La proliferación de apps reta al departamento TI

Como indica el estudio de LogMeIn y Edge Strategies, mientras que aproximadamente el 70% de las empresas encuestadas informa del uso activo de las aplicaciones introducidas por los empleados en el lugar de trabajo, los profesionales TI encuestados estiman que su número es de 2,8 por organización. Sin embargo, los datos posteriores recogidos de organizaciones de tamaño similar a través de una tecnología de descubrimiento de aplicaciones ponen de relieve que el número promedio de aplicaciones BYO se acerca a 21 por empresa; es decir, siete veces más.

El área de TI subestima significativamente el número de empleados que introducen aplicaciones en el lugar de trabajo. Así lo pone de manifiesto el estudio, que concluye que, si los profesionales TI registran un promedio de 2,8 aplicaciones BYO en el lugar de trabajo, los datos posteriores de descubrimiento muestran un promedio más cercano a 21 aplicaciones, una disparidad siete veces mayor. Asimismo, aproximadamente el 70% de las empresas informan de que las aplicaciones introducidas por los empleados están siendo utilizadas activamente en su lugar de trabajo, y el 42% de los encuestados espera que BYOA crezca significativamente en los próximos cinco años.

Otra conclusión del estudio es que las pymes reportan la mayor prevalencia de BYOA. Para las empresas entre 11 y 100 empleados, BYOA es incluso más grave, con un 81% que informa del uso activo de las aplicaciones introducidas por los empleados. Por otra parte, casi dos terceras partes de las aplicaciones BYO se introducen y se utilizan a pesar de que ya existen en la empresa soluciones proporcionadas por TI. Es decir, los empleados eligen sus propias soluciones, ya que más del 64% de las aplicaciones introducidas por ellos se utilizan en lugar de las aplicaciones existentes de la empresa para cubrir las mismas necesidades.

Cuando se les pregunta a los profesionales TI si se les consulta la introducción de aplicaciones en el lugar de trabajo, el 56% de ellos contesta afirmativamente. En cambio, los empleados ofrecen una respuesta muy diferente, pues sólo el 45% aseguran que en realidad consultan o informan a TI antes de la introducción de aplicaciones cloud en su lugar de trabajo.

Incluso después de que los profesionales TI respalden las aplicaciones introducidas por los empleados, sólo un pequeño porcentaje de éstas se gestionan de forma centralizada. De hecho, en el caso de las apps de sincronización y compartición de archivos, el 54% de los empleados utilizan versiones libres no gestionadas; el 20% versiones de pago de uso individual sin administrar y sólo el 26% usa versiones empresariales gestionadas de forma centralizada. En las aplicaciones de colaboración, esas tasas son del 46%, 25% y 29% respectivamente, y del 42%, 42% y 15% en lo que se refiere a las aplicaciones de productividad.

A la pregunta de qué problemas limitan la adopción o el apoyo de BYOA en su empresa, más de la mitad (54%) señala las preocupaciones en torno a la seguridad de los datos, y el 45% cita la falta de control/gestión de las aplicaciones. Además, solo el 38% de las organizaciones tienen una política BYOA en su centro de trabajo y apenas un 20% de los profesionales de TI siente que está muy preparado y cuenta con políticas y tecnologías para mitigar la mayoría, si no todos los riesgos de seguridad asociados a BYOA.

Tres perfiles/estilos de gestión de TI emergen alrededor de BYOA. Se consideran guardianes activos al 30% de los profesionales de TI, que administra BYOA bloqueando activamente las aplicaciones cloud en su lugar de trabajo. En segundo lugar, los facilitadores estratégicos, que representan el 29% del total, gestionan BYOA a través de una combinación de análisis de registros de tráfico web, detección de paquetes y/o supervisión de dispositivos. Finalmente, el 39% actúan como observadores pasivos, que son los que ni supervisan ni gestionan BYOA en absoluto.

“El rápido aumento de la oferta en la nube –junto con la ‘consumerización’ de las TI– está obligando a realizar cambios importantes en la forma en que el área de TI opera, y pone en duda su relevancia global en el lugar de trabajo de los empleados de hoy en día. Los requisitos críticos de seguridad y gestión permanecen como mandato principal de TI; y sin embargo TI cada vez se encuentra más fuera del bucle cuando se trata de seleccionar aplicaciones, y, peor aún, de cómo los datos se almacenan y comparten a través de esas aplicaciones”, afirma Sean W. Ford, CMO de LogMeIn. “Creemos que el papel de TI necesita ser fundamentalmente redefinido si los profesionales de TI quieren recuperar su voz estratégica, y esto significa reinventar la forma en que se acercan a la gestión de las aplicaciones, los dispositivos y los datos en la era BYO”.

Cobertura del estudio

El estudio, cuyo fin consiste en explorar el uso y la adopción de las aplicaciones cloud introducidas por los empleados en Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Irlanda, Australia y Nueva Zelanda, profundiza en los tipos y las cantidades de aplicaciones que entran en el lugar de trabajo, así como la respuesta del departamento TI a su gestión y control.

Llevado a cabo por la empresa Edge Strategies en nombre de LogMeIn, el estudio explora el impacto de BYOA, una tendencia en la intersección de dos de los más grandes movimientos de transformación de la industria de TI: el aumento generalizado de la oferta cloud y la ‘consumerización’ de las TI. Las preguntas de la encuesta cubren aplicaciones y categorías populares como las aplicaciones de sincronización y compartición de archivos en la nube (por ejemplo, Dropbox, Cubby o Google Drive), de colaboración (como Skype, join.me o Trello) y de productividad (Evernote o Google Apps for Business/Google Docs), así como aplicaciones sociales y de acceso remoto.

Entre los encuestados se incluyen profesionales TI, proveedores de servicios TI externalizados y profesionales de negocio no TI procedentes de organizaciones que van de pymes a grandes organizaciones. A los profesionales de TI, en particular, también se les preguntó acerca de sus propias políticas BYOA y los enfoques actuales en la gestión de estas aplicaciones, así como su papel en la evaluación, influencia y aseguramiento de tales aplicaciones.