Siete formas de mantener conectados a los equipos remotos e híbridos

En el antiguo mundo del trabajo encontrábamos amigos, ligas deportivas, compañeros de compras y gente con la que tomar cócteles al salir de la oficina. El trabajo en sí era sólo una parte de la razón por la que aparecíamos. También íbamos para formar parte de algo.

En un entorno de trabajo remoto o híbrido, el trabajo y la conexión social están más bifurcados, lo que repercute tanto en nuestro desempeño como en nuestra vida personal. Lamentablemente, todos tendremos que conocer a nuestra próxima pareja romántica o compañero de golf en otro lugar. Pero esta distancia también repercute en la calidad del trabajo que hacemos y en lo conectados que nos sentimos con nuestro entorno laboral.

"Puedes pasar el rato con gente que te gusta", dice Helen Horstmann-Allen, directora de operaciones de Fastmail, un proveedor de correo electrónico centrado en la privacidad. "Y puedes hacer grandes cosas. Pero cuando haces ambas cosas juntas, sientes realmente el sentido de la vida. Todas las cosas que ocurren en las oficinas (la sala de descanso, el café, los artículos de papelería, etc.) tienen que ver con la creación de esa sensación de conexión. Sentirse conectado a un grupo es lo que crea un sentido más profundo de nuestro trabajo".

Conseguir una conexión profunda y significativa entre un equipo remoto o híbrido requiere que alguien —quizá todos— piense intencionadamente en cómo conseguirlo. Especialmente en los lugares de trabajo remotos, no se va a producir en el camino de ida y vuelta a las reuniones, en el ascensor, en la sala de descanso o porque se pase a menudo por delante de la mesa de alguien. Tendrás que hacer que ocurra.

Este es un mundo nuevo y valiente y, hasta cierto punto, lo estamos descubriendo juntos. He pedido consejo a personas que dirigen equipos remotos e híbridos, a quienes han creado herramientas para facilitar la conexión entre equipos dispares y a quienes han descubierto soluciones únicas. Estos son sus consejos.

1. Haz que la comunicación sea transparente

"Intentamos animar a todo el mundo a utilizar canales públicos para todas las conversaciones", dice Peter Thompson, cofundador y director general del proveedor de servicios de archivos en la nube LucidLink. "Queremos que todo sea lo más transparente posible". Su equipo directivo estuvo de acuerdo desde el principio en que, para crear conexión en un equipo remoto, sería absolutamente necesario sobrecomunicarse.

"Intentamos no utilizar el correo electrónico", explica. "Usamos Slack. Y tratamos de animar a todo el mundo a utilizar canales públicos para todo".

Así que, a menos que alguien esté coordinando un almuerzo o haya una cuestión de privacidad en torno a un tema, las cosas —incluso los temas empresariales de alto riesgo— se discuten abiertamente. "La gente que se incorpora a la empresa nos dice que nunca ha estado en un lugar tan abierto sobre algunas de las cosas de las que hablamos".

Esto hace que todos se sientan incluidos y de confianza, dice. "No es sólo: 'Oye, está disponible, ve a mirarlo'. Todo el mundo forma parte del debate".

2. Apóyate en los grupos de recursos para empleados

"Los grupos de recursos de empleados (ERG) están desempeñando un nuevo papel en el trabajo híbrido cuando se trata de la conectividad", dice Paaras Parker, director de recursos humanos del fabricante de software de RRHH Paycor. Estos grupos de carácter social suelen estar dirigidos por voluntarios que reúnen a personas con pasiones similares y organizan encuentros, charlas o actividades online. Más que nunca, estos grupos se han convertido en una forma importante de establecer conexiones, especialmente entre personas de la empresa que no trabajan juntas en proyectos.

"La gente tiene buenas conexiones con las personas de sus equipos", dice. "Pero conocer a la gente de toda la organización es difícil". Estos grupos salvan esa distancia.

"Muchas empresas tienen un grupo de padres trabajadores, un grupo de jóvenes profesionales, un grupo LGBTQ o un grupo de personas de color. La gente se ofrece para presidir estos grupos y organizar experiencias para sus asociados. Así se crea una forma informal de conectar con compañeros. Es una cosa estupenda para que las empresas vuelvan a comprometerse ahora mismo", dice Parker. "Ayudan a las personas a ver que realmente pueden aportar todo su ser al trabajo".

