La evolución hacia un puesto de trabajo digital conlleva una importante gestión del cambio en las empresas, que debe ir acompañada también de una redefinición de procesos. La crisis sanitaria provocada por la pandemia de la enfermedad del coronavirus ha acelerado sin precedentes este camino, obligando a todas las organizaciones cuya actividad lo permite a implantar de forma masiva el teletrabajo. Sobre sus propuestas y experiencia al respecto departieron ayer algunos de los participantes del evento virtual 'Workplace Transformation', organizado por IDG Research.

“La tecnología para teletrabajar está. Lo que deben plantearse los CEO es la siguiente pregunta: ¿mis empleados pueden trabajar igual en su casa que en la oficina? Si la respuesta es no, necesitan ayuda”, comentó Genaro Escudero, responsable de soluciones para transformación del puesto de trabajo en Dell para EMEA. Según Escudero, afortunadamente, ante la compleja situación actual, los directivos de las empresas, en su mayoría, se han percatado de lo necesario que es propiciar el teletrabajo y se han puesto manos a la obra. 

Genaro Escudero, responsable de soluciones para transformación del puesto de trabajo en Dell para EMEA.

Eso sí, recordó el experto, el nuevo puesto de trabajo digital requiere un cambio de procesos y, sobre todo, de mentalidad. “Los responsables de los departamentos de TI y de las empresas en general se han dado cuenta de que han tenido que romper con todo y actuar rápido para hacer posible que los empleados puedan trabajar incluso con sus propios equipos, si no disponían ya de uno corporativo”. Porque esto es precisamente lo que ha ocurrido en muchas empresas. “Muchas sí están invirtiendo en la compra de equipos, pero otras no pueden y los fabricantes tenemos que darles también soluciones para que sus trabajadores puedan conectarse desde casa con sus dispositivos personales de forma segura. Lo que está ocurriendo es un BYOD (Bring Your Own Device) de facto y a la fuerza”

Otra tecnológica muy implicada en los proyectos del puesto de trabajo del futuro es la consultora Capgemini. Jordi Cunill, responsable de los proyectos de usuarios finales en la compañía, es un convencido de que ahora, de forma definitiva, “el área de TI ha dejado de ser vista como un generador de costes a ser considerada un departamento habilitador estratégico”. Para el experto, la transformación del puesto de trabajo es un elemento clave para la supervivencia de las empresas, más aún en la actual crisis generada por COVID-19. “La pandemia ha hecho ver al mercado que se necesita una mayor madurez tecnológica en las empresas, un mayor control de los dispositivos móviles (acompañado de herramientas y seguridad), la implantación de nuevas plataformas de colaboración y un soporte efectivo y que asegure el bienestar de los empleados”.

Jordi Cunill, responsable de los proyectos de usuarios finales

Al igual que Escudero, Cunill cree que las empresas han reaccionado rápido ante la demanda del teletrabajo. “Nuestra labor es apoyarlas en todo el proceso, desde la configuración del proyecto a su implantación operativa”. Para que funcione un proyecto de este calado es esencial que los usuarios sepan cómo usar la tecnología que se implanta. “Si no, es imposible que lleguen a buen puerto”, según Cunill. Impulsar la digitalización y realizar un coaching a los empleados son aspectos también claves. Para facilitar esta tarea, en Capgemini cuentan con herramientas de gamificación que ayudan a aprender el uso de las herramientas.

En los proyectos de teletrabajo y de puesto digital es especialmente importante garantizar la seguridad. “Es obvio que en el contexto actual debe ser reforzada”, según el directivo de la consultora.

¿Será el cambio reversible?

¿El cambio que ha supuesto la nueva situación de teletrabajo será reversible? Para Escudero, de Dell, las empresas no volverán a la situación inicial y muchos de los nuevos procesos adoptados se quedarán. Sí es importante, según éste, que sus responsables se den cuenta de la brecha digital que aún existe. “Muchas personas son analfabetas digitales. Urge darles la formación adecuada. De cara al futuro hay que estar más preparados y los negocios deben funcionar de la mejor manera en una situación de teletrabajo”, añadió.

Cunill también se mostró convencido de que hay que aprovechar el escenario laboral que ha propiciado de COVID-19 para “comprender mejor la brecha digital y avanzar en las estrategias de puesto de trabajo digital y soporte ágil a los empleados”.

