14 cosas que debe saber sobre la gestión del almacenamiento de datos

"Cuando se trata de almacenar datos, no existe una solución única para todos", afirma Orlando Scott-Cowley, evangelista de mensajería, seguridad y almacenamiento de Mimecast, un proveedor de seguridad y almacenamiento de datos en la nube y móviles. Antes de decidir dónde o cómo se van a almacenar los datos estructurados y no estructurados, "las empresas tienen que entender primero la cantidad y el tipo de datos que tienen junto con la motivación para almacenar la información", dice Cowley. "Contar con estos antecedentes ayudará a determinar qué camino tomar, ya sea el desarrollo de soluciones en las instalaciones o el traslado a la nube" o alguna combinación de ambos.

Entonces, ¿cómo se formula esa sólida estrategia de gestión del almacenamiento de datos? La publicación CIO ha preguntado a docenas de expertos en almacenamiento y gestión de datos, lo que ha dado como resultado estas 14 sugerencias de pasos a seguir para elegir la(s) solución(es) de almacenamiento de datos adecuada(s) para su organización, y cómo puede asegurarse de que sus datos estén debidamente protegidos y sean recuperables.

 

1. Conozca sus datos

"No todos los datos son iguales, y comprender el valor empresarial de los datos es fundamental para definir la estrategia de almacenamiento", afirma Souvik Choudhury, director senior de gestión de productos de SunGard Availability Services. Así pues, cuando formule su política de gestión del almacenamiento de datos, hágase las siguientes preguntas: ¿en cuánto tiempo necesito recuperar los datos si se pierden?; ¿con qué rapidez necesito acceder a los datos?; ¿cuánto tiempo necesito conservar los datos?; ¿qué grado de seguridad debe tener?; ¿qué requisitos normativos hay que cumplir?

 

2. No descuide los datos no estructurados

"Piense en cómo podría querer combinar los datos multiestructurados de sus sistemas transaccionales con los datos semiestructurados o no estructurados de sus servidores de correo electrónico, sistemas de archivos de red, etc.", señala Aaron Rosenbaum, director de Gestión de Productos de MarkLogic, un proveedor de soluciones de bases de datos. "Asegúrese de que la plataforma de gestión de datos que elija le permita combinar todos estos tipos sin meses o años de esfuerzo de modelado de datos".

 

3. Entienda sus necesidades de cumplimiento

"Si la suya es una empresa que cotiza en bolsa o que opera dentro de una industria altamente regulada, como los servicios financieros o la atención médica, cada vez son más exigentes las políticas de cumplimiento y seguridad", recuerda Jay Atkinson, CEO del proveedor de alojamiento en la nube AIS Network.

"Si decide externalizar el almacenamiento y la gestión de sus datos, asegúrese de que su proveedor de servicios gestionados cuenta con las credenciales necesarias para proporcionar un entorno altamente seguro y conforme a la normativa. No operar en total cumplimiento puede conducir a severas sanciones más adelante", añade.

 

4. Establecer una política de retención de datos

"Establecer las políticas correctas de retención de datos es una necesidad tanto para el gobierno interno de los datos como para el cumplimiento legal", afirma Chris Grossman, vicepresidente senior de Aplicaciones Empresariales de Rand Worldwide y Rand Secure Archive, proveedor de soluciones de archivo y gestión de datos. "Algunos de sus datos deben conservarse durante muchos años, mientras que otros pueden ser necesarios solo durante días".

"Al establecer los procesos, hay que identificar los datos más importantes de la organización y priorizar adecuadamente los recursos de gestión del almacenamiento", dice Scott-Cowley. "Por ejemplo, el correo electrónico puede ser la máxima prioridad de una empresa, pero almacenar y archivar los datos del correo electrónico de un grupo concreto, digamos los ejecutivos, puede ser más crítico que el de otros grupos", afirma. "Asegúrese de que estas prioridades se establecen para que los recursos de gestión de datos puedan centrarse en las tareas más importantes".

 

5. Busque una solución que se adapte a sus datos, no al revés

"Muchos piensan que la única elección que hay que hacer es si necesitan DAS, una SAN o un NAS", dice Olivier Thierry, director de marketing de Pivot3, proveedor de dispositivos de almacenamiento compartido convergente y de alta disponibilidad y de servidores virtuales. "Son opciones importantes, pero insuficientes", continúa.

