Social business | Artículos | 15 DIC 1995

El Departamento de Bienestar Social de la Generalitat de Cataluña implanta un sofisticado sistema de control documental

Basado en ImagePlus de IBM
Joan C. Ambrojo.

Prestar ayudas económicas a colectivos marginados, potenciar la ocupación de personas mayores, certificar la situación de un minusválido, tutelar a menores e incluso gestionar el voluntariado catalán son los principales campos de acción del Departamento de Bienestar Social de la Generalitat de Catalunya. Cualquiera de ellas significa el trasiego de miles de documentos entrando y saliendo de las delegaciones y oficinas de esta Conselleria. Para agilizar al máximo la tramitación de expedientes, Bienestar Social ha decidido aplicar un sistema de control documental en base a Imageplus de IBM, que ha sido instalado por Keon sobre una plataforma de AS/400.

Las actividades de este Departamento son complicadas por la naturaleza de los estratos sociales que atiende. Buena parte del colectivo está formado por personas de avanzada edad, con algún tipo de impedimento, "y, normalmente, cubrir sus necesidades es más urgente que en otros casos", afirma Martín Cebollero, director de informática de Bienestar Social. Esta problemática es la que ha estimulado al Departamento a plantearse cómo utilizar la tecnología, qué sistema crea, "para que, a pesar de que las transacciones sean muy largas, con mucha documentación proveniente de diferentes orígenes y de gran volumen", se pueda agilizar al máximo la gestión y tratamiento de cualquier documento.

Esta idea no es reciente. Integrar toda la documentación generada por Bienestar Social en el sistema informático es un proyecto ambicionado desde hace años por el propio Conseller, Antoni Comas. El plan consistía en utilizar la tecnología disponible para mejorar los plazos de entrega de los escritos y poner en funcionamiento un servicio mucho más eficaz para el ciudadano. "En aquel momento no había una gran variedad de oferta de sistemas ni existía ninguna experiencia que permitiera tomar un modelo", explica Cebollero. Tras varios estudios, en 1989 se escoge Megadoc de Philips. A pesar de ser un sistema cerrado, con todos sus inconvenientes, "en aquel momento era el que nos parecía que tenía las mayores posibilidades". Basado en estaciones individuales, la primera aplicación desarrollada es la de gestión de expedientes para pensiones no contributivas, el tema más crítico de Bienestar Social.

Dos años más tarde se analiza el sistema de tratamiento de imágenes de IBM Imageplus, que se ha instalado finalmente. Al disponer el Departamento de un importante parque de AS/400, la adopción de este paquete no ha requerido importantes inversiones en hardware. La primera prueba se efectúa con la nueva aplicación de gestión de expedientes de menores. "Aprovechamos que teníamos que desarrollar un sistema de información integral para la Dirección General de Atención a la Infancia con Imageplus". Según el director de informática el sistema funciona "muy bien. Nos permite controlar toda la documentación que genera un menor, que es muy grande".

En 1992, al mismo tiempo que la Conselleria se plantea concentrar la sede en un sólo edificio, se desarrolla un sistema de tratamiento de imágenes que fuera absolutamente integral y que no contemplase la documentación que afecta a un expediente o a un tipo de aplicación informatizada, sino que toda la documentación que entre o salga de la Conselleria sea escaneada en el momento del registro. "La mentalidad de eliminar tiempos muertos se trataba de aplicar no sólo a unos procesos sino a la cultura de todo el personal del Departamento", afirma Cebollero.

De este modo, toda la documentación que afecte a unos expedientes se indexa conjuntamente, de forma que se acceda desde las aplicaciones. Asimismo, la documentación que vaya dirigida a un responsable forma parte, informáticamente, de su archivo personal.

Paralelamente a estas tareas se incorporan al sistema informático todos los informes, resoluciones, propuestas y otros escritos realizados por técnicos, psicólogos, asistentes sociales o abogados que deban acompañar a un expediente, junto con la firma digitalizada y encriptada del responsable (que el titular genera en papel sólo cuando es necesario). Todo este montaje tecnológico permite fiscalizar algunos expedientes de forma electrónica; es decir, autorizar el pago de una prestación individual o las subvenciones. Y, próximamente, también afectará a las contrataciones que realice el Departamento.

Documentos viajeros

El sistema de información de control documental permite tratar tres tipos de documentación: la que proviene del exterior, la de consumo interno y la que sale al exterior. En el primer caso se registra su entrada, se escanea y el aplicativo -conectado con el registro- envía la imagen del documento a su destinatario. Este usuario tiene la posibilidad de indexar el documento en un expediente determinado, derivarlo a otra persona, etc. Ello es posible gracias a que existe una base de datos de documentos única que incluye un sistema de autorización. El segundo tipo de documentos son los creados dentro de la Conselleria de Bienestar Social y se consumen internamente. En el momento de la firma digitalizada -a diferencia del correo electrónico- el escrito ya es accesible por el receptor y se inscribe en un único registro. Si va dirigido a otra unidad o persona de la propia Conselleria situada fuera de Palau de Mar (sede central), pasaría por el registro de salida, creando un apunte de salida y otro de entrada en la dependencia de destino.

Los escritos se archivan por diferentes campos (tema, procedencia, destinatario, etc.), lo cual permite búsquedas exhaustivas. El tercer modelo son los documentos generados en la Conselleria con destino al exterior. Se preparan exactamente igual a los de consumo interno, pero permite otra posibilidad: la firma física. Al imprimir el documento se realiza un apunte en el registro y se escanea cuando sale de la dependencia. En ese momento sólo será necesario teclear la referencia y añadir la fecha, hora y número de registro.

Cualquier oficina es un registro

En estos momentos, la instalación departamental cuenta con 37 puntos de escanerización y 327 estaciones de consulta y acceso al área documental. Aparte, a la red están conectados 7 centros de atención a personas disminuidas (valoraciones), donde la documentación aportada por los ciudadanos se escanea. De esta forma ,si en otro momento requiere algún otro tipo de ayuda esos documentos ya estarán en su expediente. Después hay 70 oficinas del ciudadano, repartidas por el territorio catalán. En estos locales pueden conocer desde la situación de un trámite realizado a la lista de espera para ingresar en una residencia. Actualmente estas oficinas se han definido como registros oficiales: significa que cualquier persona puede entregar una documentación con destino a Bienestar Social, incluso a cualquier otro departamento de la Generalitat, para que inmediatamente entre en registro, antes de que llegue la documentación correspondiente.

La siguiente etapa del proyecto afecta a esas oficinas. Debido a que tienen un menor movimiento de documentos se descarta un sistema on-line que actualice la información instantáneamente. Así, los PC usarán un sistema de tratamiento documental que registre y escanee los escritos para que, a última hora de la tarde, el archivo digitalizado sea transmitido al lugar de destino y permita iniciar el tratamiento del expediente. "Si no nos habríamos quedado a medio camino. Habríamos conseguido facilitar al ciudadano (un anciano o una persona con dificultades físicas, por ejemplo) que no se desplace tanto, pero no se podría comenzar a trabajar hasta que la documentación no llegara a su destino", asegura Cebollero. En una segunda fase se incluirán estos puntos, a través de un sistema absolutamente compatible para su integración en Image Plus.

Las comunicaciones entre las delegaciones provinciales, servicios comunitarios, oficina del ciudadano y el centro informático s

Comentar
Para comentar, es necesario iniciar sesión
Se muestran 0 comentarios