Cómo mejorar las reuniones y hacerlas más ágiles

Los desarrolladores disfrutan estando en equipos ágiles auto organizados y creando soluciones innovadoras. Reconocen la necesidad de abordar los problemas, resolver bloqueos, hacer revisiones y compartir resultados en revisiones rápidas.

Pero los desarrolladores detestan asistir a demasiadas reuniones o perder el tiempo en reuniones mal administradas. Los aluviones de correos electrónicos urgentes, sesiones de Zoom improvisadas o mensajes frecuentes de Slack pueden disminuir la productividad. La codificación requiere concentración y las distracciones pueden provocar defectos de software y problemas de calidad.

Evaluar las prácticas y comportamientos de las reuniones

Inicialmente usábamos pizarras y notas adhesivas para administrar los trabajos pendientes en los primeros años de metodología ágil y scrum, pero la mayoría de los equipos reemplazaron estas prácticas analógicas con Jira Software, Digital.ai, Azure DevOps u otras herramientas ágiles. Muchos prefieren tener equipos colocados trabajando en espacios abiertos, pero existen algunas otras mejores prácticas para apoyar la agilidad de equipos geográficamente dispersos.

Tal vez sea hora de reconsiderar algunas prácticas de reunión para experiencias híbridas.    

“En la comunidad de ingenieros y desarrolladores, poder usar las mejores herramientas es importante y está directamente relacionado con la felicidad de los desarrolladores”, dice Sabry Tozin, vicepresidente de ingeniería de productividad en LinkedIn. “Les gusta hacer el trabajo sin interrupciones y, en un entorno híbrido, las organizaciones deben invertir en herramientas para atraer y retener talento al tiempo que permiten una experiencia de trabajo híbrida más fluida”.

Ravi Duddukuru, director de productos de DevGraph, está de acuerdo y dice que los responsables de desarrollo, los propietarios de productos y los responsables de scrum deben ajustar la forma en que se administran las reuniones y, lo que es aún más importante, administrar el tiempo y la agenda. “Cuando todos trabajábamos en oficinas, las reuniones de pie aseguraban la eficiencia de la reunión. Ese enfoque debe aplicarse a las reuniones ágiles y de desarrollo de aplicaciones remotas. El propósito y la agenda deben ser claros, todos deben saber exactamente qué informar y luego la reunión debe terminar”, recomienda.

Duddukuru añade que “las reuniones semanales deben colocarse en el calendario como un marcador de posición, pero solo deben realizarse cuando sea necesario, dando tiempo al desarrollo real".

En un artículo anterior, brindé varias recomendaciones para equipos ágiles y devops en un modelo de trabajo híbrido, incluidos consejos sobre la gestión de reuniones. Por ejemplo, los equipos avanzados pueden realizar breves encuentros diarios en Slack o Microsoft Teams, especialmente cuando actualizan con frecuencia sus tableros de sprint activos con el trabajo en curso. También sugiero bloquear los períodos sin reuniones para que los desarrolladores tengan un tiempo sagrado para concentrarse en la codificación y otras actividades de desarrollo.

Algunas otras mejores prácticas para administrar reuniones híbridas:

• Asegúrese de que el líder de la reunión define la agenda al programar reuniones
• Invite solo a los principales colaboradores y tomadores de decisiones
• Encienda el vídeo siempre que sea posible
• Haga que los organizadores de la reunión pidan a todos que contribuyan con sus opiniones e ideas
• Grabe las reuniones, cree transcripciones y centralice el acceso para que otros puedan revisarlas
• Capture las decisiones de las reuniones y los seguimientos de las mismas

La importancia de las herramientas y cómo las usas

A veces, es la elección de herramientas para el trabajo híbrido lo que puede simplificar la colaboración remota. A veces es cómo las usan las organizaciones, los equipos y las personas.

