La factura telemática o la realidad por delante de la norma

La Orden Ministerial que permitirá a las empresas sustituir la factura convencional sobre papel por documentos electrónicos debería estar aprobada desde el pasado mes de septiembre. El retraso se debe a dilaciones propias de los procedimientos administrativos, pero una vez aprobada dicha orden se dará pasó a una práctica común en otros países de la Unión Europea. Nuevamente, y como en muchos otros aspectos relacionados con la tecnología, la factura telemática ha tenido que ser tipificada como norma posteriormente a su aparición como realidad.

El cambio de la Galaxia Gutemberg a la Galaxia digital está produciendo una modificación de planteamientos generales que afectan a la realidad en su conjunto. Además, uno de los componentes más significativos de este cambio es la velocidad desproporcionada con la que parece estar instaurándose en la vida de los ciudadanos. Aún así, todavía existen escollos que salvar, debido a que ésta es una civilización acostumbrada al soporte papel, reacia a abandonarlo para admitir los nuevos usos que se dirigen hacia el documento electrónico.

Esta esfera de tránsito entre galaxias culturales, ese cambio hacia una aldea global económica está siendo posible "gracias a la interrelación entre dos técnicas: las comunicaciones y la informática que ha dado lugar al nacimiento de una nueva: la telématica, que ha conseguido derribar las fronteras del tiempo y el espacio", según afirma Emilio del Peso Navarro, miembro de IEE (Informáticos Europeos Expertos).

Este cambio afecta a toda la realidad y, en consecuencia, también a la realidad económica y financiera y "una vez más, los hechos, especialmente en el mundo del comercio, han ido por delante del derecho, de modo que el ordenamiento jurídico ha tenido que regular a posteriori las nuevas figuras surgidas", añade del Peso Navarro.

De esta forma, y con el objetivo de adaptar y mecanizar los procesos entre las empresas para sustituir las facturas en el clásico soporte papel por documentos electrónicos, la Dirección General de Tributos contempló la posibilidad de dar un valor efectivo desde el punto de vista legal a la factura telemática. Esta iniciativa, que partió de la Subdirección General de Planificación y Control de la Agencia Estatal Tributaria se encuentra actualmente en fase de aprobación en el seno del Ministerio de Hacienda.

De momento, se están produciendo retrasos en su puesta en marcha como Orden Ministerial, ya que la fecha inicial prevista para su aprobación era el pasado mes de septiembre. Aún así, el borrador del proyecto ya está concluido y tan solo resta la aprobación del Ministro de Economía y Hacienda, que muy probablemente se producirá antes de que concluya su mandato como Ministro en funciones (la última legislatura expiró el 9 de enero) y, con seguridad, antes de que comience el período electoral.

Adecuar la norma a la realidad

La aprobación del proyecto servirá para igualar a España desde el punto de vista fiscal con la mayor parte de sus socios de la Comunidad Europea, que ya cuentan con una aceptación generalizada de la factura telemática.

La implantación tardía de la factura electrónica en España respecto al resto de socios comunitarios no se ha debido a una falta de previsión o desconexión de la realidad por parte de la Agencia Tributaria, "más bien, el ligero retraso en su aplicación se debe al celo empleado para implantar el sistema con una garantía total de funcionamiento, sin dejar ningún fleco suelto", comenta Jesús Jacobo Burguillo, Subdirector General de Planificación y Control de la Agencia Estatal Tributaria.

"Se han realizado estudios, análisis y visitas a otras administraciones tributarias de países vecinos para comprobar experiencias en este campo. Francia, Alemania y Gran Bretaña son los países en los que la utilización de la factura telemática goza de un mayor predicamento y aunque los sistemas difieren unos de otros, el implantado en Francia es el más similar al que se utilizará en nuestro país", añade el Subdirector General de Planificación y Control de la Agencia Estatal Tributaria.

Según Burguillo, "la factura telemática supone un paso muy importante en la modernización y tecnificación de los prodecimientos administrativos entre las empresas.

En realidad, una parte sustancial de las empresas más importantes llevan ya algunos años utilizando procesos informáticos de transferencia de información a través de equipos electrónicos. El validar la facturación electrónica a efectos fiscales no ha hecho más que adecuar la normativa a una situación empresarial real", comenta Burguillo.

Uno de los objetivos de la Agencia Tributaria es el de disminuir lo más posible los costes fiscales indirectos y facilitar al contribuyente el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. En este sentido, cuanto menos se perciba la presencia de la Administración Tributaria en el seno de las empresas, mayor será el cumplimiento de estos objetivos.

Ahondando en este aspecto y según Burguillo, "el mejor papel que puede cumplir la Agencia Tributaria es el de permitir que el desarrollo tecnológico se desenvuelva con toda normalidad en el seno de las empresas".

El grupo de trabajo que ha participado en el desarrollo y análisis del borrador de la Orden Ministerial ha valorado dos aspectos claves. En primer lugar, que no existiera un aumento del coste fiscal indirecto en relación al sistema tradicional y, en segundo término, que permitiese el control fiscal de las compañías que utilizan el sistema.

Si este sistema sigue la tónica prevista, no deberían existir grandes problemas, salvo los de su puesta en marcha. De cualquier forma, para el Ministerio de Economía y Hacienda, el mayor problema reside en el establecimiento de un servicio que controle regularmente si las aplicaciones y programas utilizados son los autorizados.

Desarrollos tecnológicos

Pero tampoco hay que olvidar que para llevar a cabo estos procedimientos de teletransmisión de facturas es necesario disponer de una adecuación tecnológica en el seno de las empresas. Los sistemas EDI (Intercambio de Datos Electrónicos) son un vehículo imprescindible para ello que ya ha dado sus frutos en otros aspectos al margen de la facturación telemática en cuestiones como el ahorro de tiempo y papel, además de agilizar todos los procesos burocráticos.

La parte técnica de estos sistemas la desarrollarán las compañías u organizaciones interesadas en incorporar la facturación electrónica, corriendo a su cargo la implantación y desarrollo de las aplicaciones y programas necesarios para su funcionamiento, mientras que a la Agencia Estatal Tributaria le corresponde la tarea de verificar la adecuación a la norma de todos estos desarrollos informáticos.

Desde el punto de vista tecnológico, es necesario señalar la existencia de tres pasos a seguir cuando una empresa decide solicitar los Sistemas de Intercambio de Facturación por Medios Telemáticos.

Existen varios tipos de operadores en el sistema: un promotor, un centro servidor, unos usuarios y unos prestadores de servicios informáticos.

El promotor promueve la implantación de un sistema que normalmente será una agrupación de entidades o una de ellas de gran magnitud en representación de un colectivo de organizaciones.

El centro servidor es una entidad de servicios de telecomunicación de valor añadido en los términos definidos en la Ley de Ordenación de las Telecomunicaciones, que centraliza y distribuye los mensajes propios de la facturación electrónica entre los usuarios del sistema. Igualmente, se encarga de garantizar el control de la efectividad e integridad de las comunicaciones entre los usuarios del sistema.

Los usuarios son los auténticos protagonistas de la facturación telemática, ya que son los que emiten y reciben la factura electrónica. Los prestadores de s