3. Crear un ambiente de compañerismo

¿Sigues siendo amigo de la gente que conociste en la universidad? Hay algo en el aprendizaje conjunto que crea una profunda conexión.

Marko Gargenta, CEO y fundador de PlusPlus, un fabricante de software de formación interna que fundó después de crear la Twitter University de Twitter, utiliza esa idea para crear cultura de empresa. Comenzó en Twitter porque vio que algunas personas tenían profundos conocimientos en temas que beneficiarían a otros. Empezó a recurrir a ellos para que impartieran talleres y compartieran esos conocimientos.

Esos talleres de 30 minutos eran informales, presenciales y muy populares. "Uno de cada cinco ingenieros daba clases regularmente", dice. Siguieron impartiéndose cuando el mundo se volvió remoto, pero cambiaron a vídeos enlatados. No tuvieron el mismo impacto. "La gente quería una conexión humana", dice. "Así que empezamos a cambiar el péndulo hacia la conexión en directo. Ahora se hacen a través de Zoom, pero son muy sincrónicos". Eso ha funcionado bien.

"Si nos fijamos en la antigua Grecia", dice Gargenta, "Platón creó la Academia. Era el lugar donde se reunían las personas que perseguían las ideas o la maestría, lo que creaba una sensación de cultura. Este modelo de personas que persiguen la maestría crea una comunidad. Es lo que dio forma a la antigua Grecia, y de ahí surgieron todo tipo de innovaciones".

"No es tan diferente en las empresas", continúa Gargenta. "Si se crea una fuente para las personas que buscan el conocimiento, se crean comunidades de práctica, que dan forma a la cultura de las organizaciones. En los equipos híbridos esto tiene mucho sentido, sobre todo ahora que todos ansiamos la conexión humana".

Hay alternativas a PlusPlus, como 360Learning y Tovuti LMS. Y, por supuesto, puedes crear sesiones de aprendizaje informales utilizando cualquier herramienta que todos utilicen para las reuniones.

4. Publicar perfiles personales

En nuestro mundo social actual, a menudo conocemos a la gente sólo por su foto de perfil en Facebook, Twitter o TikTok. Y, curiosamente, esto crea una sensación de conexión con personas que quizá no conocemos del todo bien. De hecho, podemos establecer una conexión con un completo desconocido basándonos en su foto y en el perfil que la acompaña.

Horstmann-Allen, de Fastmail, recomienda hacer de los perfiles online una parte esencial de la intranet de la empresa, del canal de Slack o del foro que los equipos utilicen para comunicarse. Además de pedir a la gente que publique una foto, les pide que escriban un perfil ligero que comparta quiénes son cuando no están en el trabajo.

"Me encanta la jardinería", explica. "Así que publiqué una foto de mi jardín para que la gente pueda preguntar: 'Helen, ¿has plantado algo esta temporada? Otras personas publican fotos de sus mascotas".

De este modo, cuando veas una cara nueva en una reunión o trabajando en un proyecto en el que estás involucrado, puedes sentir que los conoces, aunque sea ligeramente, antes de iniciar una conversación en Slack, una llamada de Zoom u otras formas de conversar.

5. Formalizar los encuentros sociales informales online

"Para animar a la gente a ser casual e informal, tienes que bajar la apuesta", dice Steve Gottlieb, CEO y fundador de la sala de trabajo virtual Watercoolr. "Cuando entras en Slack y dices: 'Oye, me gustaría que fueras mi mentor', es muy atrevido". Pero si tienes un entorno online más informal en el que la gente se reúne por motivos sociales, se crean oportunidades para hacer esas conexiones. "Si ves a alguien que te gusta (en una reunión online) y está libre, puedes decir: 'Sólo quería presentarme'".

Llegar a la gente en entornos online de alto riesgo es difícil para muchas personas, dice Gottlieb. Así que considera la posibilidad de crear un lugar de encuentro online de baja exigencia.

Hay muchas formas de crear lugares de encuentro informales en Internet, como herramientas que ayudan a las personas a reunirse virtualmente en torno a la fuente de agua, para tomar un café o de forma totalmente accidental. 

