Próxima parada: el arte

Paradores de Turismo gestiona su inventario artístico con invesDoc

Las obras de arte no sólo se encuentran en los museos. Diseminados por toda España y enclavados en distintos parajes naturales, los paradores albergan en sus estancias cuadros, alfombras y mobiliario valorados en millones de pesetas. Precisamente para catalogar todas estas obras, Paradores de Turismo, sociedad gestora de estos lugares de descanso, decidió adquirir InvesDoc, solución de gestión de patrimonio artístico y documental de Informática El Corte Inglés, para que todos sus trabajadores y clientes puedan conocer las características de todo lo que estos conventos o castillos albergan entre sus muros.

Paradores de Turismo es una sociedad anónima propiedad de Patrimonio Nacional, y los edificios calificados como paradores son también patrimonio del Estado. Según Carlos Bragado, jefe del Departamento Informático de Paradores de Turismo, “no se precisan requisitos especiales para que un edificio sea considerado como parador. De hecho, tenemos de todo: castillos, conventos... Pueden ser edificios modernos o antiguos, pero en realidad, no hay nada concreto para que algo reciba esta denominación”.
Sin embargo, sí hay algo común a todos ellos: la recopilación en su interior de diversas obras de arte de estimado valor. La gestión de esta ingente cantidad de millones de pesetas debe llevarse a cabo de forma correcta y estipulando sus características para, en primer lugar, desarrollar y completar la formación de los trabajadores de paradores y, en segundo lugar, para controlar los posibles robos que se puedan producir de estas joyas de todos. Paradores de Turismo se puso en contacto hace un tiempo con Informática El Corte Inglés para dar el sí a uno de sus productos, invesDoc, destinado a la gestión del inventario artístico pero abierto, sin implicar así ningún tipo de modificación posterior, a la gestión documental global de la empresa. Sin embargo, los pasos hasta llegar aquí fueron largos.

PCs en 1994
Bragado reconoce que la instalación informática y el suministro existente actualmente dentro del terreno de las Tecnologías de la Información en los distintos paradores, así como en la sede central, ha cambiado de una manera absoluta en pocos años: “Ahora mismo, no hay nada con respecto a lo que teníamos anteriormente en el terreno de la informática. En un primer momento contábamos con soluciones demasiado independientes y manuales. Se tardaba muchísimo tiempo en tener informaciones de meses anteriores y todo quedaba, al final, demasiado desfasado. Contábamos con un servidor Unix en cada parador y una serie de terminales, así como impresoras conectadas a un puerto de serie. De ahí se extraía todos los meses un disquete que se mandaba por correo a Madrid desde todos los paradores, y en la capital se gestionaba toda esta información. Sin embargo, esto derivaba en que tuviéramos una empresa con una información totalmente desfasada, y no daba tiempo a reaccionar en ningún momento”.
El verdadero cambio lo sitúa Bragado en 1994, cuando se estableció un plan de sistemas “que nosotros vimos como revolucionario. Teníamos que tener en perspectiva quizá no tanto el euro, pero sí el año 2000. Por tanto, optamos por homologar aplicaciones. Por un lado, adquirimos las de ofimática para que todo el mundo trabajara con lo mismo, así como las mismas versiones de PCs, por ejemplo. Antes del año 1994 no teníamos PCs”. Otro importante camino transcurrido ha sido el que ha llegado hasta este año: “Ahora mismo tenemos un servidor Alpha en cada parador con base de datos Oracle, y cada uno de ellos tiene una línea de comunicaciones FrameRelay con servicios centrales de Retevisión, así como una serie de clusters en Madrid que nos sirven para gestionar todo tipo de información de forma on-line”.

invesDoc, la solución
Pero no todo en Paradores de Turismo es gestión empresarial. También hay una parte artística que debe mantenerse controlada, y para ello, Bragado comenta que se optó por invesDoc de Informática El Corte Inglés para gestionar algo tan delicado como es el arte: “La solución de Informática El Corte Inglés es una cosa muy concreta”, comenta. “Gestiona todo nuestro inventario artístico. Nuestra sociedad tiene la custodia de las obras de arte que se recogen dentro de los paradores nacionales. Por tanto, se decidió un planteamiento de gestión no desde el punto de vista contable, sino desde el artístico. La Escuela de Bellas Artes catalogó lo que teníamos, hizo fotos y, posteriormente, se hizo una descripción artística del tema. Todo esto se gestiona a través de invesDoc, con una base de datos Oracle. Lo hicimos en 1998, pero un año antes también adquirimos otra solución de Informática El Corte Inglés con respecto a los temas de calidad: se hacen encuestas a los clientes a la salida del parador y este sistema las escanea y realiza distintos cálculos de medición”.
Bragado reconoce que, antes de invesDoc, no poseían nada parecido. A la hora de escoger esta solución, Bragado precisa que “se analizaron varios productos, unos seis o siete, orientados al mismo planteamiento. La de Informática El Corte Inglés nos parecía la solución más razonable y además contaba con el nombre de una empresa que otras no tenían. Había empresas pequeñas con buenos productos, pero corríamos el riesgo de que la aplicación fallara a la mitad. Queríamos acabar el proyecto y que el mantenimiento fuera efectivo”. Bragado destaca también la rapidez de la velocidad de respuesta de invesDoc: “Quizá una empresa pequeña tiene una capacidad de respuesta inmediata, más que una grande, porque se dirige más al usuario, pero compensa la grande a la hora de reducir el riesgo para el usuario. Está personalizada, aunque es un estándar. Y cuenta con otra ventaja: el resto de soluciones se dirigían exclusivamente a la parte artística, cuando en realidad nosotros buscábamos una solución que nos permitiera otras oportunidades en un momento determinado, y esto también lo ofrece invesDoc”.
Con un total de 86 módulos en total (tantos como paradores hay actualmente), invesDoc supuso, contando formación y la colaboración de Bellas Artes en el presupuesto, alrededor de 20 millones de pesetas, “un coste similar al de otros fabricante, y además es bastante sencillo a la hora de aprenderlo, sin problemas que superen la normalidad a la hora de implantarlo”.

Migración a formato Web
De momento, la solución es de uso interno, ya que “aún no sabemos cuántos elementos tiene la aplicación registrados. Se debe tener controlado, y todo el mundo debe saber lo que tenemos, independientemente de que de vez en cuando desaparezca alguna pieza. Pero existe un planteamiento, a través de nuestra intranet, de poder poseer y disponer de información artística de esos elementos para que, si alguien pregunta, poder ofrecerle una ficha artística de nuestro inventario. Eso todavía no lo tenemos puesto en marcha, pero tenemos intención de hacerlo”. El sistema cuenta con una base de datos central que después, a partir de los módulos mencionados, permite la realización de una consulta diferida de forma remota: “Ahora mismo tenemos una estructura cliente/servidor, pero queremos migrar a una estructura Web. El hecho de que esté en

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Fernando Rubio Román, CTO de Microsoft España. TECNOLOGÍA
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