"Speed sourcing", la nueva tendencia de "outsourcing"

A medida que las empresas buscan nuevas formas de reducir costes en estos tiempos difíciles, muchas estudian proveedores de servicios de TI para recortar sus gastos. Algunas avanzan a un ritmo lento por el proceso tradicional de seleccionar una empresa de outsourcing y negociar un contrato. Pero otras, afirma la consultora EquaTerra, están acelerando su potencial de ahorro a través del speed sourcing, una nueva forma de seleccionar un proveedor de servicios y cerrar un acuerdo en menos de tres meses.

El proceso de speed sourcing implica varios e importantes atajos. Por un lado, el cliente, en lugar de realizar un estudio exhaustivo del mercado de proveedores, se limita a la búsqueda de los partners más importantes o de los especialistas específicos de cada industria. Por otra parte, los proveedores, en lugar de ofrecer una respuesta detallada, proporcionan argumentos de alto nivel: podemos consolidar sus operaciones de TI durante un período de dos años con un ahorro estimado entre el 30 y el 40%.

Durante la negociación, el outsourcer y el cliente elaboran y firman un contrato, pero el documento final es notablemente menos detallado que la mayoría, ya que se centra exclusivamente en seleccionar una serie de puntos centrales como el precio, enumeración de trabajos, términos principales y condiciones, y un cronograma de transición general. Otros de los asuntos que también desaparecen son los acuerdos detallados sobre el nivel de servicio, planes de transición y cronogramas auxiliares se manejan como parte de la puesta en funcionamiento tras haber firmado el acuerdo. Las transacciones de outsourcing más sencillas pueden completarse de forma especialmente rápida. “En el outsourcing, el proceso de contratación es como coger un bloque de granito y tallar un caballo”, explica la consultora EquaTerra en su página web. “Pero con el speed sourcing, sólo necesitará aplicar unas cuantas cinceladas para crear la forma de un animal; el caballo final se formará más adelante”.EquaTerra afirma que utilizó este proceso para permitir que un fabricante del Fortune 500 pasase desde una estrategia de outsourcing a una selección de proveedores en tan sólo seis semanas. Supuso cuatro meses conseguir firmar el contrato, pero las negociaciones tradicionales hubiesen tardado más de nueve meses, afirma el responsable del programa de EquaTerra, Doug Fonseca. Lo único que el cliente tuvo que abandonar para adaptarse al estilo del speed sourcing fue “la burocracia”, afirma Fonseca.

EquaTerra no es la única consultoria especializada en acelerar los procesos de aprovisionamiento para clientes de outsourcing de TI. TPI ofrece a sus clientes la oportunidad de acortar el proceso de solicitud de ofertas estrechando el número de partners potenciales utilizando los datos de su exclusivo “centro de experiencia” sobre el mercado de ofertas de outsourcing. A menudo los clientes se sienten confortables asumiendo que los proveedores con una considerable cuota de mercado están suficientemente cualificados, afirma Peter Allen, socio de TPI.

Riesgos
Pero no todo son buenas noticias para el speed sourcing. Puede haber inconvenientes muy significativos en este tipo de procesos acelerados. Según varios analistas, el speed sourcing puede ofrecer beneficios reales bajo ciertas circunstancias, si un cliente tiene un plazo de tiempo concreto como el vencimiento de un contrato u otros factores que requieren velocidad extrema. El peligro no está en la técnica o la oferta, sino en adaptarse adecuadamente a las expectativas del cliente. De hecho, un cliente que tenga circunstancias complejas en el cambio de gestión o que necesite la reciprocidad de un proceso de outsourcing puede que no sea un buen candidato para un proceso como éste. Aunque existe una necesidad real de velocidad en las organizaciones de TI para reducir costes e incrementar su eficiencia, en muchos casos, la velocidad se traduce en una inaceptable disminución de la relación calidad/precio y un innecesario incremento del riesgo; en los acuerdos más complejos, la velocidad no compensa el acuerdo.
El proceso tradicional de solicitud de ofertas, aunque consuma más tiempo, puede ser muy clarificador para un cliente que no cierre acuerdos de outsourcing todos los días. El proceso permite al cliente pensar bien lo que la empresa realmente pretende conseguir, considerar los problemas potenciales de la transición y el cambio de gestión, y sortear los obstáculos.
Aunque completar una transacción de outsourcing de cualquier tamaño en un plazo de 60 a 90 días puede ser complicado, algunos clientes de outsourcing más cautos, aunque pioneros, han sido capaces de acelerar sus acuerdos desarrollando acuerdos marco con proveedores preferentes. En estos casos, los contratos están centrados principalmente en el precio, la solución y las excepciones a los términos contractuales establecidos. De este modo, utilizando acuerdos marco, algunos clientes pueden realizar contratos para un proyecto o ámbito de trabajo en sólo unas semanas. Otros reducen el tiempo para alcanzar el contrato sencillamente añadiendo nuevas coberturas a los contratos de outsourcing existentes.