La gestión de datos maestros "unifica" la información

La pérdida de propiedad desincentiva la adopción

De cuántos cajones dispone usted para guardar sus pertenencias y en cuántos lugares diferentes se encuentran? Si analizamos la capacidad de almacenar del ser humano, podemos apreciar la tendencia a archivar ítems de forma unificada y con un sentido práctico. La pregunta es por qué en las empresas no se reproduce esta línea de actuación. Las ventajas se imponen: visión homogénea, calidad de la información y mejor servicio. Sin embargo, la reticencia a la compartición de datos también sigue vigente.

La posibilidad de contar con repositorios unificados, en los que se incluyan desde información corporativa, pasando por datos de clientes, hasta listas de productos o cifras de ventas es una alternativa por la que no todas las compañías apuestan. Los beneficios de tener la información crítica de negocio en un emplazamiento centralizado son obvios para todas las partes de la organización. La gestión de datos maestros (Master Data Management) ofrece esa posibilidad, manteniendo el control de los datos y distribuyéndolos automáticamente a todos aquellos que los necesiten y cuándo los necesiten. Así lo explica Ferrán Dafonseca, arquitecto de soluciones de SAP Netweaver, quien reconoce que “el concepto de gestión de datos maestros surge de la necesidad de integrar sistemas heterogéneos en una organización o incluso entre organizaciones distintas”. Y es que la necesidad de la empresa de gestionar su información de forma global conduce, inevitablemente, a la integración de datos maestros, lo que se convierte en un primer paso imprescindible para poder aunar procesos e información a todos los niveles.
El modo en que los sistemas afrontan este reto es guardando los datos maestros en una especie de cámara acorazada dentro del sistema, de modo que su integridad está garantizada y todos los cambios que se realicen serán monitorizados, controlados y grabados. Las copias duplicadas de los datos maestros, por otra parte, pueden ser distribuidas libremente a usuarios de varios departamentos para diseño, análisis o aprobación.

Visión de negocio consolidada
Una visión homogénea de los datos maestros posibilita una perspectiva consolidada de los procesos de negocio y, con ello, un mejor servicio al cliente, lo que puede repercutir, de forma favorable, en las cifras corporativas. Oriol Farré, director de preventa de Hyperion Solutions Ibérica, subraya en este capítulo, “la mejora de la productividad gracias a la reducción de la complejidad en el proceso de automatización y la disminución de los riesgos de seguridad entre sistemas de información asociados”.
A los beneficios operativos generados, Dafonseca suma el hecho de que “a nivel estratégico, la calidad de la información generada en los sistemas de business intelligence es mayor, gracias a que se puede consolidar información que antes era totalmente disjunta”.
Por su parte, Samuel Benarroch, director del área de Information Management en IBM España, añade tres aspectos a tener en cuenta. Por un lado, destaca la reducción del “time to market” o tiempo de entrada en el mercado, ya que “proporciona un único sistema para crear y mantener información de productos en tiempo real”. Además, apunta como ventajas añadidas el incremento del beneficio, ya que “la gestión de datos maestros proporciona una visión de 360 grados de los clientes para podernos anticipar a sus necesidades”; para finalmente destacar la “mayor integración de la información” que posee la empresa.

Almacenar y gestionar en el mismo repositorio
Los datos maestros son almacenados en un servidor central, que se encarga además de efectuar la gestión de las políticas de datos maestros, averiguando, por ejemplo, qué productos pertenecen a qué grupo dentro de la jerarquía organizativa o qué impuesto aplica a las cuentas contables de un determinado epígrafe. “Por ello es importante asegurar la calidad de los datos maestros almacenados –según Farré–, así como tener acceso a todos los sistemas participantes, monitorizar cambios en ellos, ofrecer un entorno colaborativo que coordine la toma de decisiones sobre estas políticas y, desde luego, controlar las versiones para realizar un seguimiento de los cambios en nuestros datos maestros”.
Junto al almacenaje y control de los datos, también es muy importante el proceso de monitorización en caso de darse cambios. “Existen varias alternativas –en palabras de Dafonseca– aunque, en líneas generales, se pueden agrupar en las técnicas push, en las que los sistemas conectados envían los datos modificados conforme se producen las modificaciones, o por el contrario en técnicas pull, en la que el sistema de gestión de datos maestros solicita periódicamente que se le envíen los datos maestros modificados. Lo importante, en este sentido, es que el sistema proporciona la flexibilidad necesaria para adaptarse a los sistemas conectados y a las necesidades de la organización”.

Radiografía de mercado
Tal y como ha quedado reflejado, las ventajas que aportan los sistemas de gestión de datos maestros son claras, sin embargo hay ciertos elementos desincentivadores. Y es que, según ratifica el director del área de Information Management en IBM España, “el cambio no es trivial, ya que supone un esfuerzo importante por parte de las empresas. Sin embargo, el beneficio es muy importante. Debemos tener en cuenta que durante años se ha creado una telaraña de datos, la cual siempre intentamos romper, lo que requiere un esfuerzo que, con las herramientas mencionadas, podemos efectuar de forma eficaz”. Asimismo, ha quedado patente que, en no pocos casos, la mayoría de los problemas que surgen no son tanto de carácter técnico, sino más bien de índole organizativa. Según Dafonseca, “tienen mucho que ver con la idea de la “propiedad” de la información y del dato maestro: muchas veces, cada departamento tiene su sistema y su dato maestro y cuesta mucho establecer nuevos modelos de gestión colaborativa de los datos maestros, por la pérdida de ese concepto de “propiedad”.
Por otro lado, es importante contar con el apoyo y la involucración tanto del departamento de sistemas como de los usuarios de negocio, ya que “la colaboración entre ellos optimiza los recursos dedicados a la implantación”, en opinión de Farré. Asimismo, hay que reconocer que la gestión de datos maestros se trata de un problema operacional. “Un error típico es asociar los cambios en datos maestros con cambios organizativos (como fusiones y adquisiciones o reorganizaciones), pero la verdad es que los cambios operacionales que afectan a los datos maestros ocurren a diario. Normalmente hay entre 2.000 y 20.000 cambios mensuales lo cual exige una solución que automatice esta gestión”, expone el director de preventa de Hyperion Solutions Ibérica.


Definiendo conceptos
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Los datos maestros son datos compartidos entre distintos sistemas (como listas o jerarquías de clientes, proveedores, cuentas o unidades organizativas), que se utilizan para clasificar y definir los datos transaccionales. En su mayoría, se modifican por cambios en el negocio, como, por ejemplo, el lanzamiento de una nueva línea de producto. Por su parte, la función de los dato

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