El control de los gastos de impresión consigue optimizar la eficacia empresarial
Externalización, impresión bajo demanda y soluciones globales son elementos para su reducción
Todavía hoy resulta difícil que una compañía sepa con exactitud qué parte del presupuesto de su departamento de sistemas se dedica a cubrir sus gastos de impresión. Sin embargo, ésta es una partida nada despreciable que la mayor parte de las veces no está sujeta a ningún control. Incluso, lo que es más preocupante, gran parte de las compañías no cuenta con una estrategia clara y eficaz en este campo.
Según un reciente estudio realizado por la consultora IDC, el 90% de las organizaciones no puede calcular cuánto gasta en la elaboración de documentos y dos tercios de éstas admite no realizar ningún tipo de seguimiento del coste total de la gestión de la documentación. Estos datos demuestran, según Jaime García, director de análisis de IDC España, “que las organizaciones no son conscientes del alto coste de los procesos que intervienen en la elaboración de un documento. La gestión documental es un área en la que la optimización proporciona ahorros de coste, productividad y eficacia, y si la externalización ha conseguido reducir costes en el departamento de sistemas de entre un 10 y un 15%, es posible alcanzar ahorros similares con procesos de gestión documental”.
Por su parte, Gartner estima que los costes relativos a la documentación alcanzan el 3% de la facturación total de una entidad. Para la consultora, el 5% del total de los costes de impresión corresponde a la adquisición de dispositivos, el 45% al papel, energía, toner y mantenimiento, y el 50% restante proviene de costes de gestión ocultos como reconfiguraciones o gestión de la red, que no se suelen incluir en el presupuesto de impresión.
Jose Mª Esteban, responsable de servicios profesionales de Lexmark señala que hay que tener en cuenta, “la existencia de otros equipos, copiadoras, faxes o equipos de digitalización, que no son impresoras, pero también realizan tareas que finalmente dan como resultado un documento y que provocan gastos indirectos relacionados con su interacción con los usuarios”.
Para Albert Sagarra, director de los servicios de impresión bajo demanda de IBM España, Portugal, Grecia, Turquía e Israel, “el problema es que la mayoría de las empresas cuenta con una infraestructura de impresoras diversificada formada por equipos de diferentes fabricantes, lo que resulta complejo de gestionar y mantener”.
Reducción de costes
Los servicios que los suministradores ofrecen se centran en conseguir no sólo un ahorro de costes, sino una mayor eficacia de los centros de impresión a través de lo que denominan impresión bajo demanda. Albert Sagarra señala: “Lo ideal es analizar el modelo de impresión para optimizarlo, basándose en la capacidad de impresión necesaria y la dispersión de los puestos de trabajo. Una vez la infraestructura es la adecuada y está debidamente gestionada, el servicio establece políticas de impresión que conducen a un uso racional de los dispositivos, disminuyendo los costes de papel y consumibles. Para una empresa que cuente con 500 impresoras, el servicio de impresión bajo demanda le proporcionaría un ahorro de entre un 20 y 30%, así como un aumento importante de la disponibilidad de sus sistemas y de la calidad de impresión. Estos servicios proponen una nueva forma de concebir las tareas de impresión dentro de una empresa. Esto supone la aplicación de las ventajas de la estrategia e-business bajo demanda a la gestión de la impresión lo que aporta una mayor flexibilidad y capacidad de respuesta”.
Futuro
Otro camino para conseguir ahorros es la automatización de los procesos de impresión y gestión de equipos. Carlos Fontán, director de marketing de empresas de la división de imagen e impresión de HP asegura: “Nuestros dispositivos de imagen e impresión son inteligentes, se pueden programar para tareas específicas e integrarse en los procesos de las organizaciones, mejorando su eficiencia, incrementando la productividad y reduciendo los costes”. Para él, aunque el futuro parece venir de la mano de la tecnología láser, “se están produciendo avances en inyección de tinta, al mejorar la velocidad, reducir los costes de impresión con consumibles separados de larga duración y con alta calidad, a precios más competitivos que en láser. Por ello, prevemos un crecimiento de esta tecnología en los próximos tres años”.
Para José Mª Esteban, de Lexmark, el futuro también pasa, independientemente de los productos, “por diseñar soluciones de gestión de flotas conjuntamente con el cliente, implantando sistemas que consigan ahorros significativos”.
