Una de cada dos empresas apuesta por una solución integrada de digitalización para los departamentos financieros

El departamento financiero no ha conseguido digitalizarse en la práctica. Esta es la primera conclusión de un estudio elaborado por IDG Research en colaboración con Esker, donde se destaca que el 68% de las empresas españolas admiten haber invertido en digitalización sin resultados efectivos y se enfrentan a múltiples problemas relacionados con la falta de agilidad y la descoordinación de procesos y datos.

La función del CFO ha evolucionado a raíz de la pandemia. Las empresas necesitan crecer, pero no a cualquier precio. Corresponde al CFO equilibrar las oportunidades de crecimiento con una evaluación de riesgo, dado que el mercado es más incierto. Por otro lado, es necesario acelerar los procesos financieros y tener visibilidad sobre estos para operar con la agilidad que exigen los clientes.

Estas necesidades chocan con la realidad del ciclo O2C (order to cash). Este proceso abarca desde la realización de un pedido hasta su cobro y tiene una gran complejidad. En concreto, se compone de cinco etapas: la gestión de crédito y riesgo de cliente, la facturación (gestión del envío de facturas y cumplimiento regulatorio), los cargos, incidencias y reclamaciones, la gestión de cobros y, por último, la conciliación y reconocimiento del ingreso. Estas acciones pasan por distintos departamentos y frecuentemente se produce una descoordinación entre ellas.

El estudio destaca que persisten las tareas manuales, la fragmentación y unas tecnologías que no se comunican entre sí. De hecho, el 88% de los encuestados se refiere a la rigidez de las tecnologías, el 76% al exceso de tareas manuales y el 74% a la información dispersa como principales retos.

Mientras no se resuelvan estos problemas, los negocios van a seguir sufriendo las consecuencias en dos vertientes. Por un lado, en la insatisfacción del cliente (87%) y, por otro, en un descontrol en los costes (76%), lo que impacta negativamente en la reputación de las organizaciones y en su cuenta de resultados.

Los retos del ciclo O2C se concentran en la facturación, cargos/incidencias/reclamaciones y gestión del cobro

Los principales retos a los que se enfrentan los responsables financieros, en relación con el ciclo O2C, según los datos del estudio, se concentran en sus etapas centrales. Así, el 83% admite que es la facturación el principal desafío, el 82% destaca el proceso de cargos, incidencias y reclamaciones y el 81% apunta al proceso de gestión de cobros.

Más en concreto, y en el proceso de facturación, el 87% de los encuestados destaca la heterogeneidad de formatos, envíos y requerimientos como principal escollo para el desarrollo óptimo de la actividad. El 85% se refiere a los problemas que plantea la gestión manual, por las tasas de error y por la falta de agilidad que acarrea.

Con relación al proceso de cargos, incidencias y reclamaciones, los flujos de trabajo mal definidos que impiden mejoras y eficiencias, así como el elevado componente manual para la recolección y cotejo de datos son los aspectos citados, aglutinando un 84% y un 79% de las respuestas respectivamente.

En la fase de gestión de cobros, el 94% de los encuestados se refiere a la descoordinación con etapas anteriores del proceso y el 89% a los procesos de cobro no estandarizados en la empresa como principales problemas.

Una plataforma única desde donde se gestionen todas las etapas

Para hacer frente a estos retos, las empresas se están planteando utilizar una plataforma que digitalice las diferentes etapas del ciclo. De este modo, se interconectan sin que se pierdan datos, documentos o se alarguen las tareas. Además, su digitalización permite crear cuadros de mando, monitorizar los flujos en tiempo real y tener una visibilidad perfecta sobre el proceso de O2C al completo. Al disponer de un punto centralizado de control, se identifican los cuellos de botella y es posible intervenir en tiempo real sobre la operativa en caso de problemas.

A pesar de todas estas posibilidades, solo un 7% tiene en marcha estas soluciones. No obstante, hay un elevado grado de sensibilización sobre la necesidad de resolver los retos del O2C.

Contenido elaborado en colaboración con Esker