GADA-i, la herramienta de IA 'made in Spain' que lee, comprende y clasifica 'terabytes' de documentos

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Nerea Bilbao / Imagen: Juan Márquez

Muchas empresas se enfrentan a una realidad compartida a la hora de gestionar su archivo de documentos: altos costes de almacenamiento, ralentización de aplicaciones corporativas de acceso y silos de información que impiden explotar la gestión documental de una manera unificada. Ser capaces de tomar decisiones en relación a cuándo desechar una documentación obsoleta, por ejemplo, se convierte en uno de los grandes desafíos.

Sin embargo, el potencial, en términos de agilidad, de ahorro de costes y de competitividad, de contar con herramientas robustas capaces de leer, clasificar y entender los documentos es enorme. Hecho de forma adecuada puede ayudar a tomar decisiones de negocio clave y redundar, claro, en una reducción de costes.

Viendo que estos retos de negocio se repetían en las empresas, independientemente de su tamaño y facturación, la consultora española Encamina decidió crear una herramienta que les diera respuesta. “Se nos ocurrió desarrollar una solución que hiciera más fácil a las organizaciones poder resolver estos problemas” con el foco en la agilidad, el coste y la efectividad, declara Mariano Frangi, Business Unit Manager en Encamina.

“Hemos encontrado ahorros en clientes de hasta medio millón” en un período de tres o cuatro años después de la inversión

El equipo de expertos trabajó en la forma de crear un repositorio centralizado, que integrara diferentes fuentes, con una capa de IA para automatizar los procesos de archivado y clasificación, de tal forma que no requiriera intervención humana. La idea era “definir unas reglas de negocio y en función de éstas, que la clasificación se hiciera de manera automática, reduciendo costes”, explica.

Así nació GADA-i.

La solución, ofrecida a través de cloud sobre infraestructura de Microsoft Azure, se nutre de la inteligencia artificial para una gestión documental efectiva y es capaz de leer y analizar la información para ayudar a tomar decisiones de manera más rápida y basadas en conclusiones fiables. “Somos capaces de clasificar o encontrar conocimiento dentro de los documentos, de incluir con ese conocimiento procesos propios para clasificar la información, de decidir cuándo tiene que archivarse un documento, de ver cuándo está vivo”, explica Alberto Díaz, CTIO de la consultora.

Para los responsables tras la solución, el coste es uno de los principales beneficios de su implementación. “Hemos encontrado ahorros en clientes de hasta medio millón” en un período de tres o cuatro años después de la inversión.

Además, un archivo documental centralizado permite, sigue Frangi, “aplicar el conocimiento en favor de mejorar procesos de negocio, de hacer análisis predictivos y de sacar datos clave de esa información”.

La consultora tiene clientes de sectores dispares como el financiero, el logístico o el industrial. La Autoridad Portuaria de Valencia (APV) ha creado la plataforma Publicarme sobre esta tecnología, por ejemplo.

Se trata de una solución agnóstica, matizan, con capacidades de personalización en función de necesidades y especificaciones de negocio. “Podemos darle a la IA capacidades de entender el lenguaje de negocio de cada sector”, apunta Díaz. El carácter agnóstico no sólo se circunscribe al enfoque de sector, también a la tecnología. GADA-i puede integrarse con sistemas como Dynamisc o Salesforce, donde esté el origen de los datos. “La combinación de las tecnologías con las que nos integramos varía de caso a caso y está versatilidad que le da GADA-i hace que pueda aplicarse a casi cualquier caso de uso”, expone el CTIO de la firma.

Preguntados por el futuro de la solución, desde Encamina tienen muy claro que la inteligencia artificial será la protagonista. La compañía, que ya trabaja con algoritmos GPT-3 desde hace tiempo, seguirá prestando atención a la evolución de las herramientas para perfeccionar su propuesta. El objetivo, ha resumido Díaz, es ofrecer la posibilidad de “preguntar al conocimiento de nuestras empresas”. Hay mucho conocimiento en los documentos de una organización, explica, y su equipo ya trabaja en versiones capaces de dar una respuesta inmediata a preguntas concretas que hagan referencia, además, a los documentos utilizados para poder responder. La idea es que, por ejemplo, a la hora de hacer una pregunta sobre la fecha límite de entrega de un pliego de una ciudad determinada, el sistema responda con la fecha concreta, sin necesidad de buscar y leer el documento.

Esto supondrá, anticipa, un cambio en la forma en la que las compañías acceden a su información.

En colaboración con Encamina