La recuperación del pasado dirigido al futuro
La Universidad de Salamanca confía en ArchiDoc
Administrar manualmente un volumen de obras y documentos que puestos en fila cubriría una extensión lineal de ocho kilómetros no es tarea fácil. Este era el caso del archivo histórico de la Universidad de Salamanca, el cual alberga en su seno siete siglos de historia de valor cultural incalculable. Por esta razón, desde el equipo de gobierno de la Universidad se tomó la decisión de automatizar el archivo histórico, facilitando así todas las labores de investigación y acceso a las obras. En una clara muestra de apostar por las nuevas tecnologías, el equipo de gobierno de la Universidad de Salamanca decidió embarcarse en la automatización y digitalización de su amplio archivo histórico. Severiano Hernández, director del Servicio de Archivos y Bibliotecas, señala que “lo deseable es mantener un sistema de archivos en su totalidad en todas las fases del ciclo vital del documento; la parte del archivo histórico la tenemos resuelta, mientras que para la parte de fondos con valor administrativo, tanto la parte de las primeras etapas la etapa de archivo de gestión- como la parte de archivo inmediato, tenemos alguna solución de tipo comercial, aunque aún estamos encuadrándola dentro de nuestra estrategia general”. Los primeros antecedentes de la iniciativa de digitalizar todo el archivo se remontan a hace más de diez años, cuando se hizo lo propio en el Archivo General de Indias en Sevilla. “El entonces rector Julio Fermoso, en 1988”, explica Hernández, “leyó alguna información relativa a la informatización de este archivo en Sevilla y le pareció muy interesante. Este proyecto se desarrollaba entre la Fundación Ramón Areces, IBM España y el Ministerio de Cultura. La evolución del producto resultante de este proyecto fue asumida en exclusividad por Informática El Corte Inglés (IECISA). Se tomó ArchiDoc, que en ese momento era el único producto capaz de resolver este problema en el mercado y que ha respondido muy bien. Fue una manera de apostar por la recuperación del pasado para ganarlo para el presente”. Según el director del Servicio de Archivos y Bibliotecas, “lo que se va a informatizar ahora es el registro y, a partir de ahí, todo el sistema de la gestión documental. Hasta el momento tenemos resuelta la totalidad de la documentación administrativa, desde el punto de vista archivístico: la base de control manual de las series, la valoración de cada una de ellas, plazos de conservación, la cuantificación de los órganos productores, entre otros”. Desde el Servicio de Archivos y Bibliotecas no se ha marcado un plazo fijo e inamovible para terminar el proyecto en su totalidad, “pero yo creo que tenemos que darnos un plazo de dos a tres años para tenerlo todo bajo control; empezaremos a trabajar sobre ello en febrero”, puntualiza Hernández. Una de las primeras dificultades con las que se han encontrado es el hecho de que conviven distintos programas de gestión, cuando en realidad lo que se desea es que toda la información revierta en un solo sistema. “En todos los sistemas de gestión de personal, por ejemplo, se han utilizado los paquetes Sigma y Hominis, el primero de ellos para el tema de la matrícula de alumnos y el otro para la parte de personal, tanto docente como administrativo”, comenta Hernández. El mejor tratamiento de imágenes La línea de trabajo marcada se ha orientado hacia el hallazgo de soluciones dentro de un marco institucional de trabajo de cooperación con los servicios informáticos, que son, en última instancia los que tienen que decidir la tecnología que se ha de emplear. Para Hernández, la solución implantada por IECISA “en el campo del tratamiento de la imagen, ArchiDoc, es la mejor solución; la parte de bases de datos sería susceptible de mejoras por las características específicas de los archivos, pero hay que pensar que cuando se empezó a gestar el proyecto fue en 1986 y algunas cosas que en este momento la gente da como totalmente establecidas, como es la solución Internet, eran prácticamente inexistentes”. Otra de las novedades que han ido asaltando en el camino del proyecto desde que se iniciara son, por ejemplo, las directrices marcadas por la Unión Europea en lo que se refiere a telemática. Hernández sostiene que “dentro de la base de datos tiene que haber un cambio de filosofía, de la misma manera que en un momento determinado se trabajaba con una tecnología determinada y posteriormente se pasó a un sistema más abierto que podía correr sobre otras plataformas como puede ser Unix. Lo que sí parece claro es que hay que ir hacia una base de datos que permita compatibilizar las búsquedas a partir de puntos de acceso estandarizados, y que esas bases de datos puedan ser accesibles desde Internet”. Por otro lado, Severiano Hernández carga sobre sus espaldas parte de la culpa del retraso en la informatización del archivo, admitiendo que “los archiveros siempre somos un poco reacios a dejar a un lado el trabajo manual y pasar a las nuevas tecnologías, aunque también es verdad que esto no supone ningún tipo de riesgo empresarial para las empresas informáticas, puesto que ahora hay un gran mercado en la gestión documental”. Ventajas respecto al Archivo de Indias A pesar de la envergadura del proyecto, el caso de la Universidad de Salamanca difiere bastante respecto al del Archivo General de Indias, para el que existía el compromiso de instalación del sistema en el año 92, puesto que en la ciudad charra no estaban sujetos a plazos de tiempo y, además, “en nuestro caso”, puntualiza Hernández, “no se trataba de meter los datos preexistentes, sino de tener que generar la información en paralelo con la informatización”. Gracias al tesón que se ha puesto en el proyecto y a la colaboración del equipo de trabajo de IECISA, cuando el sistema se inauguró en mayo de 1994 ya teníamos el 45% de la información más consultada y un banco de imágenes digitales de 500.000 imágenes”. Severiano Hernández se halla muy satisfecho con los resultados obtenidos por el sistema, el cual soporta un ‘thesaurus’ y hay reenvío de un punto de acceso a otro, con una alimentación constante de este ‘thesaurus’ por parte del personal. Además, cuenta con la posibilidad de transcripción de grafías , como la “ç”, por ejemplo. “Los investigadores -que pasan más de 200 al año- optimizan mucho más sus tareas porque la investigación acaba por ser un autoservicio, reduciendo sustancialmente los tiempos de búsqueda”. Al mismo tiempo, el director del servicio de archivos y bibliotecas se complace en admitir que la Universidad de Salamanca está apostando muy fuerte por las Tecnologías de la Información: “Tenemos cinco estaciones de trabajo aquí en la sala de investigadores y dos estaciones fuera del anillo de red. Estamos transmitiendo imágenes a otros nodos de la red informática sin ningún tipo de problemas”, concluye Hernández. Evolución de la tecnología en al Universidad de Salamanca ------------------------------------------------------------------------------- • Del servidor AS/400 al entorno Unix • De la red TokenRing a Ethernet • De OS/2 a Windows 2000
