Nuevo aliento legal para acelerar la facturación electrónica en España

La Administración sin papeles puede ser factible y una forma de conseguirlo es mediante el uso de la facturación electrónica. La legislación es una pieza clave en esta “utopía de los intangibles”, y sus principales valedores en nuestro país serán el Proyecto de Ley de Contratación con la Administración General del Estado y el Anteproyecto de Ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a las Administraciones Públicas.

El proceso de facturación es uno de los ciclos de información más importantes para cualquier empresa. Éste se basa, por regla general, en documentos en formato papel, que para ser generados y procesados precisan del empleo de grandes cantidades de recursos, realizados muchos de ellos de forma manual. Según un estudio realizado por la Unión Europea (UE), una empresa gasta 1,5 euros en emitir una factura en formato convencional, utiliza cerca de 16 minutos en su generación sin un sistema de gestión documental (que incluye la lectura y clasificación, distribución, fotocopias y archivo, etc.), y destina cerca de 13.000 euros anuales en costes de alquiler para su almacenamiento.
A nadie se le escapa que un buen control administrativo tiene también como consecuencia, no sólo la correcta gestión de compras y ventas, sino la posibilidad de cumplir con exactitud con las obligaciones tributarias. Este proceso, ahora basado en el papel, puede cambiar con la e-facturación, definida como la transmisión de facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos y con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. Un proceso que se basa en el Reglamento de Facturación publicado en Real Decreto 1496/2003 y modificado por el Real Decreto 87/2005.

Impulso legislativo
El Proyecto de Orden Ministerial de Hacienda que desarrolla el Reglamento de Factura Electrónica es la primera de las cuatro piezas legislativas más recientes elaboradas por el Gobierno español para impulsar la incorporación de las nuevas tecnologías a las Administraciones Públicas (AA.PP.) y a los procesos productivos. Se trata de una norma que regula todos los procedimientos para la gestión de facturas telemáticas: creación, envío, conservación y almacenamiento. Introduce importantes aclaraciones sobre lo dispuesto en el Real Decreto en relación con el consentimiento del receptor de la e-factura y del sellado de tiempo como facilitador del requisito legal de validación del certificado de firma electrónica.
Las otras piezas son el Proyecto de Ley 121/000095 de Contratos del Sector Público, el Anteproyecto de Ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a las AA.PP. y el Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. Hay que destacar especialmente el primero, ya que introduce el concepto de “apagón de la factura en papel” en los procesos de contratación con las Administraciones Públicas, previsiblemente a mediados de 2008 para la Administración General del Estado y, en 2009 para las administraciones autonómicas y locales, en función de la fecha definitiva de su aprobación.
En cualquier caso, en relación con la aparición de esta normativa, Francisco de Quinto, secretario de Consorcio Digital, entidad sin ánimo de lucro dirigida a unificar esfuerzos para promocionar el uso de soportes electrónicos en las transacciones empresariales, denuncia “la tardanza con que han aparecido estas iniciativas legislativas, tres años después de la configuración del marco regulador de la digitalización en general, y de la e-factura en particular. A modo de ejemplo, el proyecto de Orden Ministerial de Hacienda, que desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática del R.D. 1496/2003, se cerró a información pública en marzo de 2005 y aún está pendiente de publicación”.

Dinamizar la e-factura
En cuanto al Anteproyecto de Ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a las AA.PP., aprobado por el Consejo de Ministros el pasado 1 de diciembre, tiene como finalidad que los ciudadanos puedan realizar sus gestiones administrativas por medios electrónicos, ya sea Internet, móviles, televisión o cualquier otro medio disponible en el futuro. Desde el punto de vista del Derecho Administrativo introduce conceptos innovadores como la sede, el registro y las notificaciones electrónicas, el documento y la copia electrónicos, el teletrabajo en la Administración General del Estado o la reunión virtual de los órganos colegiados. Los principios y obligaciones de esta Ley deberán estar disponibles para el 31 de diciembre de 2009 para la Administración General del Estado y los organismos públicos vinculados o dependientes de ésta, para el ámbito de las comunidades autónomas y para las entidades que integran la Administración Local.
Por su parte, el Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información incluye también una serie de innovaciones legislativas en materia de facturación electrónica, estipulando la obligación del uso de la e-factura en la contratación con la Administración General del Estado, en los términos de la futura Ley de Contratos del Sector Público.
En la futura Ley se prevén actuaciones para la dinamización del uso de la factura electrónica dirigidas al resto de la actividad productiva del país, sobre todo a las pymes y a las denominadas microempresas. En concreto, los ministerios de Economía, Hacienda, e Industria y Comercio, en colaboración con las asociaciones representativas de las entidades proveedoras de soluciones técnicas de facturación electrónica, elaborarán un plan que especificará los esquemas de ayudas económicas y las recomendaciones sobre formatos estructurados estándar.