Recomendaciones para trabajar con el nuevo Sistema Cret@

Cualquier iniciativa novedosa puede acarrear, al menos en su fase inicial, incertidumbre para aquellos que tienen que implantarlo en sus organizaciones como parte de su trabajo diario. El Proyecto Cret@ o Control de recaudación por trabajador supone uno de los mayores cambios de los últimos años en el sistema de cotización y recaudación liderado por la Seguridad Social, al poner en manos de su Tesorería el cálculo de las cotizaciones de los trabajadores, mediante la sincronización de los Sistemas de Información de la Seguridad Social con el de todas las empresas españolas.

Este nuevo sistema, que a largo plazo, supondrá una reducción de las cargas administrativas y una mayor automatización de los procesos de gestión tiene muchas implicaciones para las empresas y para el funcionamiento de los departamentos de Recursos Humanos al suponer un cambio en el modelo de declaración de cotizaciones, así como en la manera de preparar, elaborar y analizar las nóminas.

“El nuevo sistema de liquidación directa supone una llamada a la eficiencia en los modelos de gestión, pero a la vez un desafío en la capacidad de transformación de las empresas que puede convertirse en un muro insalvable si no se comienza a trabajar con tiempo suficiente”, ha dicho David Muñoz, Director de Soporte de Meta4. Para la compañía es recomendable que todos los departamentos de Recursos Humanos tengan en cuenta varias cosas para que la transición no se convierta en traumática para sus equipos y recursos:

En primer lugar, hay que revisar el software de gestión. Es muy importante asegurarse que el fabricante suministrará las adaptaciones, y que pone a disposición de sus clientes la información y los medios para la llevar a cabo esta transición, las pruebas y la implantación del nuevo sistema. La información sobre plazos y capacidades puede condicionar todo lo demás.

Además, la adaptación de los procesos de gestión. Esta etapa, imprevista para muchos se hará necesaria como resultado de la anterior. Será fundamental replantearse la operativa en muchos aspectos, y es la que permitirá sacar partido en el futuro a los procesos de sincronización de la información que vienen implícitos con Cret@, y la reducción de cargas administrativas. El uso de herramientas automáticas como la generación de remesas de Afiliación o controles sobre proceso de usuarios serán imprescindibles para funcionar correctamente con la Tesorería.

También es importante la nivelación de los datos. Es muy probable que el sistema actual de comunicación con organismos oficiales como la Seguridad Social esté sujeto a errores, al estar presente la acción manual y no existir procesos de control exhaustivo de la veracidad de la información. Para evitar este hecho, será necesario llevar a cabo una nivelación de toda la información comparándola con organismos externos. El esfuerzo que requerirá esta fase no es previsible, y dependerá de numerosos factores: desde la distribución geográfica, a la experiencia de los usuarios, pasando por el uso actual o no de remesas con la administración. Sin embargo, esta etapa será muy importante porque permitirá detectar las pequeñas ineficiencias del proceso actual, y mejorar el proceso para el futuro.

Habrá que estar atento a los cambios en el proceso de nómina. La aparición de nueva información procedente de la Administración, que deba ser tenida en cuenta para las cotizaciones, supondrá una modificación definitiva en la forma de elaborar las nóminas, llevando a todas as empresas a un sistema de doble cálculo y doble liquidación de cuentas con el empleado, ya utilizado por muchas de ellas para evitar recargos derivados del pago retrasado de incidencias.

Es importante, no perder de vista el control de costes. El hecho de que un agente externo calcule las cotizaciones y que lo haga incluso un mes después de la cotización plantea dos grandes retos a una compañía. Por un lado, asegurar que todos los cálculos realizados serán validados posteriormente por la administración, y por otro, estar preparados para que se produzcan cambios en dichos costes, que a pesar de todo podrán aparecer. En este sentido, el doble cálculo de nómina tendrá que ser reflejado en la contabilidad de la empresa de modo que se haga compatible con las otras obligaciones legales, y en concreto las fiscales.

Y habrá que mantenerse informados sobre las novedades del nuevo sistema, así como de los calendarios previstos de implantación. Se prevé que el Sistema comience a funcionar progresivamente a partir del último trimestre de 2014, por lo que es necesario anticipar, lo máximo posible, las actividades necesarias para adoptar este nuevo proyecto.