Entrevista con José Luis Lozano, Director de Ingeniería Sectorial de Administración Pública de Ibermática: Sigma responde a las necesidades de las universidades españolas.

Debido a factores tales como el incremento de la población estudiante, los cambios y reajustes en los planes de estudios de las distintas facultades y escuelas técnicas, becas, títulos, etc; la gestión académica de las universidades españolas se ha convertido en una labor muy compleja, que es acometida a través de la utilización de sistemas informáticos, con el fin de simplificarla, reducir costes y errores. En ese sentido, un grupo de universidades españolas ha diseñado un Sistema Integrado de Información, Sigma, desarrollado por Ibermática, que gestiona los sucesivos estadios y trámites administrativos de los alumnos, desde COU hasta su titulación universitaria final.

Cómo se concibió el Proyecto Sigma y por qué? -Cinco universidades españolas: la Autónoma de Barcelona, la Pompeu Fabra, la Autónoma de Madrid, la de Alcalá de Henares y la Carlos III de Madrid; decidieron acometer el desarrollo del Proyecto Sigma con el fin de solucionar los problemas derivados de la gestión académica, para lo cual, en julio del 91, sacaron a concurso el Proyecto, el cual ha supuesto una inversión de 400 millones de pesetas. Los participantes tuvieron que rehacer la definición, realizar el desarrollo y ofertar la base de datos y el lenguaje de cuarta generación. Conforme a esto, en septiembre de ese mismo año, nos fue adjudicado el concurso, teniendo que reelaborar el funcional, tarea que se llevó a cabo desde septiembre hasta enero del 92. En abril acabamos el desarrollo de la Fase 1 que consistía en los programas de datos fijos, ficheros, etc; y en septiembre el módulo de matriculación, que constituyó la Fase 2. En estos momentos, continuamos trabajando en el Proyecto para que en febrero del 94 esté terminado todo.

-¿En base a que necesidades universitarias se desarrolló Sigma? -Lo fundamental era solucionar el problema de la gestión académica, que se había convertido en algo muy complejo debido a la aparición de los nuevos planes de estudios, que se configuran de una manera muy distinta a lo que existía anteriormente; estamos hablando de la aparición de nuevas asignaturas, que pueden ser troncales, optativas y de libre elección, las cuales convierten al proceso de realizar una carrera en algo bastante intrincado. Además, la liquidación de tasas es un trabajo que incorpora una gran.

Por otro lado, existe lo que denominamos estudios a la carta, consistentes en que un estudiante pueda recorrer diferentes itinerarios para obtener títulos parecidos. En este sentido, hay que señalar que el asunto es muy complejo, ya que una asignatura que en un itinerario es troncal, en otro puede ser obligatoria, etc; pero eligiendo una optativa, puedes realizar casi dos estudios diferentes sin necesidad de simultanearlos, para lo cual es necesario pedir un permiso. De este modo, el alumno va rozando la línea para que, sin tener que recibir esta aprobación, pueda avanzar en más de un estudio. Todo esto llevado a mano exige tener un gran control sobre los expedientes de los alumnos, y se traduce en una complejidad adicional del asunto del potencial académico, no solucionado por las aplicaciones informáticas desarrolladas hasta el momento, al estar incompletas. Sin embargo, Sigma supone una respuesta amplia, que permite resolver el tema de la validación académica, es decir, definidas previamente unas asignaturas, este sistema integrado de información muestra claramente en que situación se encuentran éstas, teniendo en cuenta el expediente y el plan de estudios.

-¿Cómo se diseñó el Proyecto? -Estuvimos orientados por personal de las universidades. Ibermática no propuso como había que definir y diseñar el Proyecto, sino que fueron los profesionales de este ámbito, los cuales tenían mucha experiencia en sistemas anteriores, quienes lo realizaron. Nosotros aportamos nuestros conocimientos en tecnología de inteligencia artificial, utilizada en el Módulo de Validación Académica, la cual suponía un elemento diferencial en el que el personal de las universidades no tenía práctica. Pero, como he señalado, en el resto de Sigma, es decir, cómo enfocarlo, lo que había que mecanizar, el dimensionamiento, etc se fue a lo seguro, ya que las universidades tenían muy claro lo que querían.

