José Luis Alonso (KYOCERA): "Hay que evitar la brecha digital en el Workplace"

KYOCERA Document Solutions ha presentado los resultados de un estudio realizado junto a IDG Connect sobre cómo deben afrontar las organizaciones el reto de la era digital. En concreto, el estudio pretende orientar a las empresas en este recorrido de transformación, definiendo una estrategia, e identificando las líneas clave sobre las que actuar.

Para José Luís Alonso, Director de Tecnología e innovación de KYOCERA Document Solutions, es necesario conocer muy bien qué tecnologías se adaptan a los procesos de cada negocio, de manera que seamos capaces de automatizar procesos que hasta ahora han sido manuales. De hecho, puntualiza el directivo “hay que utilizar plataformas empresariales adecuadas para evitar que los trabajadores acaben utilizando otro tipo de herramientas externas y no contempladas por las compañías”. El estudio desvela que una de cada cuatro organizaciones se encuentra con esta problemática diariamente; trabajadores que usan herramientas de gestión de archivos en la nube como alternativa a las impuestas por sus compañías. 

Otro dato recogido por el estudio menciona como el 43% de las organizaciones tienen cuatro o más sistemas ECM (gestión de contenido empresarial) dentro de su empresa. En este sentido, Alonso aboga por el uso de una plataforma única y segura, ya sea en modalidad Cloud u on-premise, que ofrezca una gestión unificada de procesos, automatización y captura de información. Es el caso de Solpheo Suite, la plataforma propuesta por KYOCERA, que a lo comentado, añade un gestor de contenidos con herramientas colaborativas para que los usuarios puedan comunicarse y colaborar entre ellos y los propios clientes. De esta forma, todos los miembros pertenecientes a equipos o departamentos trabajan de una manera unificada y colaborativa, con procesos de aprobaciones para cualquier tipo de información de la compañía.

“Solo con este tipo de soluciones, las organizaciones van a ser capaces de automatizar procesos para ser más eficientes, y adaptar los puestos de trabajo a todas las nuevas generaciones de usuarios que van incorporándose al mercado laboral,” concluye el directivo de la compañía.

La plataforma construida desde KYOCERA ayuda de una manera rápida y ágil a poder transformar las compañías, abordando la sincronización de archivos, la captura de documentos, la automatización de tareas y toda una serie de procesos asociados a la gestión de las organizaciones. Estos espacios de trabajo inteligentes denominamos Smarter WorkSpaces, deben contar con metodologías y tecnologías que ayuden al empleado a ser más productivo en su trabajo.

Segunda oleada de digitalización

Los asistentes a la jornada tecnológica, entre los que se encontraban responsables de sistemas, CIO, responsables de compras, directores de innovación y directores financieros, han tenido la oportunidad de escuchar al analista de IDG Connect, Alberto Bellé, quien ha destacado como existen cinco ámbitos en los que las empresas y sus departamentos de sistemas deben actuar para hacer realidad los Smarter Workspaces. 

No todos los sectores evolucionan a la misma velocidad, lo que les obliga a cambiar sus operaciones y logística. Así, en términos de movilidad y flexibilidad, el sector servicios es el que muestra un mayor grado de madurez. Bellé afirma que “servicios es el sector que cuenta con el puesto de trabajo más flexible”. Por su parte, el sector público, se encuentra bastante avanzado en la construcción de procesos siguiendo flujos de información. Sin embargo, como afirma el analista, “la transformación del puesto de trabajo que está teniendo lugar en el sector privado, tiene que producirse en el sector público, comenzando por los nuevos puestos”.

En base al informe, elaborado con las respuestas de 250 responsables de tecnología en sectores de banca y seguros, retail, distribución, logística, servicios y Administración pública, se identifican cinco acciones a las que dirigir los esfuerzos. Por un lado, contar con un puesto de trabajo flexible y móvil con la colaboración como imperativo. También se hace necesario utilizar al empleado como empoderado con más autonomía y haciendo uso de tecnologías adaptadas. Los procesos digitales también deben acometerse de principio a fin. La sostenibilidad es otro aspecto que debe fomentarse desde la dirección y actuando por parte de cada individuo. Por último, se hace necesario una mayor eficiencia que se apoye en base al impacto que se produzca en el negocio.