"Mientras que una SAN de canal de fibra puede ser estupenda para realizar muchas operaciones de lectura/escritura de baja latencia en una base de datos bastante estructurada, no suele estar diseñada para funcionar bien con cargas de trabajo de vídeo no estructuradas", afirma Thierry. Así que "en lugar de seleccionar una estrategia única, los compradores más inteligentes ahora analizan las características de la carga de trabajo para elegir la estrategia de almacenamiento adecuada".

Del mismo modo, "hay que buscar una solución que ofrezca la flexibilidad de elegir dónde se almacenan los datos: en las instalaciones y/o en la nube", dice Jesse Lipson, fundador de ShareFile y VP y GM de Data Sharing en Citrix. "La solución debe permitir aprovechar las inversiones existentes en plataformas de datos como las redes compartidas y SharePoint".

Y si, como muchas empresas hoy en día, la suya tiene una plantilla móvil, la solución de gestión y almacenamiento de datos que elija "debe estar optimizada para plataformas móviles y virtuales, además de para ordenadores de sobremesa y portátiles, y proporcionar una experiencia consistente en cualquier plataforma, incluyendo capacidades de edición móvil y una experiencia intuitiva a través de dispositivos móviles, ordenadores virtuales o de sobremesa".

 

6. No deje que los costes iniciales dicten su decisión

"El coste real del almacenamiento proviene del funcionamiento de la solución durante varios años", afirma Antony Falco, cofundador y director general de Orchestrate.io. Así que "asegúrese de que comprende bien los costes operativos [o coste total de propiedad]: personal, asistencia de terceros, supervisión, incluso la posibilidad de perder datos, que sin duda conlleva un coste", afirma. "Todos ellos empequeñecen rápidamente los costes iniciales de compra e implantación".

"Muchos usuarios compran almacenamiento (sistemas o servicios) debido a los grandes descuentos iniciales o se olvidan de pensar en los costes del almacenamiento elegido a lo largo de los años", añade Jon Hiles, director de producto senior del proveedor de soluciones de almacenamiento Spectra Logic.

"Tener en cuenta la escalabilidad, la actualización de la tecnología y los costes operativos como la energía, la administración, el espacio y la renovación del soporte a lo largo del tiempo puede suponer una gran diferencia en el almacenamiento adquirido", afirma Hiles. "Considerar las implicaciones a largo plazo de estas características de almacenamiento y comprar el almacenamiento que proporciona el mejor coste total de propiedad a lo largo del tiempo reduce la posibilidad de que los costes a largo plazo superen con creces los descuentos a corto plazo".

 

 

7. Utilice un enfoque de almacenamiento por niveles

"Ahorre dinero utilizando únicamente el almacenamiento más rápido, como el SSD, para los datos que utiliza activamente, y utilice plataformas menos costosas, como la nube, para almacenar sus datos de archivo o de copia de seguridad", señala Aaron Rosenbaum, director de Gestión de Productos de MarkLogic, empresa de soluciones de bases de datos. "Asegúrese de que sus sistemas pueden utilizar diferentes niveles de almacenamiento para que, a medida que las necesidades de rendimiento de una aplicación cambien, no tenga que volver a definirla".

 

8. Conozca sus nubes

"No todas las nubes de almacenamiento son iguales", advierte Andrés Rodríguez, director general de Nasuni, que proporciona infraestructura de almacenamiento como servicio. "Algunas nubes están optimizadas para manejar el archivo, otras tienen el rendimiento y la estabilidad para actuar como el back-end de un sistema de almacenamiento de datos primario, y otras no valen la pena el riesgo para cualquier propósito", explica. "La nube de menor precio puede acabar siendo mucho más cara a largo plazo si los datos se pierden o son inaccesibles".

 

9. Investigue cuidadosamente a los proveedores de almacenamiento

"Hay muchas soluciones de almacenamiento viables en el mercado que cumplirán con sus requisitos", dice Mike Garber, director senior de Gestión de Plataformas en el proveedor de seguros de salud Independence Blue Cross. "Elija un proveedor de almacenamiento que tenga un excelente soporte técnico y también un equipo de cuentas atento. Cuando surgen problemas en la red de almacenamiento, suelen tener un gran impacto en su organización. Su capacidad para resolver estos problemas a tiempo será fundamental para su éxito".

También es importante "hacer una lista de todo lo que quiere que haga su solución de protección de datos y preguntar a los proveedores qué parte de la lista pueden cubrir", indica Jarrett Potts, director de Marketing del proveedor de soluciones de copia de seguridad de datos STORServer.

