Sistemas de gestión de recursos humanos, a fondo

Un sistema de información de recursos humanos (HRIS) es un software autónomo o basado en SaaS diseñado para ayudar a los departamentos de recursos humanos en la gestión de personas, políticas y procedimientos. Las soluciones del HRIS ofrecen entrada de datos, seguimiento de datos, análisis de datos y capacidades relacionadas con la información para abordar una amplia gama de necesidades de los departamentos de recursos humanos, incluyendo el seguimiento de los solicitantes, la incorporación, la nómina, la gestión del rendimiento y las funciones de contabilidad. 

El HRIS se utiliza a veces indistintamente con el término sistema de gestión de recursos humanos (HRMS), pero hay una diferencia fundamental: un HRMS incluye módulos para supervisar y gestionar la información cualitativa de los empleados, como la satisfacción y el compromiso de los empleados. En cambio, una solución de gestión del capital humano (HCM) abarca todo el espectro del rendimiento y el compromiso de los empleados, tanto cuantitativo como cualitativo.

Capacidades de HRIS

Aunque cada solución de HRIS ofrece capacidades y características ligeramente diferentes, todas tienen muchas funcionalidades en común, entre ellas las siguientes:

-Gestión de la información de los empleados. Datos como nombres, títulos, direcciones y salarios son un comienzo básico. También se incluyen el historial de sueldos y cargos, las estructuras de presentación de informes, los historiales de evaluación de la actuación profesional y otra información fundamental sobre los empleados.

-Documentos de la empresa. Se incluyen, por ejemplo, manuales para empleados, procedimientos de evacuación de emergencia y directrices de seguridad.

-Reclutamiento ATS (applicant tracking system). Esto incluye información sobre los candidatos, los puestos disponibles, las entrevistas, los sueldos, las descripciones de los puestos de trabajo y otros datos similares. A menudo, el HRIS se integrará con otros programas informáticos de contratación y reclutamiento para que los reclutadores puedan transferir rápida y fácilmente la información sobre los solicitantes.

-Administración de beneficios. Un HRIS incluirá cambios en el estado de inscripción y actualizaciones de información personal para la administración de beneficios. En un sistema ideal, puede permitir que los empleados busquen y revisen su propia información, incluyendo el seguimiento de las vacaciones, los beneficiarios y otros datos similares.

-Gestión de ausencias. En algunos sistemas, esto se incluye en las capacidades de administración de beneficios; en otros, está separado. La gestión de las ausencias incluye el tiempo de vacaciones, el tiempo de enfermedad y el tiempo personal, así como las licencias por motivos familiares y médicos y las prestaciones relacionadas con el tiempo libre.

-Gestión de la compensación/nómina. Esta es una pieza fundamental del HRIS, e incluye el historial salarial, los cheques de pago, los aumentos, las primas, la información fiscal y otras funciones financieras y de compensación. El HRIS se integrará con otros programas financieros y sistemas de contabilidad de la empresa.

-Formación y desarrollo. Gestión del rendimiento. Esta capacidad permite a las organizaciones registrar de forma centralizada los planes de formación, aprendizaje y desarrollo del personal, que pueden seguir a los empleados a medida que progresan dentro de la organización. Los directivos pueden elaborar informes para ver qué funciones desempeñan las personas y qué significa su rendimiento en términos de planificación del éxito, así como identificar los talentos de alto potencial. Pero también es útil para determinar los empleados de bajo rendimiento; quiénes han sido degradados, suspendidos, puestos en un plan de mejora personal, etc., incluso cuando esos empleados se van. Cuando otra empresa solicita una referencia para uno de sus antiguos empleados, es fácil para el departamento de RRHH informar sobre la idoneidad de un individuo para ser contratado o recontratado. Esto es especialmente crítico en una compañía donde se requieren certificaciones y licencias.

La mayoría de HRIS ofrece una amplia funcionalidad de autoservicio para agilizar la funcionalidad de RRHH y aliviar la carga administrativa. Dentro de ciertos módulos, como la gestión de beneficios y la de ausencias, por ejemplo, los empleados pueden gestionar y modificar su propia información, hacer cambios en sus beneficios, solicitar tiempo libre o cambiar la asignación de su información de depósito directo.

Dentro del módulo de gestión de la actuación profesional, los administradores pueden introducir, por ejemplo, comentarios, resultados de evaluaciones, notas sobre la actuación profesional y otra información sobre sus informes directos. El análisis y la presentación de informes también suelen ser bajo el modelo de autoservicio en el marco del SI sobre Recursos Humanos. Los empleados, gerentes, reclutadores y ejecutivos, por ejemplo, pueden acceder y ejecutar informes basados en los datos contenidos en el software del HRIS.

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