El coste de impresión de una empresa supone el 6 por ciento de su facturación

Esta primavera, HP anunciaba la introducción de dos nuevas arquitecturas en el mundo de impresión. Para poder analizar lo que esto supone para su propuesta profesional de impresión, quisimos conversar con Xavier Regué, director de la categoría de impresión de HP España y Portugal.

Tal y como nos explicaba este responsable, “hemos presentado dos nuevas arquitecturas. Por un lado, la arquitectura Flow, basada en tecnología láser, que nos permite integrar la mejor tecnología de escaneo sobre un dispositivo de impresión multifunción. Con esto, conseguimos un dispositivo con lo mejor de los dos mundos orientada a la gestión documental, la gestión de la información. Con esto, la empresa puede, desde un único dispositivo, automatizar la digitalización y archivo de todos sus documentos. Además, esto se integra con un software que permite conectividad con la nube, tanto en un entorno seguro que ofrece HP, orientado especialmente a las pequeñas y medianas empresas, como en una infraestructura cloud de la propia empresa”.

La otra gran novedad para HP fue la introducción de la OfficeJet Pro Serie X. “Una tecnología disruptiva en el mundo de la impresión, basada en tecnología desarrollada para imprentas digitales, que hemos conseguido llevar al mundo de la empresa. Los beneficios que ofrece este nuevo producto son una reducción de costes de impresión, la duplicación de la velocidad, y la disminución a la mitad de los consumos energéticos”.

Existe una creencia generalizada de que láser es para la empresa e inyección para consumo. En palabras de Regué, “en los últimos años, todos los fabricantes hemos hecho esta orientación de la tecnología de impresión. Así es como se ha construido la oferta de consumo. Pero, si eres capaz de industrializar la tecnología de tinta para robustez y la fiabilidad de la láser, puede ofrecer unas ventajas de coste muy importantes, y esto es lo que conseguimos con esta nueva arquitectura. Por eso, a partir de ahora podemos no tener que reducir la orientación de la tecnología por tipo de cliente. Lo importante es que sea el producto adecuado”.

Un mayor volumen de impresión, un gasto que se necesita controlar

Según nos resume Xavier Regué, “a día de hoy, la realidad que vemos es que cada día se imprime más. Las empresas cada día imprimen más documentos, y es una tendencia que no creemos que se vaya a revertir, porque hay una ventaja demostrada en la captación de la información en documentos impresos frente a verlos en pantalla. Lo que sí es cierto, es que hay una doble preocupación en las empresas. Por un lado, tener una predictibilidad de costes, esto es, saber cuánto le va a costar a la empresa y, segundo, cómo podemos ayudarles para reducir estos costes. Y ahí es donde ofrecemos nuestros servicios de consultoría para analizar y optimizar todos sus dispositivos y procesos de impresión”.

La propuesta a la gran empresa pasa, primero, “por hacer una auditoría de cuáles son sus necesidades. De ahí, llegamos a una recomendación de cuál es el despliegue óptimo de su flota de dispositivos de impresión, con el balance adecuado de impresoras personales, departamentales o de grupo, color o monocromo; A4 o A3… en función de los objetivos que quieren conseguir. Además, podemos ayudarles con soluciones de impresión vía software que corren sobre nuestras impresoras y las de otros competidores, para llevar a cabo el acceso y la monitorización de la impresión, pudiendo controlar qué se está imprimiendo, cuánto coste genera, quién lo está haciendo y con qué fines, de tal forma que puedan tener cierta predictibilidad en sus gastos”.

Una empresa “no quiere dedicar sus recursos a la monitorización de la impresión, de ahí que les ofrezcamos hacerlo nosotros o bien a través de nuestros partners. Para ellos, esto se convierte en un gasto predecible y estable en función de su consumo. Ésta es una tendencia imparable que empezó con la gran empresa y ahora avanza, de forma imparable, a la mediana empresa. De hecho, creemos que se va a acelerar, porque la preocupación a la que responden es a la de reducir costes, y esto es algo que cada día preocupa más a las empresas, independientemente de su tamaño. Y ahí entra nuestro máximo valor: ofrecerles el servicio que necesitan, reduciendo los recursos que tienen que emplear así como los costes de impresión”.

¿Sabe una empresa lo que gasta en impresión?

“No, responde rotundamente Regué, quien añade que, normalmente, “al hacer uso de la impresión muchos usuarios, no tienen consolidados todos los costes. El hardware se compra por un lado, los consumibles y el mantenimiento por otro, y no hay una visión global de lo que cuesta la impresión o, yendo más allá, la gestión documental”.

De media, según los estudios que maneja HP, “el coste de la impresión es del 6 por ciento de la facturación. Ahora los CIO son más conscientes de ello, de ahí que hayan implementado o estén implementando proyectos de este tipo, optimizando los costes. Y, si en la gran empresa sí se han dado ya pasos, el gran reto es la mediana y la pequeña empresa, donde todavía no existe esta conciencia”.

No podemos olvidar que el coste de la impresión es “sólo el 10 por ciento del coste de la gestión documental. Este dato proviene de una empresa externa, y nos ha ayudado a orientar nuestro I+D hacia donde creemos que más podemos ayudar, mejorando los procesos de gestión documental de la empresa. Tenemos que ayudar a los CIO a entender los costes ocultos, desde el principio de su proceso hasta el final, todo el ciclo de vida del documento, que no está muy claro en la empresa”.