Por ejemplo, en el decimoquinto informe anual State of Agile de Digital.ai, el 81 % de los encuestados dijeron que usan Jira Software, y muchos crean proyectos, tableros y trabajos pendientes para administrar su scrum. Estas herramientas básicas ayudan a los equipos ágiles a administrar sus prioridades, requisitos y estados para completar lanzamientos. También hay oportunidades para mejorar la colaboración con los propietarios de productos y las partes interesadas utilizando hojas de ruta avanzadas y compartiendo vistas de los problemas de Jira en las páginas de Confluence.

Otra opción es reducir la complejidad en el desarrollo de aplicaciones, tableros e integraciones de datos con herramientas de low code o no code. Estas herramientas pueden reducir el tiempo y la colaboración necesarios para crear prototipos, desarrollar, probar e implementar capacidades, y sus modalidades de programación visual a menudo reducen la necesidad de crear documentos de implementación detallados.

Rosaria Silipo, PhD, científica de datos principal y jefa de evangelismo en KNIME, está de acuerdo y cree que “las herramientas low code son cada vez más populares y brindan la libertad de crear prototipos rápidamente. Permiten la colaboración de desarrolladores de aplicaciones simples a complejas dentro de una plataforma integrada, donde los interesados ??técnicos y no técnicos pueden consumir los pasos”.

Otras herramientas que pueden mejorar la colaboración y reducir la necesidad de reuniones prolongadas o frecuentes:

• Las herramientas de diseño como Miro, Balsamiq u otras ayudan a concebir experiencias de usuario, diseñar interfaces de usuario y habilitar el pensamiento de diseño en scrum
• Las herramientas de canalización de CI/CD de Devops automatizan las compilaciones y notifican los problemas de integración, lo que reduce el tiempo que los equipos necesitan para diagnosticar el código, resolver problemas de prueba y abordar problemas de implementación
• Las herramientas de prueba continua automatizan las pruebas de regresión y las prácticas de seguridad de cambio, lo que ayuda a los equipos a identificar problemas antes de que se conviertan en defectos de producción o incidentes de seguridad
• La integración de Agile, DevOps, gestión de servicios de TI y otras herramientas de flujo de trabajo de TI  mejoran la colaboración entre los equipos que respaldan scrum, la gestión de incidentes, la gestión de solicitudes de TI y otras funciones de servicio.
• Las plataformas AIops ayudan a los equipos de DevOps a centralizar los datos de observación y monitorización y a simplificar la coordinación necesaria para resolver incidentes o abordar las causas fundamentales de problemas repetidos

El equipo también es importante para apoyar a los desarrolladores remotos y la colaboración. Los líderes deben asegurarse de que los desarrolladores tengan una velocidad de Internet adecuada, conexiones seguras, recursos informáticos superiores y suficientes recursos de vídeo y audio. Esto hace que cuando incluso una persona en una reunión se ve obstaculizada por la tecnología o los desafíos de conectividad, todos sean menos productivos.

El objetivo debe ser mejorar los estándares sobre cómo los equipos usan las herramientas, garantizar la coherencia en la recopilación de datos y automatizar más integraciones entre plataformas. Cuando los equipos de desarrollo compran el uso de herramientas de manera consistente, se reduce la necesidad de reuniones y largas discusiones sobre la falta de información o la mala calidad de los datos.  

Como las condiciones de salud permiten más actividades en persona, los líderes también deben considerar qué reuniones se benefician de tener más personas en el lugar. Las sesiones de intercambio de ideas sobre innovaciones, cambios importantes en el flujo de trabajo o clasificación de problemas suelen ser mejores cuando hay más personas en la misma sala. Pero los organizadores de reuniones aún deberán considerar el equipo, las herramientas y las prácticas, ya que es probable que todas las reuniones tengan participantes remotos.

Una buena práctica final: los equipos ágiles deben usar metodologías retrospectivas para discutir cómo mejorar su colaboración, reducir el tiempo de reunión y mejorar el uso de las herramientas de flujo de trabajo. Los equipos que están abiertos a desafiar su status quo tienen más probabilidades de aumentar la productividad y aumentar la felicidad de los desarrolladores.