Cómo comprar ordenadores para mi empresa: compra, 'leasing', BYOD, centro de negocios u oficina virtual

Ofrecemos a continuación una serie de recomendaciones valiosas para cualquier empresa u organización que se vea en la necesidad de renovar o adquirir nuevo hardware. Los puestos de trabajo tradicionales han evolucionado a entornos que requieren de mayor movilidad, lo que obliga a las empresas a adquirir nuevos equipos y dispositivos que habitualmente tienen un menor tiempo de uso. Por citar un ejemplo, ¿qué empresa trabaja ya con modelos BlackBerry?, hace tan solo 3 años, concretamente en 2013, el servicio de BlackBerry alcanzaba su máximo histórico con más de 79 millones de usuarios de todo el mundo usando alguno de sus dispositivos.

Modalidad ‘Leasing’

Aunque está muy extendido en el ámbito del automóvil, también son muchas las organizaciones que acaban optando por esta modalidad para la compra de nuevo hardware para sus empleados. La empresa paga una cuota mensual por el uso de equipos, con la opción de comprarlo más adelante, o bien, actualizar a modelos más nuevos con el paso del tiempo, continuando de esta manera con el contrato firmado inicialmente.

Las empresas con presupuestos limitados pueden optar por el arrendamiento, ya que rara vez se requiere de pagos por adelantado, tan solo de pagos mensuales. La modalidad facilita enormemente la planificación de presupuestos y proporciona a los empleados la posibilidad de utilizar equipos de gama alta o tecnología que recientemente ha llegado al mercado. El ‘leasing’ también asegura que las empresas pueden actualizar sus modelos más rápidos y nuevos con facilidad cuando lo deseen. Habitualmente, el arrendamiento de ordenadores suele venir acompañado de ventajas fiscales, siendo algo deducible de impuestos para las empresas.

Sin embargo, también tiene desventajas. La modalidad de arrendamiento da lugar a un coste de los equipos muy superior al que habitualmente se paga por el producto en el mercado. A esto hay que añadir que si se dejan de utilizar los dispositivos informáticos arrendados, la empresa estará obligada a seguir pagando hasta cumplir las fechas del contrato.

Así pues, aunque el arrendamiento puede tener beneficios claros para aquellas pequeñas empresas que cuentan con un presupuesto limitado, los períodos largos de contrato y los gastos mensuales constantes pueden disuadir a las empresas a dar el paso.

Compra directa

La compra en efectivo suele requerir de un gran presupuesto inicial en función del número de empleados con los que cuente la organización. Algunas empresas optan por dedicar un presupuesto anual para tal fin, de manera que la actualización de los equipos llega por departamentos.

Con la compra directa eliminamos la necesidad de firmar contratos, o mantener el pago mensual de los equipos, de manera que no aparecen gastos sorpresa. No obstante, hay que contar que puede darse el caso de que algún equipo falle y tenga que ser reemplazado, lo que suele obligar a tener un contrato de soporte técnico adicional, algo que va más allá de la simple compra del producto. Es algo que la modalidad de ‘leasing’ o arrendamiento ya contempla, con posibilidad de renovación de equipos.

Con la compra directa también debemos olvidarnos de acceder a equipos con configuraciones nuevas. El departamento de TI de la compañía será el que en un momento dado, podrá ampliar determinados componentes de los equipos, como pueda ser memoria RAM, o los discos de almacenamiento. Pero siempre encontraremos algún tipo de limitación. Así pues, en función del tipo de negocio, puede resultar o no rentable la modalidad de compra directa, recomendable para aquellos entornos en los que no se necesite lo último en tecnología para desarrollar el trabajo. 

Centros de negocios

De un tiempo a esta parte han proliferado los centros de negocios y oficinas que ofrecen servicios y espacios de trabaja compartidos, de manera que los profesionales y empresas pueden compartir la infraestructura básica, con una recepción compartida.