Experiencias de Ilunion, Aenor y Prisa

¿Cómo han vivido en primera persona esta adopción forzada del teletrabajo tres organizaciones tan diferentes como Ilunion, Aenor y Prisa? Responsables de las tres compañías compartieron su experiencia.

En Ilunion, compañía del Grupo ONCE dedicada a generar empleo para personas con discapacidad, estaban ya trabajando en un proyecto de puesto de trabajo digital cuando llegó la crisis sanitaria. “Este proyecto tiene distintos niveles de madurez: el primero se refiere a incrementar la productividad personal, mediante el acceso remoto a herramientas como correo, el email y el uso de la videoconferencia; el segundo se centra en el fomento del trabajo en equipo con plataformas de colaboración (en nuestro caso tenemos Office 365); el tercero aborda la automatización y digitalización de los datos, con el uso de RPA (automatización de procesos robóticos), etc; y el último se focaliza en la generación de apps y el impulso de la inteligencia artificial. En la actualidad nos encontramos en el segundo nivel, aunque esperamos acabar el año en el tercero”, desveló Juan Manuel Caballero, CIO de Ilunion. En la compañía, como no podía ser de otra manera, están teniendo especial foco en la accesibilidad. “Esto conlleva adaptarnos al digital workplace de una forma diferente, más evolucionada”.

Juan Manuel Caballero, CIO de Ilunion

Una empresa muy distinta es Aenor, centrada en servicios de certificación. Su CIO desde hace casi dos años, Sergio García Cebolla, relató que aunque el teletrabajo estaba ya extendido a un 10-12% de la organización, la crisis sanitaria lo ha extendido a la totalidad de la misma. “El teletrabajo actualmente es una realidad en Aenor. El debate es cómo será la era pos-COVID”. La pandemia, aseguró, “con todo lo negativo que tiene por otro lado, ha sido, no obstante, un catalizador de la transformación en la manera de trabajar”. 

Aunque se han dado retos tecnológicos, personales y en materia de procesos, la experiencia de Aenor con el teletrabajo está siendo positiva, según García. Una de las transformaciones ha propiciado el escenario actual es el cambio de paradigma. “Creemos que ya no habrá que desplazar siempre a un auditor para realizar su trabajo; de hecho, nuestro objetivo es que el 100% de las auditorías puedan hacerse en remoto si es posible”. García lo tiene claro: “En el futuro vamos al teletrabajo total. Ya se ha perdido el miedo”.

Sergio García Cebolla, CIO de Aenor.

“El teletrabajo en Prisa, al contrario de lo que pueda pensarse, tenía una adopción bastante baja en el grupo”, desveló por su parte César Rodríguez Alonso, responsable de puesto de trabajo en la compañía. No obstante, el hecho de que empezara a haber pronto casos de empleados con coronavirus ayudó al grupo a reaccionar rápido ante la nueva situación y estar preparado para hacer posible el teletrabajo en un grupo muy diverso, “pues no es lo mismo facilitar el teletrabajo a los periodistas del periódico que a los de radio”.

En febrero Prisa cambió el soporte local y el service desk a los empleados. “Pero vimos que no teníamos suficientes portátiles para facilitar el teletrabajo. Además, el uso de Teams era nulo, y el de Skype bastante bajo. Teníamos una alta dependencia del legacy y los usuarios en general tenían poca cultura de trabajo en cloud”. No obstante, según el portavoz, estos aspectos se han ido solventando. “Hubo flexibilidad financiera para adquirir equipos y a nivel de infraestructura hemos posibilitado el acceso a una nueva solución de VPN y hemos puesto en marcha una nueva granja de PC virtuales. También hemos definido el tipo de acceso que dábamos a cada usuario y hemos reforzado el CAU en los equipos”.

César Rodríguez Alonso, responsable de puesto de trabajo en Prisa.

Rodríguez incidió en que su equipo ha puesto especial énfasis en dos aspectos: la seguridad y la respuesta inmediata al usuario en los casos justificados.  "Lo que tenemos que hacer a partir de este momento es analizar cómo aprovechar lo que hemos conseguido y que los avances realizados en el puesto de trabajo digital se queden en el futuro y podamos seguir mejorando”.