Soluciones documentales de Kyocera que destacan por la permisividad que aportan a los CIO para adaptarse a los tiempos digitales

Por cuarto año consecutivo, la multinacional japonesa Kyocera Document Solutions ha participado en la cita europea Gartner Symposium /IT Expo 2014, que se está celebrando esta semana en Barcelona, para realizar importantes anuncios en torno a nuevas soluciones de gestión documental más eficientes que redunden en la mejora de la productividad, el ahorro de costes para las empresas, y la optimización del tiempo de los CIO para que éstos se puedan dedicar a investigar con el objetivo de mejorar los procesos de sus respectivos negocios.

El general manager de la división Global Services de Kyocera Document Solutions Europe, Stefan Dylka, hacía alusión al importante giro que ha venido realizado Kyocera Managed Document Services (MDS) durante los últimos años, para convertirse en una empresa cuya estrategia corporativa se basa en la eficiencia de los sistemas de impresión y en la gestión de los documentos de una manera más eficaz y mesurable, con soluciones y servicios que redunden en el ahorro de costes y en una gestión documental significativamente optimizada. “Hace 55 años que Kyocera es líder mundial en sistemas de impresión eficientes a nivel de costes. Como continuación a esta trayectoria, las soluciones de Kyocera MDS proporcionan un vínculo de valor con nuestros clientes, a través del aprovisionamiento de servicios de gestión documental”, afirmaba Dylka.

El máximo responsable de la división de servicios globales de Kyocera Document Solutions Europe apunta a uno de los principios básicos que articula un analista de la industria de las TI como Gartner, que contempla la necesidad de que los CIO adquieran la capacidad de convertirse en visionarios de sus respectivos negocios. Para conseguir este objetivo, Dylka señala que estos profesionales necesitan invertir un 5% de su tiempo en el desarrollo de estrategias de futuro para su compañía. “El mensaje que quiere dar Kyocera al colectivo de responsables de tecnologías de las organizaciones es que queremos ayudar a las empresas a adaptarse a los nuevos tiempos digitales, a través de innovadoras soluciones centralizadas de gestión e impresión documental con las que los CIO van a poder liberarse de tener que dedicar su tiempo a planificar y ejecutar la digitalización de sus flujos de trabajo; en lugar de ocuparse de localizar herramientas y procesos tecnológicos de futuro que redunden en la mejora de sus negocios,” declara el directivo.

La renovación del core business de Kyocera, una compañía que en pocos años ha pasado de comercializar sistemas de impresión hardware a la comercialización de soluciones digitales de workflow documental a nivel global, ha supuesto la transformación del 60 por ciento de la organización, dando lugar a siete líneas de productos y servicios con el objetivo de proporcionar respuestas a los requerimientos de las empresas. “La demanda más solicitada por compañías procedentes de todos los sectores se centra en su necesidad de realizar actualizaciones diarias de sus procesos de gestión. Esta necesidad nos ha llevado a disponer de una flota de herramientas de management de actualizaciones que proporcionan, de manera centralizada, alertas e indicadores específicos, información necesaria para el manejo de KPIs, datos concretos relacionados con el ahorro de costes, localización de fisuras en el sistema y procedimientos inteligentes de gestión y organización documental, sin olvidar la integración de nuestras soluciones con los dispositivos de movilidad actuales, y la posibilidad de gestionarlo todo a través de KDDI, la compañía de Kyocera que gestiona soluciones y servicios desde la nube”, señalaba Stefan Dylka.

ArcelorMittal recorta sus costes directos de gestión documental un 30% gracias al programa formulado por Kyocera

El productor de acero más importante del mundo ha acompañado a Kyocera en el simposio de Gartner, para dar a conocer cómo la firma de gestión documental ha ayudado a la digitalización de sus flujos de trabajo y a la optimización de los sistemas de impresión de más de cuarenta filiales europeas, dando lugar a flujos de trabajo más eficientes, y ahorrando en un 30% los costes directos.  “Somos una compañía que emplea 230.000 empleados en todo el mundo, 100.000 en Europa (9.500 de ellos en España), mientras que de estos 100 mil trabajadores 60 mil utilizan diariamente los productos y servicios de Kyocera”, señala Juan Miguel Gil, ArcelorMittal Europe Printing Lead, al tiempo que detallaba que el contrato con la firma japonesa se inició en 2012, tiene una permanencia de 5 años y que por, ahora, sólo en número de unidades de impresión Kyocera ha instalado del orden de 2.300 máquinas en sus delegaciones de toda Europa. Gil explica que, previamente al contrato con Kyocera, la multinacional del acero acumulaba una flota de sistemas de impresión heterogénea que contenía una gran diversidad de marcas, y que además carecía de un sistema de monitorización y facturación centralizado, siendo del todo imposible aplicar una política de control y reducción de costes relativos a la parte documental de la organización.

Además de ello, la mayoría de contratos entre ArcelorMittal y los suministradores de sistemas de impresión se habían llevado a cabo a nivel local de cada país, descubriendo - de paso- que el 80 por ciento de las máquinas de impresión de la multinacional del acero se utilizaban por debajo del 20 por ciento de su capacidad. “Asimismo, debido a la importancia que representaba para nosotros el aspecto relacionado con la seguridad de todas nuestras delegaciones, necesitábamos un partner que tuviese la capacidad de proporcionarnos cobertura de mantenimiento local alineándose con nuestras exigencias específicas en este aspecto para nuestras plantas, e incluyendo nuestros protocolos de seguridad a todo nivel, incluso frente a desastres”, señalaba Juan Miguel Gil.

Tras un exhaustivo análisis, Kyocera realizó el rediseño de la flota de unidades de impresión y gestión documental reduciendo significativamente el número de impresoras, situando a aquellas que disponían de interfaces de uso similares, e instalando un único driver de gestión, centralizando de esta manera el control con el objetivo de reducir costes e incrementar la eficiencia. Manteniendo unos niveles de servicio personalizados en cada site y una política de impresión globalizada. Todo ello con el objetivo de ayudar a reducir el volumen de papel a la vez que restringiendo drásticamente la impresión de copias a color. Asimismo, Kyocera ha instalado una herramienta de gestión que emite alertas centralizadas relacionadas con los consumos de tóner de cada máquina, y gestiona actualizaciones.

Dicha herramienta, proporciona informes que sirven para monitorizar todos y cada uno de los elementos de impresión que integran una flota formada por las más de 2.300 impresoras que ArcelorMittal tiene repartidas por sus sedes europeas, proporcionando información necesaria para gestionar los KPIs, así como los datos relacionados con el consumo que se deriva del sistema de facturación que emplea actualmente el gigante del acero. Dichos informes contienen información detallada que utiliza ArcelorMittal internamente con el objetivo de localizar oportunidades de mejora de gasto, minimizar los tiempos de respuesta al máximo, e incrementar la eficiencia global. Gil explica asimismo, que el proyecto de Kyocera contempla el despliegue de 12 líneas de trabajo que comprenden políticas de seguridad, de gobierno, gestión técnica y flujos de trabajo específicos. “La totalidad de dichos proyectos se mantienen en constante evolución con el objetivo de implementar las nuevas necesidades de reporting que van surgiendo para la generación de unos informes que vamos evolucionando y mejorando, al tiempo que permiten realizar benchmarking, el establecimiento de competiciones internas y la implementación de otros procesos de optimización que permiten realizar una completa evaluación del core de los sistemas de impresión de la empresa”, concluye Juan Miguel Gil.