Tecnología | Artículos | 15 DIC 2006

El fin del milenarismo: hacia una estrategia documental

Andreu López.
Ni las tecnologías ni las necesidades se detienen, pero el estado actual del universo documental permite ya extraer conclusiones realistas y estables basadas en la evidencia, y no en la dudosa iluminación de unos cuantos visionarios. Como todos los mitos, la oficina sin papeles nació de una ilusión colectiva, pero también de un puñado de premisas falsas. La única realidad documental que debe interesar a las empresas es la que les permita cerrar un círculo, que arranca en el ahorro de costes y enlaza tanto con la optimización de sus procesos de información, como con su necesidad de asegurar la sostenibilidad y escalabilidad de todas sus estructuras. Hoy, ese círculo es posible, parametrizable y monitorizable; eso sí, de manera individualizada, empresa por empresa.

Tal vez hemos tardado demasiado en encontrar una explicación y quizás ha sido culpa de todos. Sin embargo, tres décadas de confusión en el mercado de gestión documental es demasiado y ha dejado demasiados heridos, tanto entre los proveedores, como entre el conjunto de las empresas, las supuestas beneficiarias de esa revolución. Es hora de trabajar juntos para volver a una normalidad duradera.
Desde la perspectiva actual es fácil ver que tan insensato es el que pretende que nada ha cambiado en el entorno documental como el que sigue empecinado en que el papel tiene los días contados. Más obstinada que ellos es una realidad que muestra con cifras incontestables que las empresas consumen más papel y lo que necesitan es racionalizar su uso, pero también que éste ha cambiado.
Y es que el cambio se produjo en el paradigma mucho antes que en los procesos: de un modelo en el que el papel era ‘el documento’ hemos pasado a un mundo en el que el documento se ha disuelto en ‘ceros’ y en ‘unos’ y que utiliza el papel como soporte para representarlos cuantas veces sea necesario, en la forma que convenga y allá donde se precise.

Los fabricantes cambian
Mucho cambio en poco tiempo. Desde Guttenberg, el citado paradigma no se había movido más que en la letra pequeña, y los cambios tecnológicos eran eso, tecnológicos, no conceptuales. La era digital rompió el molde: multiplicó hasta el infinito la información disponible y circulante, y la convirtió en un intangible. Incluso la caverna de Platón necesitaba una pared para proyectar sus imágenes. Así, ¿no será más que necesario un soporte real para mucha de la información que millones de personas utilizan a diario?
Antes que los usuarios, percibimos ese cambio algunos fabricantes, que nos adelantamos a la demanda reinventando lo que, hasta entonces, habían sido productos ofimáticos o periféricos informáticos. De hecho, los equipos multifunción nacieron con una estructura de tarjetas dedicadas y apenas interconectadas, hasta que los fabricantes más avanzados empezaron a centralizar el control de toda la máquina. En suma, construyeron un servidor interno de uso específico para vincular directamente la información digital con su representación en papel.
Además, en algunos casos, ese servidor acepta programación externa, a través de paquetes de desarrollo de software, lo que supone adaptar los equipos a las necesidades particulares de cada cliente, y no al revés.

¿Cambian las empresas?
El desafío tecnológico ha sido satisfecho, pero ¿lo están aprovechando realmente las empresas? Pocas. En concreto, sólo lo están haciendo aquellas que han sabido reconvertir su propio paradigma, es decir, el de compras. Con esta nueva realidad en marcha, las compañías deben esforzarse en entender que sus decisiones ya no son las propias de la adquisición de ofimática o de periféricos. El desafío ahora es reducir realmente los costes, de una manera eficaz y duradera. Esta idea pasa por diseñar una estrategia documental adaptada a las dimensiones y funciones de cada compañía. Los ahorros posibles siguen siendo suculentos, pero conseguirlos requiere un esfuerzo que va más allá de la mera negociación del precio.
Los departamentos de sistemas de información y de compras deben, todavía, aunar esfuerzos, junto con los de finanzas, innovación o procesos. Sin embargo, siempre pasando por un conocimiento preciso del punto de partida.

Nuevo modelo
Todo nuevo paradigma plantea incertidumbres; acogerse a una metodología ya contrastada, y adaptarla en lo necesario a la realidad de cada empresa es el único atajo en este proceso. Así, lo que las empresas avanzadas deben exigir a su proveedor es un proceso metodológico que parta del análisis científico y estructurado de su propia realidad documental. Sólo de esta manera, los fabricantes podrán entregar a las empresas un mapa realista de su situación actual, que les permita identificar su ubicación en un cuadrante que parte de la reducción de costes y se despliega en dos coordenadas: la de optimizar procesos y la de crear una estrategia. Sólo detectando y conociendo las necesidades es posible aportar soluciones.
Reducir el coste de cada página, dimensionar correctamente el parque, establecer indicadores de uso, descargar a los departamentos de administración y sistemas de información, automatizar rutinas, alinear plenamente la alternativa financiera, garantizar la consistencia y la seguridad. Éstas son, en suma, las necesidades más comunes, aunque los objetivos y los medios no lo sean. El cambio es real, y los líderes ya han empezado a afrontarlo.


Por Andreu López, director de marketing de Ricoh España

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