Entrevista
Gestión documental

"Queremos ser un referente en transformación a través de la gestión documental"

La historia de la firma española AdeA se remonta nada menos que a 1999. La compañía, en sus orígenes centrada en la custodia física de documentos, ha evolucionado en los últimos años para convertirse en una empresa tecnológica enfocada en la gestión documental y con la hiperautomatización como bandera. Roberto López del Cura, director general comercial de la compañía, cuenta a ComputerWorld los planes de futuro de una empresa en plena reinvención.

Roberto López del Cura, director general comercial de AdeA
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Esther Macías /Imagen: Juan Márquez

 

 

Aterrizó en AdeA en marzo de 2022 desde Microsoft. ¿Qué le sedujo de este proyecto? 

AdeA es una compañía que se ha tenido que transformar en primera persona para después poder ayudar a dar el salto también a sus clientes. A mí me ha dado la oportunidad de pasar de una labor más teórica a otra más práctica y en la que se ven los resultados y el impacto de la actividad de forma más directa y a menos plazo que en una multinacional. Se trata de un proyecto y un plan estratégico muy atractivo de cómo pretendemos posicionarnos como una firma de referencia en el sector en el mundo de la transformación a través de la gestión documental.

 

¿Ha sido muy complejo que una compañía de perfil tradicional y centrada en el almacenamiento y custodia física de documentos dé el salto a la era digital? 

Es un camino que ya lleva tres años. Desde que se incorporó una nueva dirección general a AdeA, se tomó la decisión de aplicar al mundo de la gestión documental todo lo que la tecnología traía consigo y no quedarnos solo en la parte de archivo tradicional. Es un camino largo y que no ha acabado. Cuando llegué el primer día y me enseñaron esas naves con todos los archivos pensé “qué tiene que ver esto con la tecnología”, pero luego vi cómo todo encaja.

AdeA tenía un conocimiento muy amplio de la gestión documental y las tipologías de documentos y en los últimos años, gracias a una estrategia de adquisiciones, hemos sumado también el conocimiento tecnológico. Nuestro último paso ha sido un importante acuerdo con IBM, nuestro partner tecnológico de referencia. Mediante la tecnología que hemos ido incorporando en la casa más la de IBM ya tenemos la posición de llevar una propuesta de valor a nuestros clientes; una propuesta end to end, que va desde el papel físico hasta el proceso de toma de decisiones mediante la automatización. A nosotros nos gusta llamar a este proceso ‘del documento al dato’ porque al final lo que importa es cómo hacemos la gestión de ese dato.

 

"Nuestra propuesta abarca todo el proceso que va 'del documento al dato"

 

 

Los avances que se han producido en materia de inteligencia artificial y automatización de procesos, en pleno auge, imagino que serán claves en la actual actividad y reinvención de AdeA…

Más que un auge es una necesidad. Lo que hemos visto durante la pandemia es que se ha acelerado la transformación digital de las compañías pero mucho más en la parte del front-office, en la parte de la relación con los clientes. La filosofía de omnicanalidad la han asumido muy rápido todas las compañías, querían estar en todos los canales donde estaba el cliente (que estaba en casa), así que tenían que evolucionar muy rápido; no obstante, ha habido una parte de retraso en el back-office de las empresas que ocasiona que se creen silos y pequeñas rupturas entre lo que la parte del front y el back pueden hacer.

Allí estamos viendo una gran oportunidad muy grande para ayudar a nuestros clientes y a todas las empresas que se atrevan a trabajar con nosotros basada en tres grandes bloques. Por un lado, la gestión documental tradicional, porque en la actualidad, a pesar de que todas las empresas tienen una estrategia ‘sin papel’, vemos sectores que, por un marco jurídico determinado, no pueden adoptarla, por ejemplo la Administración pública, el mundo del seguro, muchos de los procesos bancarios...

Por otro lado, están otros dos bloques que nos permiten llegar al end to end; uno es el procesamiento inteligente de documentos, donde la inteligencia artificial (y el machine learning y el deep learning) está jugando un papel clave. Estamos pasando de un modelo de gestión documental como un centro de coste a otro que permite la disponibilidad de la información casi en tiempo real para que los datos sirvan o bien dentro de un proceso de toma de decisión o para alimentar un segundo proceso, y ahí entra en juego nuestra tercera pata, la automatización. Porque lo que permitimos es que los tiempos de puesta a disposición de la información se reducen y esto afecta al resto de operación de la empresa en términos de mayor satisfacción del cliente y del empleado, de contar con más información para ofrecer los productos y servicios, etc.  