6. Crear un espacio de descubrimiento intencionado

Vinay Hiremath, cofundador y director de tecnología de la empresa de vídeo asíncrono Loom, afirma que la creación de un lugar online en el que las personas puedan descubrirse mutuamente ha funcionado de maravilla para los equipos remotos de su empresa. Los miembros del equipo utilizan la herramienta de vídeo de la empresa para crear vídeos cortos sobre cosas como sus plantas, mascotas o intereses y los publican en la plataforma privada de la empresa. Luego se descubren unos a otros a través de intereses similares o simplemente paseando.

"Tenemos un tour de plantas de interior que es tendencia", dice. "También hay un tour de rutinas de cuidado de la piel que va bien". Para cada uno de ellos, la gente presenta —en vídeo— sus plantas o su rutina de cuidado de la piel y lo publica, etiquetándolo con el nombre del tour. Las etiquetas reúnen esos recorridos para que puedas ver fácilmente las plantas o las rutinas de autocuidado de tus compañeros de trabajo.

Puede que aprendas algo. Seguramente conocerás un poco a otras personas de la empresa.

Las herramientas de vídeo asíncrónicas, como Loom de Hiremath, están surgiendo en masa para satisfacer la necesidad de los equipos híbridos que quieren la conexión personal de una videollamada sin los problemas de programación. Otras startups son Claap, easyUp, Supernormal y Weet, y los principales proveedores de tecnología de colaboración, como Slack, Cisco, Zoom, GoToMeeting, Dropbox, Asana y Trello, también están entrando en la acción del vídeo asíncrono.

7. Reunirse en el metaverso

Chris Savage y su cofundador en Wistia, una plataforma de alojamiento de vídeo para profesionales del marketing, dieron con una idea que ofrece un vistazo al futuro de la conexión en el lugar de trabajo. Después de que algunas encuestas revelaran las bajas cifras en torno a lo conectados que se sentían los empleados con la empresa, organizaron un hackathon para aportar ideas sobre cómo solucionarlo. El hackathon en sí fue una gran manera de conectar a la gente. Pero una de las ideas que surgió fue la de dar a todos los empleados de la empresa unas gafas Oculus e invitarles a reunirse en el metaverso.

"La gente era escéptica", dice sobre el experimento. "Pero la mayoría se ha sorprendido de lo divertido que ha sido".

Conocer a otras personas en el metaverso es una experiencia inusual. Eres un avatar, así que la gente no ve tu cara, lo que ayuda a que la gente se relaje, dice Savage. Sin embargo, tienes una sensación de presencia. Puedes estar al lado de algunas personas mientras otras se sienten lejos. El sonido también es espacial. Pero lo mejor es que hay algo que hacer allí, igual que cuando te reúnes en el mundo real.

Su empresa juega allí para poder pasar el rato juntos. "El juego que más me gusta", dice Savage, "es el minigolf. Es divertido. Pero parte de lo que lo hace tan interesante es que tienes algo que hacer mientras pasas el rato. Puedes hablar de lo que sea, pero no tienes que hablar todo el tiempo. En el Zoom, es raro sentarse juntos".

Parte del éxito del esfuerzo, dice, fue dar a todo el mundo permiso para hacerlo. "Le dijimos a la gente que debía sentirse cómoda jugando con ello durante la jornada laboral", dice. "Cuando tienes una oficina, la gente pasa el rato. Hay mucho permiso para cosas que no son de trabajo. La gente fuma o toma café, lo que sea. Con el trabajo a distancia, eso no ocurre. Es sólo trabajo, trabajo, trabajo. El objetivo era dar a la gente permiso para hacer algo durante la jornada laboral que no fuera trabajo".

Otra razón por la que cree que ha tenido éxito es que la empresa hizo un esfuerzo para que la gente se familiarizara con la idea. "Empezamos programando un par de tardes en las que la gente más experimentada jugaba con varias personas", dice. "Y eso evolucionó hasta que todo el mundo quiso hacer un torneo de minigolf".

Así que quizá, si las empresas hacen bien las conexiones remotas e híbridas, podremos conocer a nuestro próximo compañero de golf o de compras en el trabajo después de todo.