-¿Cómo ha sido estructurado el sistema y que ventajas se obtienen de ello? -Sigma está compuesto por una serie de módulos, que son, fundamentalmente, de dos tipos: base y opcionales. Dentro de los primeros nos encontramos con los de Datos Fijos, un sistema de Navegación y Gestión de Colas, que se establece para seguridad de los accesos de cualquier usuario y par poder determinar el uso de una impresora u otra; Expedientes, Matriculación, Tasas, Validación Académica, Exámenes y Certificados. Entre los opcionales, están los módulos de Docencia, COU y PAAU, Acceso a la universidad, Estadísticas, Títulos y Becas.

En la mayoría de ellos nos encontramos con características muy peculiares y nuevas, en relación con los anteriores Sistemas de Gestión Académica. Por ejemplo, en cuanto a certificados, el sistema diseñado es modular, ya que el usuario puede definir cualquier certificado sin necesidad de tenerlo preescrito. Una vez realizad esto, pedirá el certificado y el sistema se lo dará, sin necesidad de comprobar o examinar el expediente, porque los datos que contiene el ordenador son los verdaderos. Eso se basa, fundamentalmente, en que, cuando el alumno se matricula, expresa las asignaturas que desea al empleado, sin necesidad de presentar un documento, que podría introducirse mal en el ordenador; que dispone del terminal, el cual teclea estos datos, determinándose al final si estos son ciertos. Definido esto, se acciona el ordenador, el cual emite el documento de la matriculación, que será firmado por el alumno, pudiendo ser rectificado posteriormente.

En lo referente a exámenes, el sistema funciona de igual modo: una vez emitidas las actas, los docentes van pasando sus notas, que pueden ser corregidas tantas veces como se quiera, hasta que éstas son cerradas y firmadas por el catedrático o secretario. Actualmente, las Universidades del Consorcio están pensando en no proporcionar papeletas, las cuales pueden llevar a error algunas veces, al no coincidir con los datos del ordenador; sino emitir un certificado gratuito, que contendría todas las anotaciones realizadas en el expediente del alumno a lo largo de ese año académico.

Todas estas actividades traen consigo la necesidad de una estructura informática diferente.

-¿Quién es, principalmente, usuario de todo este Proyecto? -Se considera actualmente al personal de secretaria como el mayor usuario de este entramado, ya que, aunque los alumnos se benefician de él indirectamente, son estos, quienes tras establecer el diálogo con los estudiantes, utilizan Sigma. Sin embargo, tenemos previsto establecer un sistema de automatriculación o autoexamen del potencial académico, pudiendo incluso poner a disposición de los alumnos terminales de consulta directa, para que ellos mismos puedan revisar sus expedientes o potencial académico, utilizándose un password o un sistema de tarjeta de crédito, de tal forma que, solamente los estudiantes puedan acceder a esa información.

Como diferencia con los sistemas anteriores, podemos destacar que una vez terminado el período de matricula, el personal de secretaria deja de trabajar en este tema, obteniendo unas estadísticas de tipo económico y las listas de clases. Mientras que antes, cuando se acababa con la matriculación, había que repasar las liquidaciones económicas e introducirlas en el ordenador, elaborar las listas de clase, etc, todo esto era complejo porque siempre se encontraban con algún problema en las matriculas.

-¿Qué niveles de enseñanza gestiona Sigma? - Este sistema gestiona todos los niveles de enseñanza, entendiendo por esto, desde primer ciclo, segundo ciclo, tercer ciclo, hasta post-graduado, convenios con empresas, doctorados