 

La compañía emplea a 300 profesionales y su facturación es de unos 20 millones de euros. ¿Qué planes de ampliación de plantilla y facturación tienen para este año?

Tenemos un plan estratégico a tres años en el que nos hemos propuesto doblar nuestro ebitda e incrementar un 50% nuestra facturación. Nos gusta poner como ejemplo cómo ha impactado la transformación digital en nuestra propia empresa; en los últimos tres años hemos visto una mejora de nuestro estado financiero, al poder incrementar nuestro ebitda al tiempo que aumentábamos nuestra facturación. Un crecimiento del 50% es importante y para ello estamos barajando tanto el incremento orgánico, ganando cuota de mercado y clientes, pero también inorgánico, como hemos hecho en los tres últimos años. Queremos incorporar distintas compañías para que nos aporten sinergias comerciales o tecnológicas e ir añadiendo todo este conocimiento a la base que ya tenemos en AdeA.

 

 

Han comprado una compañía en Portugal. ¿Habrá más compras en España?

Estamos evaluando constantemente el mercado, pero en este momento no puedo avanzar nada.

 

AdeA compite con grandes jugadores de tecnología dentro del área de gestión documental. OpenText, que acaba de comprar Micro Focus, es un ejemplo, pero hay más. ¿Cómo ven a sus rivales?

Hay dos grandes tipos, los grandes jugadores, que se sitúan más en la parte de fabricante de software, y que licencian su tecnología para que la desarrolle el cliente, y otra serie de empresas entre las que nos situamos: las compañías de servicio. A nosotros nos diferencia el acompañamiento al cliente, nuestra capacidad de poner a su disposición todo el knowhow del proceso documental, que no solo implica tecnología (algo fundamental) sino también el conocimiento y el talento de las personas. También nos diferencia y nos permite competir de forma más ágil el modelo SaaS con el que nos acercamos a los clientes, que, además, es multitenant; de este modo, los clientes no necesitan hacer una gran implantación sino que pueden ir adoptando procesos poco a poco, una estrategia que nos está dando vía de entrada a nuevos clientes.

Si hablamos de jugadores como Opentext, Servicenow o Microsoft, lo que vemos es que estos proveedores ofrecen ‘café para todos’, de modo que los clientes dependen de una serie de integradores que personalicen la propuesta, lo que implica más inversión y tiempo por su parte. Nosotros acortamos en inversión, en implantación y despliegue (de hecho, un proyecto de meses podemos hacerlo en semanas) y reducimos al mínimo el impacto en la organización.

 

"Nuestro modelo actual, más basado en la parte de tecnología, nos permitirá internacionalizarnos de forma más rápida"


AdeA tiene presencia en España, Portugal y Colombia, ¿cuál es la estrategia que tienen en internacionalización? 

Hasta hoy, además de tener presencia en España y Portugal, dábamos servicios al resto de Europa a través de partners en la parte más tradicional del negocio, la de custodia, pero nuestro modelo actual, más basado en la parte de tecnología, nos permitirá internacionalizarnos de forma más rápida. Estamos analizando ahora la expansión a otros países de Latinoamérica (además de Colombia) y de Europa.  

 

¿Cuál es el peso de negocio de España?

Un 66% proviene de España y un 33% se reparte entre Portugal y Colombia.

 

¿Los grandes clientes de AdeA de toda la vida se han subido a esta ola de cambio o la nueva propuesta de la compañía atrae a nuevas empresas?

Las dos vías. Indiscutiblemente crecemos mucho en nuestra actual cartera pero también estamos consiguiendo captar nuevos clientes, sobre todo en el mundo de los servicers inmobiliarios y el real estate. Una de las grandes ventajas de AdeA es la cartera de clientes, compuesta en el 80% por empresas del IBEX 35; somos muy conocedores de sus procesos, así que es lógico que nos surjan nuevos proyectos en la parte digital. Estamos trabajando muy fuerte con la banca, en el onboarding hipotecario y en el sector de seguros y utilities. Ya estamos siendo capaces de generar una serie de casos que nos permite irlos replicando para cada una de las industrias.

El último contrato que hemos ganado es la Consejería de Justicia de la Comunidad de Madrid. Hemos renovado el acuerdo que teníamos con ellos a cinco años por un montante de 8,5 millones de euros. La entidad ya confiaba en nosotros para el archivo y custodia documental y el actual contrato implica iniciar un proyecto de transformación digital.

 

¿Qué peso tiene la Administración en AdeA?

