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Sector Público
Gestión documental
Especial Administraciones Públicas 2023

¿Por qué tardan tanto los procesos administrativos?

Una digitalización efectiva es la clave para conseguir transformar las Administraciones y hacer más con menos recursos.

administración
Créditos: Brett Jordan (Unsplash).

Aunque es injusto generalizar, la mayoría estará de acuerdo en que la Administración es lenta. Procesos cotidianos como expedir un DNI, renovar un carnet de familia numerosa, homologar un título o simplemente pedir cita previa, la espera es de meses. Las causas suelen ser la falta de recursos y procesos largos e hiperregulados. Si bien hay partes difíciles de solucionar con tecnología, esta sí puede ayudar a simplificar tareas y multiplicar la productividad

 

La digitalización, clave para la eficiencia 

Es habitual tener que aportar documentos con cada trámite, pese a que muchos estén en poder de la Administración. Su digitalización efectiva podría suprimir este paso y hacerlo eficiente. Con digitalización efectiva, quiero indicar que no basta con escanear documentos. De nada sirve una simple imagen, si no permite explotar la información que contiene. Resulta absurdo reemplazar estanterías llenas de archivos en papel por miles de imágenes guardadas en un directorio. Digitalizar de verdad implica un correcto metadatado y una extracción de datos fiables y de calidad que puedan alimentar los procesos internos de la Administración.

La transformación digital no significa que el papel tenga que desaparecer, pues es el único soporte admisible por la población menos digital. Pero eliminarlo en ciertos procesos podría agilizarlos. Si los empleados accedieran a una base de datos con información de los ciudadanos en una carpeta única, pedirían sólo la documentación imprescindible para iniciar un trámite sin tener papeles innecesarios en la oficina.

Una vez que los documentos están debidamente digitalizados y fácilmente accesibles, muchas tareas requieren de un especialista capaz de entender la documentación, pero su comprobación o verificación puede hacerse con tecnologías de robotización (RPA) e inteligencia artificial (IA), aumentando la capacidad de trabajo y reduciendo cargas. 

 

El futuro de la Administración

Como cualquier empresa, la Administración debe adaptarse al contexto para ofrecer un servicio sencillo y cercano. Su futuro pasa por una transformación que incluya:

 

  • Una ingesta multicanal de datos adaptada a cada experiencia de usuario sin dejar a nadie atrás.

  • La integración de todas las fuentes de información para garantizar consistencia, fiabilidad e inteligencia organizacional.

  • El uso de IA y RPA para conseguir una organización más ágil, fiable y accesible.

 

En la actualidad, la oficina presencial y la virtual tienen que convivir, lo que significa que las interacciones e intercambio de documentos entre el ciudadano y la Administración van a tener diferentes orígenes y calidades. Es por tanto una obligación integrar las herramientas adecuadas en los procesos documentales para empoderar al personal y garantizar que estos sean rápidos, sencillos y eficientes. Una digitalización efectiva es la clave para conseguir transformar las Administraciones y hacer más con menos recursos.

 

Artículo elaborado por Jesús Cabañas, director regional de PFU (EMEA) Limited, a Ricoh company

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En colaboración con PFU (EMEA) Limited, a Ricoh company



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