IDG Research
Mesa redonda

Digitalización para mejorar la gestión de gastos de los empleados

Las empresas demandan herramientas sencillas que permitan digitalizar y automatizar la justificación de los gastos con el fin de mejorar la visibilidad y eficiencia en su gestión.

foto Pleo Madrid abril 2023

La gestión de los gastos del empleado es un quebradero de cabeza para el departamento financiero y/o contable de las empresas. Sobre todo, si tenemos en cuenta que muchas de ellas todavía operan con herramientas básicas y procesos manuales. Estas soluciones consumen mucho tiempo, pueden dar lugar a errores humanos y dificultan la justificación de los gastos, por lo que el entorno corporativo reclama soluciones ágiles y sencillas que permitan digitalizar y automatizar la gestión de los gastos en los que incurren los empleados en su labor.

Con el fin intercambiar pareceres y descubrir cuáles son las necesidades reales de los usuarios finales y conocer las posibles soluciones a dichas demandas, esta mañana IDG Research organizó con la colaboración de Pleo una mesa redonda con los responsables financieros y contables de varias empresas.

Alberto Bellé y Fernando Maldonado, analistas de IDG Research, fueron los encargados de dar la bienvenida e introducir el evento. Maldonado esbozó algunos de los retos a los que han de enfrentarse las empresas en el actual escenario de ‘permacrisis’, donde confluyen factores como volatilidad de los costes, inflación, subida de los tipos de interés, tensiones geopolíticas, etc.  Y en este entorno tan convulso, hizo hincapié en la “necesidad de controlar los costes de manera más eficiente y proactiva”. 

Al hilo de ello, explicó que las empresas admiten tener problemas en el aprovisionamiento de los costes derivados de los gastos en los que incurren los empleados y en la gestión de posibles desvíos. Además, especificó que el 42% de las compañías resuelve esta situación de forma manual, según los datos de una encuesta realizada por la consultora. Así pues, más de la mitad de las organizaciones (52%) apunta que necesitaría una mayor automatización y reclama herramientas sencillas de usar tanto para el departamento financiero/contable como para el empleado. 

 

Una ayuda para el control de gastos

A continuación, los representantes de cada una de las empresas presentes expusieron cuáles son los asuntos que más preocupan a su área financiera y contable. Álvaro Barrera, CEO y cofundador de Attomo Digital, explicó que se trata de una organización muy joven y en plena fase de crecimiento, por lo que la prioridad es “hacer las cosas bien desde el principio, y eso supone digitalizar, para que todo funcione bien a medida que vayamos creciendo”. Mateo Hernández, CTO y cofundador de la empresa, subrayó que Attomo trata de “huir del tradicional Excel”, por lo que apuestan por herramientas que ayuden a la gestión, control y monitorización de gastos. Además, reseñó que uno de los aspectos más relevantes para la empresa es la visibilidad de los costes que comporta cada empleado, para poder realizar previsiones de crecimiento realistas.

Xavier Piñol, responsable de Contabilidad y Tesorería de Fábrica Española de Confecciones (FECSA), apuntó que su mayor desafío es aumentar la velocidad en la recolección y gestión de los datos de los precios de compra de materias primas, del coste unitario de cada prenda, etc. También se detuvo en el reto que comporta la justificación de gastos de los empleados en sus viajes internacionales, especialmente en aquellos países en los que han de pagar en metálico y con la moneda local, ya que FECSA compra en destinos como Bangladesh, por ejemplo. 

Francisco Herrera, del departamento de Administración y Contabilidad de Risi, comentó que la compañía ya cuenta con una solución ERP, pero necesita una herramienta que permita contar con los datos de gastos de los empleados “a golpe de botón, para poder analizarla”. Remarcó que Risi dispone de una fuerza de venta de más de 20 personas, que están continuamente de viaje, por lo que no tienen una oficina donde escanear tiques y facturas para justificar los gastos, solicitar autorizaciones, etc. De este modo, manifestó su deseo de contar con una herramienta de gestión de gastos de los empleados compatible con su ERP. Además, puso especial interés en la posibilidad de automatizar la autorización de los gastos dentro un rango predeterminado por la empresa en cada categoría (comidas, alojamiento…). Su compañera Isabel Martínez, insistió en que “también es fundamental quitar el papel de encima de la mesa”, ya que dicho papel obliga a su posterior digitalización.

Silvia Saz, responsable de dirección financiera de Landiafilms, anotó que el mayor desafío de la empresa es la variabilidad de su plantilla. Aunque sólo tiene tres empleados de manera constante, la compañía ha de afrontar la contratación de decenas de profesionales para la realización de cada uno de sus rodajes publicitarios. Apuntó que el mayor problema que surge es la justificación de los gastos, ya sean en metálico o con tarjeta, puesto que “hay muchos justificantes difíciles de obtener y conservar”, lo que también dificulta la recuperación del IVA de los gastos deducibles. Además, insistió en que este tipo de herramientas han de ser “ágiles y cómodas”, para que los empleados no sean reticentes a su uso.

Por su parte, Eva García, directora financiera de IPF Digital Spain (Creditea), señaló que una de las complicaciones que encuentra su empresa es la dificultad para homogeneizar las herramientas en los diferentes países en los que opera, ya que cada uno cuenta con un Plan General de Contabilidad diferente. 

 

Soluciones sencillas e integrables

Tras la intervención de todas las empresas invitadas, tomó la palabra Álvaro Dexeus, head of Southern Europe de Pleo, quien hizo especial hincapié en la importancia de usar herramientas que permitan cumplir de manera sencilla con todas las exigencias normativas en materia de contabilidad y que se integren de manera sencilla con las diferentes herramientas de ERP del mercado. Además, remarcó que la compañía está muy atenta a las necesidades reales de las organizaciones para hacer evolucionar sus soluciones y dar respuesta a todas sus demandas. “La digitalización no es sólo introducir una herramienta en la empresa, sino entender a las necesidades y adaptarse a ellas”, añadía Elisa Policante, senior account executive de Pleo.

Por otra parte, Dexeus comentó que es fundamental que las empresas cuenten con una política de gastos clara, donde se especifique cómo y en qué plazos se deben justificar los gastos, con el fin de mantener el control de los mismos y evitar la pérdida de justificantes. Además, insistió en la necesidad de contar con herramientas fáciles de usar por parte del empleado, que permitan digitalizar el justificante con su propio móvil justo en el momento en el que se realiza el pago.

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Fernando Rubio Román, CTO de Microsoft España. TECNOLOGÍA
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