Existen muchos beneficios de esta modalidad, más allá de los costes de arrendamiento flexibles asociados a pagos mensuales. Algunas de ellas no incluyen in tan siquiera ordenadores, de manera que los que lo utilizan llegan con sus ordenadores portátiles o dispositivos.

El hecho de optar por una oficina gestionada en la que están incluidos los ordenadores, los equipos nunca tienen un dueño o usuario habitual, lo que puede resultar un inconveniente, puesto que tendrá que ser compartido. La ventaja es que todo lo relacionado con el mantenimiento y reparación de los equipos queda en manos del centro de negocios encargado.

Dependiendo de la ubicación del centro, el alquiler de escritorio puede variar entre los 60 y los 1.000 euros, por lo que para las empresas que cuenten con un gran número de trabajadores, es evidente que estas modalidades quedan fuera de sus intereses.

Modalidad BYOD

También muy extendida en los últimos años, se refiere a la práctica de negocio en la que los empleados son los que aportan sus móviles, tabletas e incluso ordenadores portátiles, concediéndoles permisos para conectarse a la infraestructura de la red corporativa. Es una gran opción para empresas pequeñas o aquellas con presupuesto limitado, especialmente porque es la empresa la que se ahorra los costes de los dispositivos. Además, los usuarios suelen disponer de la tecnología más avanzada y con la que ya se encuentran familiarizados para desarrollar su trabajo.

Pueden darse dos casos. Por un lado, la empresa es la que permite a los empleados que elijan el dispositivo con el que quieren desempeñar su trabajo, y ésta es la que paga por los equipos. En la otra modalidad de BYOD, las empresas se encargan de pagar determinado software como la suite de documentos y otra serie de software necesario.

Aunque resulta interesante para entornos con menos de 10 empleados, BYOD acarrea otra serie de desventajas para la empresa, dado que el empleado suele utilizar el dispositivo tanto para tareas corporativas como personales. Aunque las plataformas móviles y sistemas operativos modernos están potenciando el poder diferenciar ambas modalidades de uso, resulta difícil separar ambas. Además, estos dispositivos, en la mayoría de las ocasiones, acaban siendo utilizados en los hogares por los miembros de la familia, con lo que los datos sensibles o privados de la organización podrían verse seriamente afectados. Los empleados no cuentan con el mismo nivel de protección y seguridad corporativa que es desplegada en los dispositivos corporativos.

Estos dispositivos también están más expuestos a posibles robos, hurtos, fugas de datos o conexiones Wifi públicas. Al no estar gestionados en su totalidad por la empresa, la instalación de aplicaciones por parte de los usuarios puede añadir más problemas de malware. En definitiva, los que optan por esta modalidad, deben cuidar la gestión remota de los mismos para poder resetear el dispositivo o bloquearlo ante actos de este tipo.

Oficinas Virtuales

El uso de entornos virtuales se ha convertido en una opción viable para las micro empresas que poseen múltiples sedes repartidas por la geografía, o aquellas empresas que se encuentran expandiendo su negocio.

Se trata de oficinas con equipos virtuales de manera que los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar y con diferentes dispositivos. El espacio de oficina compartido suele quedar tan solo para poder llevar a cabo videoconferencias o compartir documentos en un momento dado.

Estas oficinas suponen un ahorro considerable de dinero frente a las oficinas gestionadas que proporcionan los equipos. No obstante, la falta de espacio también hay que verlo como algo que puede afectar a la productividad de los empleados. Los empleados suelen utilizar sus propios dispositivos dentro de una red virtual, desplegando túneles VPN para garantizar la máxima seguridad en las conexiones. En ocasiones, muchos acaban trabajando en remoto desde sus hogares. También puede darse el caso de que la empresa sea la que suministre los equipos, lo que evidentemente, repercutirá en los gastos mensuales.

Aunque se trata de una modalidad todavía no muy extendida entre las empresas, existen diversos perfiles de empresa que pueden beneficiarse de ella, especialmente las que cuentan con trabajadores que desempeñan labores comerciales o viajan de manera constante.