Tecnología | Artículos | 15 DIC 2006

La lenta pero imparable transición de las organizaciones a la gestión digital

Aunque la tecnología precisa ya existe, aún se requiere una normativa clara al respecto
Ana Sanz.
La gestión documental es uno de los procesos críticos en el acceso y despliegue de la información de una compañía. Pese a ello, es frecuente que el documento en sí mismo y su proceso sea la última prioridad, aunque forme parte esencial del negocio que acarrea sus propios gastos e ingresos. Con esta premisa y desde muchos puntos de vista, los ponentes de la mesa redonda organizada por ComputerWorld han debatido la lenta, pero progresiva, adopción de las soluciones y servicios de gestión documental. Disponibilidad tecnológica y la necesidad de una normativa clara son el denominador común.

En una primera ronda para conocer la situación del mercado español de impresión y el cambio de rol de los proveedores de equipos tradicionales al de suministradores y servicios de gestión documental, la mayoría de los convocados a esta mesa redonda organizada por este semanario señalaban que se trataba de “una evolución lógica”. Así, para José Mª Esteban, responsable de servicios profesionales de Lexmark, “no se trata de una ruptura en el comportamiento de los fabricantes, sino de un cambio gradual hacia la gestión documental, promovido fundamentalmente por las normativas, como, por ejemplo, la establecida por el Banco de España en facturas y documentos para evitar el blanqueo de dinero. La tecnología para llevar a cabo esta gestión está disponible, si bien su implementación no progresa de la manera que debiera”.
Una idea que mantiene Juan Martínez, director de la división de soluciones de Kyocera, al señalar que “existe una demanda por parte del mercado de soluciones documentales desde hace mucho tiempo que nadie resolvía. Han sido los fabricantes de impresoras los que han tomado las riendas para resolver esta problemática proporcionando una oferta de soluciones y servicios”. Por el contrario, Alicia García, marketing business solutions de Konica Minolta, matiza que “es una demanda provocada por los propios suministradores y las grandes compañías.

Un problema complejo
El director de la unidad de sistemas de impresión de IBM España, Jesús Ayllón, puntualiza a su vez los diferentes modelos de negocio de cada una de las empresas representadas en esta mesa redonda, “que se refleja en la propia forma de enfocar la gestión del documento, desde su salida de los sistemas de TI de la empresa, ya sea en forma de factura, tique de compra, etiqueta, albarán, etc. hasta su gestión, acceso y almacenamiento, que hay que contemplar según los problemas de gestión de cada compañía”. Para el representante de gestión documental de Canon España, Guillermo Losa, “la gestión documental es compleja y extensa, ya que ha de ser entendida desde que el documento comienza a ser gestado, hasta que se almacena o desaparece, por lo que hay que delimitar muy bien a qué nos referimos”.
Una concepción bien conocida por la Asociación Española de Gestión Documental (AedocDigital), representada en la mesa por Mª del Valle de Palma, directora del Observatorio de Documentación Digital. “Desde nuestra asociación ayudamos a las compañías e instituciones españolas a implantar la gestión documental, algo que no es sencillo, puesto que es necesario que este proceso se defina claramente con normativas y legislación adecuada. La impresión es sólo una pequeña parte de la gestión documental que tendría que estar integrada en los flujos y sistemas de gestión de datos de la compañía”.
“Efectivamente –confirma Jesús Labrado, director de marketing de Xerox España–. Tenemos que analizar la gestión documental como la gestión de vida del documento, para lo cual la consultoría y la auditoría de la problemática de la empresa es la primera aproximación para planificar ese ciclo, ya que los documentos son productos críticos para la actividad de una compañía”. En este sentido, Labrado apunta a los datos de un estudio encargado por su compañía, que señala que “entre el 1 y el 3% de los ingresos de las organizaciones se destina a la gestión de documentos, y un 40% del tiempo se emplea a la manipulación del papel”.
Miguel Sarwat, responsable de marketing de Toshiba Tec, insiste en “el cambio que se ha producido en el mercado de impresión, del paso del entorno analógico al digital. En un mercado tan maduro, la evolución de los proveedores ha sido necesaria para mantener su actividad comercial a través de la venta de servicios y soluciones completas y profesionalizando a nuestro canal para responder a este cambio”.

Driver de negocio
La adopción de soluciones de gestión documental por parte de organizaciones, tanto públicas como privadas, son vistas por la mayoría de los ponentes como “el verdadero driver de negocio en estos momentos, puesto que, por un lado, los documentos son gastos y, a su vez, generadores de ingresos”. Tras corroborar la idea, el representante de IBM expone: “Lo que realmente mueve a las empresas a invertir en gestión documental es la extensión que pueden lograr en su negocio con la personalización de los documentos para llegar al perfil adecuado de sus clientes y, por tanto, incrementar su satisfacción y personalización, lo que hace que el ROI sea evidente y tangible. Hay un doble driver en su negocio, ya que se mejora tanto la calidad del servicio como los procesos”.
“El problema es que hasta que ese driver de negocio se materialice –puntualiza Miguel Sarwat, de Toshiba Tec– hace falta dar con el interlocutor adecuado en la compañía, ya que la gestión documental no cuenta con un departamento estructurado y hay varios interlocutores para cada área, aunque al final siempre remiten al director de TI para validar ese servicio o solución”.
Para Jesús Ayllón, de IBM, “es difícil clarificar una situación en la que nadie sabe y controla lo que su empresa gasta, puesto que los sistemas de impresión los lleva el departamento de TI, los consumibles recaen en el de compras, etc. y así nadie se aclara a pesar de que se les presente un modelo de gestión eficaz”.
El representante de Xerox apunta, además, que “el gasto de gestión documental no está explícitamente recogido en su totalidad en ningún departamento de la organización. El problema es que son conscientes de que existe y de que podría mejorar su negocio, pero no lo saben cuantificar”. A este respecto, los ponentes justifican “la creación por parte de todos los proveedores de la figura del consultor y el auditor en gestión documental para evaluar de la forma más precisa ese problema y aportar la solución”, una apreciación en la que insiste, por parte de Toshiba Tec, Miguel Sarwat.

Ahorro y optimización
En este sentido, Jesús Labrado, de Xerox, matiza que “existen ya herramientas tecnológicas para cuantificar los costes de una compañía en esta área; de hecho, desde el departamento de servicios de Xerox, que, por supuesto, cuenta con consultores y auditores expertos, somos capaces de ahorrar a una empresa entre del 30 al 40% de sus costes de impresión”.
La representante de Aedoc, Mª del Valle Palma, realiza la observación de que “la gestión documental va mucho más allá de analizar el coste que generan las máq

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