gestión y entrega de documentos.

-simplificación de la operativa de la empresa.

-Mejora de la competitividad al acortar tiempos de servicio.

-Adquisición de una posición ventajosa en el mercado al facilitar relaciones con otras empresas.

-Aumento de la rentabilidad derivada del intercambio de documentos financieros.

Problemática en la implantación de EDI

En la actualidad se detectan algunos factores que dificultan la implantación masiva del EDI en los distintos actores, entre los que se destaca.

-Dificultad en la especificación e implantación de estándares a nivel internacional.

-Variedad de soluciones EDI y carencia de criterios claros para elegir una u otra en función de las necesidades concretas.