Claves para una correcta recuperación de datos

A las empresas no les gusta hablar de lo a menudo que fallan sus backups, de las veces que sus restauraciones de datos resultan ser un fiasco y de las veces que los soportes dañados impiden la recuperación de los datos. “Si descubres una pérdida de datos, no tendrás muchas ganas de hacerlo público a todo el mundo”, comenta John Sloan, analista senior de investigación de Info-Tech Research Group.
Sin embargo, las empresas de recuperación de datos están menos demandadas de lo que podría parecer. De media, la empresa Kroll Ontrack realiza 50.000 recuperaciones cada año en 24 países, según John Riddell, responsable de operaciones. Esta cifra abarca desde los usuarios finales a los servidores de empresa. Por su parte, la empresa CBL Data Recovery Technologies, con 17 laboratorios en todo el mundo, completó 21.000 proyectos el año pasado, de acuerdo con su presidente y CEO William Margeson. Y es que, los proyectos empresariales de recuperación de datos solamente se llevan a cabo tras el fallo físico de los discos duros de sus equipos RAID, apunta Riddell. “Si descubren un fallo de disco, no pasa nada... pero normalmente, cuando ven más de dos discos fallando a la vez, nos llaman y dicen que no pueden restaurar su RAID porque han perdido varios discos”, afirma Riddell. Y no hay mucho que las empresas puedan hacer para prevenirlo. “No existe una causa real que podamos determinar”, continúa. “A veces es por calor, otras por la antigüedad de los discos duros, pero no hay forma de prevenir que falle un disco.
Por todo ello, seguir los siguientes consejos de los analistas y expertos en recuperación de datos ayudará a las empresas a que sus problemas no empeoren:

1) Verificar los ‘backups’ y centrar la atención en la restauración
Las empresas deben confirmar que se están realizando los backups, apunta Margeson, quien también recomienda realizar simulacros de fallo. “Si quieres descubrir lo protegido que estás realmente, elige un día al azar y exige ver la restauración de algunos de tus datos. En cualquier momento, podrías necesitarlo de verdad”.
“La verificación de los backups es crítica para las empresas”, añade Riddell. “Hemos tenido llamadas de clientes que se suponía que estaban haciendo todo lo necesario, pero que al ir a restaurar un backup, encontraron que lo que no habían hecho era verificar sus copias para asegurarse de que lo que en realidad intentaban restaurar estaba allí, listo por si hacía falta”. Pero realizar backups con éxito carece de sentido a menos que las empresas puedan probar que son capaces de recuperar los datos, y hacerlo en un tiempo prudente, apunta Sloan. “Decir que podemos recuperarlo a menudo no es suficiente”, afirma. “Tiene que ser posible hacerlo en un tiempo determinado, o comenzarán a perder dinero”.

2) Hacer ‘backup’ de servidores y PC
“La gran mayoría de las empresas realizan backups, pero lo hacen principalmente de sus servidores”, destaca James Quin, analista senior de Info-Tech Research Group, “pero no de sus PC”. Esto puede ser muy problemático, porque aunque las empresas puedan creer que no hay nada realmente importante en un PC, existen muchos estudios que muestran que hay muchos datos guardados en formatos no estructurados. 

3) Considerar la fiabilidad y rapidez de la restauración al adquirir nuevos dispositivos de ‘backup’
Muchas de las empresas que buscan formas más eficientes de realizar sus backups, como soluciones disco a disco y bibliotecas virtuales de cintas, lo hacen porque descubren que sus dispositivos no son tan fiables como esperaban o que se tarda mucho tiempo en hacer backups a cinta, según Sloan. Es más, las empresas determinan cuántos datos quieren proteger cada noche y descubren que no son capaces de hacer backup de todo en el tiempo disponible.
Por ello, cuando las empresas exploran tecnologías alternativas de backup, deberían preguntarse si podrán recuperar sus datos más rápido y si la fiabilidad de esas restauraciones serían mejor desde un dispositivo de disco, sugiere Sloan.

4) Determinar la cantidad de datos que puede permitirse perder
“La gente se da cuenta que debe guardar sus datos y documentos importantes durante un determinado periodo y que no pueden conformarse con lamentarse si no pueden encontrarlos. Por eso ha surgido este interés por los procesos de archivo y backup”, explica Sloan. Pero guardar cada bit de datos y mantenerlo por tiempo indefinido no es la respuesta. Por ello, según Sloan, una buena estrategia de archivo y backup debe dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿Qué es importante? ¿Qué necesitamos guardar? ¿Qué podemos permitirnos no tener?

5) Añadir un componente de recuperación de datos al plan de recuperación de siniestros
De esta forma se ayudará a prevenir la toma de decisiones apresuradas “bajo presión”, sugiere Riddell. “La mayoría de las empresas ahora están seguras de que saben lo que tienen que hacer para volver a la actividad en el menor tiempo posible para no perder su dinero”, afirma. “Queremos asegurarnos de que incluyen también el elemento de la recuperación de datos para que, si sucede algo, puedan recurrir a su plan y saber que pueden llamar a una empresa acreditada antes de que la necesiten”.

6) Saber cuándo ‘tirar la toalla’
El equipo de TI a menudo cae en el error de no saber cuándo desistir, afirma Margeson. “No saben cuándo tirar la toalla, y suelen agrandar el problema con la mejor de sus intenciones”.
Por su parte, las empresas tampoco deberían pretender que su equipo de TI sea experto en recuperación de datos, añade Margeson. “¿Cómo vas a saber cómo arreglar algo si desconoces qué es lo que pasa? No se puede esperar que el equipo de TI sepa de todo”, afirma.

7) Encontrar un servicio fiable
Una firma con buena reputación proporcionará un presupuesto por adelantado, comenta Riddell, en lugar de pedirle que envíe primero el dispositivo. “Por nuestra experiencia sabemos qué tendremos que hacer para recuperar los datos”, afirma.
La evaluación también debería indicar los datos que se podrán rescatar por ese precio, añade Riddell. “Tras evaluar el sistema, Ontrack proporcionará una completa lista de archivos al cliente para asegurarse de que conoce los datos que va a recuperar, antes que tomar ninguna decisión”, afirma.
No debería haber ningún coste oculto, comenta Margeson. “La recuperación de datos puede ser cara –por eso mucha gente pretende recuperar los datos por sí mismos– pero es necesario actuar con garantías... no pague por