Supone un 30% del negocio. Es un sector muy intensivo en documentación que tiene un peso importante en nuestro negocio tradicional y, además, poco a poco estamos empezando a hacer proyectos nuevos para que participen también del nuevo proceso digital. No es un camino fácil. Hemos ganado Justicia en Castilla-La Mancha y en Murcia, la Comisión Nacional del Mercado de Valores… Nuestra intención es trabajar más con la Administración en nuestra parte de transformación, más allá del negocio tradicional, yo espero que los fondos europeos sean un acelerador para la modernización de la Administración.

 

¿Los aprovechará España adecuadamente?

Deberíamos poder hacerlo. Lo difícil de los fondos públicos es que se empleen para que tengan impacto de verdad. Además, hay que hacer un esfuerzo mayor para que esos fondos lleguen a la pyme y para disminuir la burocracia que requiere recibir este tipo de ayuda. No obstante, sí es cierto que gracias a estas iniciativas el país evoluciona, lo hemos visto en los últimos años.  

 

"Ya estamos empezando a custodiar NFT"

 

¿Qué importancia da AdeA a la ciberseguridad?

Mucha, a toda la seguridad en su conjunto. La gestión documental implica la seguridad física de los documentos; nosotros somos los custodios de una documentación que tiene un altísimo valor. Y en la parte más digital hay otros bloques de seguridad, como la seguridad perimetral de los sistemas. Nos apoyamos en los grandes porque toda nuestra infraestructura está en Microsoft Azure y AWS; a nivel de aplicaciones trabajamos con IBM. Apostamos por los grandes porque estas empresas tienen mucho foco y una gran capacidad de inversión en securizar sus entornos. Después, existe otra pata de la seguridad, la relativa a la accesibilidad y gobernanza, que muchas veces se olvida. Nosotros trabajamos para que toda la documentación esté centralizada, sea visible sin necesidad de hacer una descarga y haya una trazabilidad. Hay una parte de la gestión documental clave, que es el ciclo de vida del documento, que implica saber qué documentos debe seguir teniendo una organización y cuáles no, y esto afecta tanto al mundo digital como al físico y es fundamental el cumplimiento de la normativa vigente. Trabajamos intensamente en todos estos aspectos.

 

Por último, ¿cómo impacta blockchain en la gestión documental?

Es un habilitador que permite, en un momento dado, mejorar procesos. Cuando se hace una transacción entre empresas siempre se genera un documento, da igual si es físico o virtual, por ejemplo, un contrato inteligente o incluso un NFT; de hecho, nosotros ya estamos empezando a custodiar NFT.

 

 

AdeA, una empresa de 50 millones de euros en 2026

AdeA es una compañía que actualmente factura unos 20 millones de euros al año, pero los planes de Felipe Fernández Atela, presidente y CEO de la empresa, y su equipo pasan por trabajar para “alcanzar 50 millones de euros en cuatro años”. El ejecutivo, un experimentado directivo del sector, que también preside el consejo de la operadora Excom y en el pasado fue presidente de EDS (la empresa de servicios que HP compró en 2008) y de Deutsche Telekom Iberia, estuvo también a punto de ser nombrado consejero independiente de Indra, posición que rechazó finalmente a finales del pasado mes de septiembre, como cuenta a ComputerWorld. “Rechacé la oportunidad de formar parte del consejo de Indra para centrarme en fortalecer el proyecto de AdeA”.

Fernández Atela explica que en los últimos cuatro años AdeA ha ido fortaleciendo su negocio digital con la compra de diversas compañías. “Queremos seguir consolidándonos en el mercado de custodia física de documentos abrazando a su vez la gestión documental avanzada y la automatización de proyectos, mediante la apuesta por tecnologías como la inteligencia artificial o RPA (automatización robótica de procesos)”, cuenta.

La compañía, que tiene una plantilla de 336 personas, está actualmente ampliando talento en torno a esta nueva apuesta por la tecnología. “Estamos preparando la compañía para el futuro siendo conscientes de que el papel va disminuyendo, aunque aún necesita ser tratado”, expone el portavoz, que defiende que la multinacional española ofrece una gestión end to end del documento. “Frente a nuestros competidores, por ejemplo IronMountain, damos una respuesta completa a la necesidad de gestión documental de los clientes. Hay jugadores que se dedican a custodiar documentos y otros a digitalizar la gestión de estos, pero nosotros abarcamos toda la cadena de valor”.   

AdeA, creada en 1999, dispone de varios centros de custodia y operaciones en España (en Madrid, Guadalajara y Zaragoza), en Portugal (en Oporto y Montijo) y en Colombia (en Bogotá), en donde se albergan siete millones de cajas con documentación. La compañía procesa 100.000 documentos al día y mantiene 90 millones de imágenes en hosting.

 

 

 

 

 



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