Cómo desplegar con éxito iniciativas de automatización con RPA e IA en la empresa

La automatización inteligente de procesos empresariales con tecnologías como RPA y herramientas basadas en inteligencia artificial se está expandiendo rápidamente a medida que las organizaciones buscan formas de ser más ágiles, reduciendo el tiempo de ejecución de sus procesos, disminuyendo el número de errores y, en general, buscando la eficiencia para permitir que sus trabajadores sean más productivos.

Más allá de los retos de este año especial, la automatización con RPA se ha consolidado como un aliado de las empresas en un mundo pospandémico, donde las organizaciones ágiles, adaptables, resilientes y digitales serán las que destaquen y tengan éxito en el nuevo escenario. De hecho, la consultora Gartner vaticina que los ingresos de este mercado alcanzarán los 1.890 millones de dólares en todo el mundo en 2021, casi un 20% más que este año, y que el mercado de RPA seguirá creciendo anualmente a doble dígito hasta 2024.

A pesar de este crecimiento, y de los numerosos casos de uso prácticos de esta tecnología en diferentes sectores, es importante tener en cuenta algunos aspectos para llevar a cabo una iniciativa de automatización exitosa. Estos son los siguientes:

Liderazgo estratégico y apoyo de la dirección

Más allá de los primeros pilotos que suelen llevarse a cabo en áreas aisladas de negocio o tecnología, si la automatización no es parte de una estrategia global de negocio, cuenta con el apoyo de la alta dirección y hay un equipo con el liderazgo adecuado, es difícil que se obtengan los beneficios a gran escala y de forma global en toda la compañía.

Selección de los procesos adecuados

La correcta selección de procesos es fundamental para el éxito de cualquier iniciativa de automatización. A veces, la presión por resolver algún problema, o el querer usar RPA para todo, puede llevar a decisiones inadecuadas ya que puede no ser la mejor opción. Invertir tiempo y recursos en hacer un descubrimiento, análisis y priorización de procesos es necesario para ver la  idoneidad, viabilidad de robotización, potenciales beneficios y riesgos.

Utilizando tecnologías como process mining podemos determinar qué actividades son más idóneas para ser automatizadas. Prueba de la importancia de esta detección, es que muchos fabricantes de RPA han adquirido compañías de minería de procesos para complementar sus plataformas y aportar mayor valor a sus clientes. Adicionalmente, un buen rediseño o estandarización de un proceso, antes de automatizarlo, puede incrementar el coste al inicio, pero contribuirá a conseguir resultados mucho mejores.

Definir métricas y KPI para las automatizaciones

Todo lo que se mide mejora. Por tanto, es importante definir las expectativas de mejora de los procesos robotizados y el impacto en el negocio, estableciendo unas métricas y KPs adecuados. Por ejemplo: el número de horas persona/ahorradas, la reducción de tiempos de ejecución del proceso actual o la reducción de errores contrastando todas estas métricas con la realidad una vez implementado el proceso.

Actualmente, la mayoría de las plataformas de RPA disponen de herramientas que proporcionan cuadros de mando orientados a negocio, con información de las ejecuciones y el resultado de los procesos robotizados.

Poner a las personas en el centro

La automatización totalmente autónoma todavía es ciencia ficción; las personas son clave para que los procesos automatizados funcionen bien.  Además, en automatizaciones más complejas donde hay algoritmos de machine learning, la participación de las personas para entrenar los modelos y mejorarlos es esencial.

Por estos motivos, si las personas se ven amenazadas van a intentar que estos procesos de transformación no avancen. Sin embargo, si perciben que los robots potencian sus capacidades y les ayudan en su trabajo diario, van a respaldar el cambio y abrirse a hacer otros roles en la organización. El paso de ejecutores de tareas a supervisores de sus compañeros digitales les refuerza y les sube el nivel dentro de la compañía.

Diseño y desarrollo óptimo de los robots

A pesar de que suponga un mayor esfuerzo inicial, es importante dedicar tiempo a pensar en la arquitectura y diseño de los procesos robotizados aplicando mejores prácticas de desarrollo y frameworks de automatización que garanticen la seguridad, la reutilización de componentes, la escalabilidad, el rendimiento y la mantenibilidad de los robots.   

No debemos olvidar definir bien el impacto en seguridad, privacidad de datos, credenciales de acceso y documentación a utilizar aplicando un Modelo de Confianza Cero o Zero Trust Model. Al fin y al cabo, los robots son trabajadores digitales y deben tener políticas de identificación, autenticación y derechos de acceso similares a sus compañeros humanos.

La tecnología RPA tiene un futuro brillante a corto/medio plazo y forma parte de la agenda de transformación digital de las compañías para dar soporte de forma ágil y eficiente a las necesidades de clientes, empleados y proveedores.

La dependencia, cada vez menor, de una fuerza laboral humana para tareas rutinarias y procesos digitales, será más interesante para las compañías no solo por las ventajas de la reducción de costes, aumento de la calidad y aceleración de los procesos, sino también por asegurar los negocios contra impactos futuros como esta pandemia.