El efecto 2000, "Estudio Post-Mortem"
La reacción más frecuente de las personas ante la idea de realizar una “autopsia” o “análisis post-mortem” de la transición al año 2000 suele ser de asombro o incredulidad. Al concluirse finalmente los trabajos sobre el cambio de milenio, lo último que desea la mayoría de la gente es comenzar a estudiar las interioridades del proyecto del año 2000 de nuevo, sin embargo, hacerlo puede ser muy interesante ya que los trabajos sobre el Y2K han servido de campo de ensayo para futuras disciplinas y esto es lo que este estudio pretende analizar.
Con muchos los responsables de TI que sostienen que después del cambio de fecha, la presión a la que se verán sometidos como resultado de la actividad no les va a permitir dedicarse a la retrospección. Hay otra corriente de opinión que se asienta sobre la creencia de que quienes prosigan con su actividad sin mirar atrás podrían perder una oportunidad de oro, porque el problema del año 2000 fue algo más que un simple proyecto que consumió importantes cantidades de dinero. También fue un terreno de pruebas para nuevos procesos y disciplinas que pueden tener un enorme valor - si son descubiertos, institucionalizados y puestos en práctica y, esto es lo que un estudio post-mortem sobre el proyecto del año 2000 puede facilitar ya que, este tipo de análisis puede transformar determinados puntos débiles en puntos fuertes. Esto es debido a que aunque en muchos casos la a adaptación de los sistemas al año 2000 haya resultado más difícil de lo que debería haber sido, en el caso de muchas compañías que han analizado posteriormente la codificación del sistema en profundidad se ha llegado a un nivel de conocimiento mucho mejor. De esta forma, en el estudio post-mortem se documentará lo que se aprende sobre los distintos sistemas durante su adaptación al año 2000 así como la posibilidad de institucionalizar mejores procedimientos de contratación, garantizando que en el futuro las empresas bajo contrato compartirán sus conocimientos del sistema con el personal de la empresa contratante.
Es por esto que varios de los directivos consultados han manifestado que encuentran en los proyectos para el 2000 grandes oportunidades para las organizaciones, siempre y cuando las compañías demanden al personal de información obtener algún tipo de valor adicional de todo lo relativo al año 2000. Las personas que han estado en el equipo responsable de la transición al año 2000 poseen unos conocimientos extraordinariamente valiosos que pueden ser utilizados como ayuda frente a los desafíos a los que se enfrentan las empresas después de la transición al nuevo milenio. Estas personas conocen muy bien cómo está configurada la compañía para actuar en la Era de la Información por lo que si aplican esos conocimientos, podrán obtener un valor adicional del dinero invertido. Por el contrario de no hacerse así, los datos sobre la transición al año 2000 perderán actualidad rápidamente.
Otra concepción, es la que sigue el esquema de tratar de obtener beneficios durante todo el proyecto del año 2000. Esto es lo que han hecho un gran número de compañías que han utilizado todas las reuniones realizadas durante la transición al año 2000 como una oportunidad de obtener beneficios colaterales del proyecto, de forma que algunos de ellos, ya han sido incorporados, como por ejemplo, una mejor gestión inter-funcional en los proyectos de planificación estratégica de tres y cinco años.
Existen casos de compañías, que han iniciado el trabajo preparatorio sobre el estudio post-mortem incluso antes de concluir el trabajo del proyecto 2000, y han documentado ya algunos procesos mejorados que pueden beneficiar prácticamente a todas las áreas de las mismas. Según los resultados de estos informes, se podrían beneficiar en cuanto a control de inventarios, tests, gestión optimizada, retención de documentación, responsabilidades, planificación de eventos, gestión de riesgos, trabajo en equipo, selección de herramientas, aspectos legales, relaciones con entidades externas, retrasos en las fechas cuando no es posible aplazar la fecha final, programas para retención de personas importantes, realización de tests a través de intermediarios, planificación de contingencias, planificación de medios e instalaciones, sistemas integrados, aplicaciones que están siendo retiradas, utilización de la Internet en proyectos, etc. Y éstas serían solamente algunas de las áreas de aplicación posibles. Por lo tanto, quienes posean el valor y la fortaleza necesarias para realizar un estudio final podrán descubrir dónde el trabajo del año 2000 dio lugar a nuevas competencias clave, poner a actuar esos beneficios en la compañía y obtener partido de todo el dinero invertido en el proyecto del año 2000. Según han estimado diversos expertos un estudio post-mortem completo sobre el proyecto 2000 requeriría entre un 1% y un 5% del esfuerzo invertido en el proyecto propiamente dicho.