"Las organizaciones que buscan proveedores de almacenamiento deben prestar mucha atención a la capacidad, el rendimiento, la disponibilidad y la tolerancia a los fallos", dice Milton Lin, especialista en nubes maestras de Force 3, que ofrece diversas soluciones tecnológicas. "También es importante buscar proveedores que ofrezcan características innovadoras como thin provisioning, tiering y deduplicación".

Por último, hay que recordar que "no se puede transferir todo el riesgo relacionado con sus datos simplemente almacenándolos en las instalaciones de un tercero", advierte Chris Reffkin, director senior de Risk Consulting de Crowe Horwath LLP. "La organización es, en última instancia, responsable de sus datos".

"Esta responsabilidad incluye realizar la debida diligencia no solo durante la adquisición, sino a lo largo del ciclo de vida de la relación con el proveedor. También significa que si el peor escenario ocurriera, necesita tener el contrato apropiado para cubrir el coste de la violación del mismo, etc.", dice Reffkin.

 

10. No almacene datos redundantes

"Muchas empresas no tienen un plan de almacenamiento", dice Michael Clapperton, CIO de George Little Management, una productora de ferias. En su lugar, "tienden a capturar y almacenar datos redundantes".

"Esto solía ser un problema menor cuando los discos eran caros; las empresas eran mucho más cuidadosas a la hora de planificar qué almacenar", señala Clapperton. "Pero como la capacidad tiene un precio más razonable, la tendencia es almacenarlo todo. El problema es identificar lo que es válido y lo que tiene fecha, así como el rendimiento de la base de datos". Así que antes de almacenar los datos, analícelos y "elija su fuente más fiable", eliminando las copias.

 

11. Asegúrese de que sus datos son seguros

"Cuando se gestionan datos en cualquier entorno de TI, la seguridad tiene que ser la primera prioridad", afirma Neil Kole, vicepresidente de infraestructura y operaciones globales de Informatica, compañía de software de integración de datos.

"La seguridad tiene dos vertientes: los datos tienen que estar seguros tanto virtual como físicamente", afirma Kole. "Los datos también tienen que estar encriptados para que no puedan ser leídos o utilizados por terceros sin escrúpulos si alguna vez se pierden o son pirateados (algo que ocurre)".

Además, Kole aconseja hacer una copia de seguridad de los datos encriptados en una cinta y alojarla en un lugar exterior seguro, "para que en caso de emergencia o desastre natural, los datos y el sistema de la empresa puedan ser recreados".

 

12. Utilizar la deduplicación, las instantáneas y la clonación

"Esto puede ahorrar una buena cantidad de espacio, a la vez que da el control de la versión de tus datos", dice David Stahl, director de TI en la agencia digital Huge. "Algunos de los sistemas de archivos más recientes, como ZFS, hacen todo esto y son de código abierto. Pero productos comerciales como NetApp llevan años haciéndolo".

Añade Doug Hazelman, vicepresidente de Estrategia de Producto de Veeam Software: "Las instantáneas de la SAN pueden convertirse ahora en copias de seguridad que el departamento de TI puede almacenar fuera de las instalaciones, lo que permite al departamento de TI hacer copias de seguridad del entorno varias veces por hora en lugar de una sola vez al día".

 

13. Asegúrese de poder encontrar los datos una vez almacenados

"Ser capaz de buscar fácilmente sus datos almacenados electrónicamente y proporcionar resultados precisos al instante es fundamental para sacar el máximo provecho de sus datos en el día a día y en situaciones urgentes, como cuando sus datos son necesarios para un litigio", dice Chris Grossman, vicepresidente senior de Aplicaciones Empresariales de Rand Worldwide y Rand Secure Archive, compañía de soluciones de archivo y gestión de datos. "Después de todo, si no puedes encontrar los datos correctos cuando los necesitas, ¿qué sentido tiene archivar tus datos?".

 

14. Tenga un plan de recuperación de desastres y haga pruebas constantemente

"Todo es cuestión de recuperación", dice Potts. "Todas las copias de seguridad del mundo no pueden salvarle si no puede recuperar sus datos". Así que, sea cual sea el método o métodos de copia de seguridad que utilice, asegúrese de probarlos, y no solo una vez al año o al mes.

"Haga recuperaciones aleatorias cada semana", aconseja Potts. "Haga pruebas de recuperación de desastres y audite sus grupos de datos periódicamente, para que pueda estar seguro de que puedes recuperar sus datos".

"Recuerde siempre la regla 3-2-1", añade Dave Hamilton, presentador del podcast Mac Geek Gab en The Mac Observer. "Mantenga al menos tres copias de cualquier cosa que te interese en al menos dos formatos diferentes, con al menos una de ellas fuera del sitio".