OLAP: Acceso rápido a los datos

Las nuevas herramientas para usuarios finales, desarrollo de aplicaciones y bases de datos ofrecen más opciones que nunca para permitir a las empresas y organizaciones un análisis instantáneo de los datos. Sin embargo, el sector informático debe tener cuidado de implementar la combinación correcta de herramientas, en lugar de recurrir a un único producto de características "mágicas".

Lás rápido, mayor, mejor, más alto, más... ¡ahora! Estas son palabras que pueden hacer temblar a cualquier profesional de Sistemas de Información endurecido por la experiencia, pero es lo que quieren los usuarios en la nueva era del proceso cliente/servidor y del proceso distribuido. Quieren un acceso más rápido a los datos de la compañía, que les permita realizar el análisis necesario para adoptar decisiones comerciales en un tiempo muy corto.

Hoy, todo el mundo, desde los vendedores de hojas de cálculo hasta los productores de atractivos sistemas de información ejecutiva (EIS) están prometiendo que por fin su software recién introducido en el mercado responde a esta demanda.

Sin embargo, lo cierto es que, aunque el software se acerca ya mucho más a facilitar al departamento informático una mejor atención a las demandas de datos por parte de los usuarios, no existe una solución completa. Muchos de los métodos y enfoques ofrecidos por los vendedores presentan limitaciones o requieren que los usuarios o el departamento de Sistemas de Información aprendan nuevas estructuras de bases de datos y nuevos entornos de programación. A pesar de las afirmaciones en contra realizadas por los vendedores, el departamento informático necesita elegir la combinación de software que resulte más adecuada para los requerimientos específicos de su compañía.

¿Está la respuesta en el proceso OLAP?

Después de mantenerse inactivo en la penumbra durante años, el proceso analítico online (OLAP) ha adquirido vigencia y velocidad. Se trata de una nueva tecnología de inteligencia comercial que permite a los usuarios finales acceder a cantidades muy grandes de datos y analizarlas.

E. F. Codd, que disfrutó de una fama merecida en relación con las bases de datos relacionales, ha asignado al proceso OLAP un conjunto de 12 reglas (ver recuadro adjunto) de forma muy parecida a como puso en marcha el mercado de la gestión de bases de datos relacionales una década antes, con sus 12 reglas relacionales. En un estudio reciente, la consultora IDC, refiriéndose al proceso OLAP, declaró que "los vendedores de productos de modelización comercial están en la cúspide del rejuvenecimiento del mercado."

OLAP promete también un acceso rápido por los usuarios a datos que pueden ser presentados en formas muy sofisticadas, sin necesidad de programación especial a medida.

OLAP permite ofrecer a los usuarios finales el acceso a un gran volumen de información en un formato en el que pueden encontrar sus propias respuestas según van surgiendo cuestiones y problemas. Así, no tienen que dirigirse al departamento de sistemas en busca de un informe.

El elemento nuclear y básico del proceso OLAP es la multidimensionalidad. Los problemas comerciales a los que se enfrentan los usuarios son inherentemente multidimensionales. Lo que hacen es analizar diferentes porciones de datos, estableciendo tendencias de acuerdo con el tiempo y los tipos de transacciones.

En busca de la integridad

Lo que hace una herramienta OLAP multidimensional es pre-calcular y acumular valores, generalmente en conjuntos o "arrays" ampliamente indexados, de forma que los usuarios finales puedan fragmentar y combinar rápidamente los datos utilizando una variedad de claves.

Por ejemplo, un usuario de una empresa comercial podría analizar por productos y por mercados los contratos suscritos, para un determinado periodo de tiempo, lo cual constituye un problema con cuatro dimensiones. Los usuarios podrían introducir grandes cantidades de números en hojas de cálculo y trabajar con ello, pero no habría una integridad inherente en los resultados.

Con los productos OLAP, los usuarios pueden realizar estos análisis de forma rápida y sencilla, teniendo ya ejecutados y validados todos los cálculos y acumulaciones necesarios. En el pasado, las bases de datos multidimensionales se habían apoderado del mercado para este tipo de análisis complejos, pero hoy los usuarios están recurriendo a una variedad de herramientas más amplia para afrontar unos problemas que son inherentemente multidimensionales.

Examinar alternativas

Aunque los métodos OLAP hacen posible afrontar la complejidad que necesitan muchas compañías, algunos usuarios están recurriendo a productos alternativos, ya que se consideran más fáciles y más rápidos de implementar.

Por ejemplo, la firma T. Rowe Price Associates, de Baltimore, ha elegido el producto Business Objects, debido en gran medida a su facilidad de uso, que permite a los directores realizar análisis multidimensional complejo, de forma que pueden seguir líneas de consulta por sí mismos. Según esta empresa, resultaría demasiado lento y costoso recurrir al departamento de Sistemas de Información para crear y generar informes especiales para cada consulta que se le ocurra hacer a un director de producto.

Otra compañía que deseaba disponer de vistas multidimensionales de alto nivel de los datos, en combinación con la posibilidad de descender a un nivel detallado de los mismos, se decidió por un conjunto de productos de la firma SAS Institute, que digiere un gran volumen de datos y los presenta en una variedad de formas.

Utilización múltiple

Los directores no pueden depender únicamente de OLAP -tanto si se trata de una base de datos multidimensional o de un producto alternativo- como tampoco pueden realizar su gestión simplemente con capacidades de bases de datos relacionales. Sus necesidades de información son demasiado complejas y variadas, y ningún producto puede atender por sí solo a toda la variedad de necesidades de información de los usuarios finales.

Estamos pasando por un verdadero cambio en el tipo de problemas y cuestiones a resolver por los directores en las empresas, y hemos llegado a la era del micro-marketing, en la que el secreto está en el detalle. Los directores de producto de muchas compañías comienzan a un alto nivel, pero cuando detectan algo específico, como un descenso en la participación de mercado en una determinada zona, desean descender hasta niveles de detalle muy extremos. Para poder disponer de la imagen total, los directores de informática tendrán que establecer la combinación completa de herramientas de datos: SGBDR, OLAP, consultas de datos desktop, generadores de informes, y otras más, dependiendo de la naturaleza y de los orígenes de los datos, así como de las necesidades de los usuarios.

Las doce reglas de OLAP

Las 12 reglas del Proceso Analítico Online (OLAP), del "guru" de las bases de datos E. F. Codd, constituyen un patrón que permite determinar en qué medida los productos cumplen con el modelo técnico.

1.- VISTA CONCEPTUAL MULTIDIMENSIONAL Permitiendo una visión de los datos por el usuario, que puede incluir región y tiempo, etc.

2.- TRANSPARENCIA El lugar donde esté localizada la capacidad analítica que permite el análisis multidimensional deberá ser irrelevante para el usuario.

3.- ACCESIBILIDAD La herramienta debe transferir su propio esquema lógico a almacenamientos de datos físicos heterogéneos.

4.- RENDIMIENTO CONSISTENTE PARA LA GENERACION DE INFORMES El rendimiento no deberá resultar afectado por un aumento en el número de dimensiones que seleccione el usuario.

5.- ARQUITECTURA CLIENTE /SERVIDOR Los componentes servidor de OLAP deben de ser lo suficientemente inteligentes para ser implementados con un mínimo de esfuerzo.

6.- DIME