Factores críticos de éxito
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• Obtener un fuerte apoyo a nivel ejecutivo para realizar el estudio post-mortem.
• Actuar mientras los recuerdos están aún frescos y es fácil aún obtener la documentación necesaria.
• Aplicar un enfoque diversificado, ya que el proyecto del año 2000 es demasiado amplio para analizarlo de una sola vez.
Con muchos los responsables de TI que sostienen que después del cambio de fecha, la presión a la que se verán sometidos como resultado de la actividad no les va a permitir dedicarse a la retrospección. Hay otra corriente de opinión que se asienta sobre la creencia de que quienes prosigan con su actividad sin mirar atrás podrían perder una oportunidad de oro, porque el problema del año 2000 fue algo más que un simple proyecto que consumió importantes cantidades de dinero. También fue un terreno de pruebas para nuevos procesos y disciplinas que pueden tener un enorme valor - si son descubiertos, institucionalizados y puestos en práctica y, esto es lo que un estudio post-mortem sobre el proyecto del año 2000 puede facilitar ya que, este tipo de análisis puede transformar determinados puntos débiles en puntos fuertes. Esto es debido a que aunque en muchos casos la a adaptación de los sistemas al año 2000 haya resultado más difícil de lo que debería haber sido, en el caso de muchas compañías que han analizado posteriormente la codificación del sistema en profundidad se ha llegado a un nivel de conocimiento mucho mejor. De esta forma, en el estudio post-mortem se documentará lo que se aprende sobre los distintos sistemas durante su adaptación al año 2000 así como la posibilidad de institucionalizar mejores procedimientos de contratación, garantizando que en el futuro las empresas bajo contrato compartirán sus conocimientos del sistema con el personal de la empresa contratante.
Es por esto que varios de los directivos consultados han manifestado que encuentran en los proyectos para el 2000 grandes oportunidades para las organizaciones, siempre y cuando las compañías demanden al personal de información obtener algún tipo de valor adicional de todo lo relativo al año 2000. Las personas que han estado en el equipo responsable de la transición al año 2000 poseen unos conocimientos extraordinariamente valiosos que pueden ser utilizados como ayuda frente a los desafíos a los que se enfrentan las empresas después de la transición al nuevo milenio. Estas personas conocen muy bien cómo está configurada la compañía para actuar en la Era de la Información por lo que si aplican esos conocimientos, podrán obtener un valor adicional del dinero invertido. Por el contrario de no hacerse así, los datos sobre la transición al año 2000 perderán actualidad rápidamente.
Otra concepción, es la que sigue el esquema de tratar de obtener beneficios durante todo el proyecto del año 2000. Esto es lo que han hecho un gran número de compañías que han utilizado todas las reuniones realizadas durante la transición al año 2000 como una oportunidad de obtener beneficios colaterales del proyecto, de forma que algunos de ellos, ya han sido incorporados, como por ejemplo, una mejor gestión inter-funcional en los proyectos de planificación estratégica de tres y cinco años.
Existen casos de compañías, que han iniciado el trabajo preparatorio sobre el estudio post-mortem incluso antes de concluir el trabajo del proyecto 2000, y han documentado ya algunos procesos mejorados que pueden beneficiar prácticamente a todas las áreas de las mismas. Según los resultados de estos informes, se podrían beneficiar en cuanto a control de inventarios, tests, gestión optimizada, retención de documentación, responsabilidades, planificación de eventos, gestión de riesgos, trabajo en equipo, selección de herramientas, aspectos legales, relaciones con entidades externas, retrasos en las fechas cuando no es posible aplazar la fecha final, programas para retención de personas importantes, realización de tests a través de intermediarios, planificación de contingencias, planificación de medios e instalaciones, sistemas integrados, aplicaciones que están siendo retiradas, utilización de la Internet en proyectos, etc. Y éstas serían solamente algunas de las áreas de aplicación posibles. Por lo tanto, quienes posean el valor y la fortaleza necesarias para realizar un estudio final podrán descubrir dónde el trabajo del año 2000 dio lugar a nuevas competencias clave, poner a actuar esos beneficios en la compañía y obtener partido de todo el dinero invertido en el proyecto del año 2000. Según han estimado diversos expertos un estudio post-mortem completo sobre el proyecto 2000 requeriría entre un 1% y un 5% del esfuerzo invertido en el proyecto propiamente dicho.
Factores críticos de éxito
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• Obtener un fuerte apoyo a nivel ejecutivo para realizar el estudio post-mortem.
• Actuar mientras los recuerdos están aún frescos y es fácil aún obtener la documentación necesaria.
• Aplicar un enfoque diversificado, ya que el proyecto del año 2000 es demasiado amplio para analizarlo de una sola vez.