El control de los dispositivos, la incorporación de herramientas de gestión o de puertos de conectividad que aprovechen las infraestructuras de red de las compañías son otros caminos para lograr ahorros en este campo.
Según un reciente estudio realizado por la consultora IDC, el 90% de las organizaciones no puede calcular cuánto gasta en la elaboración de documentos y dos tercios de éstas admite no realizar ningún tipo de seguimiento del coste total de la gestión de la documentación. Estos datos demuestran, según Jaime García, director de análisis de IDC España, “que las organizaciones no son conscientes del alto coste de los procesos que intervienen en la elaboración de un documento. La gestión documental es un área en la que la optimización proporciona ahorros de coste, productividad y eficacia, y si la externalización ha conseguido reducir costes en el departamento de sistemas de entre un 10 y un 15%, es posible alcanzar ahorros similares con procesos de gestión documental”.
Por su parte, Gartner estima que los costes relativos a la documentación alcanzan el 3% de la facturación total de una entidad. Para la consultora, el 5% del total de los costes de impresión corresponde a la adquisición de dispositivos, el 45% al papel, energía, toner y mantenimiento, y el 50% restante proviene de costes de gestión ocultos como reconfiguraciones o gestión de la red, que no se suelen incluir en el presupuesto de impresión.
Jose Mª Esteban, responsable de servicios profesionales de Lexmark señala que hay que tener en cuenta, “la existencia de otros equipos, copiadoras, faxes o equipos de digitalización, que no son impresoras, pero también realizan tareas que finalmente dan como resultado un documento y que provocan gastos indirectos relacionados con su interacción con los usuarios”.
Para Albert Sagarra, director de los servicios de impresión bajo demanda de IBM España, Portugal, Grecia, Turquía e Israel, “el problema es que la mayoría de las empresas cuenta con una infraestructura de impresoras diversificada formada por equipos de diferentes fabricantes, lo que resulta complejo de gestionar y mantener”.
Reducción de costes
Los servicios que los suministradores ofrecen se centran en conseguir no sólo un ahorro de costes, sino una mayor eficacia de los centros de impresión a través de lo que denominan impresión bajo demanda. Albert Sagarra señala: “Lo ideal es analizar el modelo de impresión para optimizarlo, basándose en la capacidad de impresión necesaria y la dispersión de los puestos de trabajo. Una vez la infraestructura es la adecuada y está debidamente gestionada, el servicio establece políticas de impresión que conducen a un uso racional de los dispositivos, disminuyendo los costes de papel y consumibles. Para una empresa que cuente con 500 impresoras, el servicio de impresión bajo demanda le proporcionaría un ahorro de entre un 20 y 30%, así como un aumento importante de la disponibilidad de sus sistemas y de la calidad de impresión. Estos servicios proponen una nueva forma de concebir las tareas de impresión dentro de una empresa. Esto supone la aplicación de las ventajas de la estrategia e-business bajo demanda a la gestión de la impresión lo que aporta una mayor flexibilidad y capacidad de respuesta”.
Futuro
Otro camino para conseguir ahorros es la automatización de los procesos de impresión y gestión de equipos. Carlos Fontán, director de marketing de empresas de la división de imagen e impresión de HP asegura: “Nuestros dispositivos de imagen e impresión son inteligentes, se pueden programar para tareas específicas e integrarse en los procesos de las organizaciones, mejorando su eficiencia, incrementando la productividad y reduciendo los costes”. Para él, aunque el futuro parece venir de la mano de la tecnología láser, “se están produciendo avances en inyección de tinta, al mejorar la velocidad, reducir los costes de impresión con consumibles separados de larga duración y con alta calidad, a precios más competitivos que en láser. Por ello, prevemos un crecimiento de esta tecnología en los próximos tres años”.
Para José Mª Esteban, de Lexmark, el futuro también pasa, independientemente de los productos, “por diseñar soluciones de gestión de flotas conjuntamente con el cliente, implantando sistemas que consigan ahorros significativos”.
El control de los dispositivos, la incorporación de herramientas de gestión o de puertos de conectividad que aprovechen las infraestructuras de red de las compañías son otros caminos para lograr ahorros en este campo.
